Darf ich Rechnungen einfach als PDF per E-Mail verschicken?
moderator von PilotOS-Team · 2026-08-29
Darf ich Rechnungen einfach als PDF per E-Mail verschicken?
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PilotOS-Team
Ja, mit Einverständnis des Empfängers — und das gilt schon als erteilt, wenn er die Rechnung widerspruchslos annimmt und bezahlt. Eine elektronische Signatur ist seit Jahren nicht mehr nötig. Was du sicherstellen musst: Die Rechnung darf nach dem Versand nicht mehr veränderbar sein, Herkunft und Inhalt müssen nachvollziehbar bleiben, und du musst sie zehn beziehungsweise acht Jahre unverändert aufbewahren können. Ab 2028 wird diese Frage ohnehin kleiner: Dann müssen Rechnungen zwischen Unternehmen als echte E-Rechnung im strukturierten Format verschickt werden, das PDF allein reicht dann nicht mehr.
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Ja, mit Einverständnis des Empfängers — und das gilt schon als erteilt, wenn er die Rechnung widerspruchslos annimmt und bezahlt. Eine elektronische Signatur ist seit Jahren nicht mehr nötig. Was du sicherstellen musst: Die Rechnung darf nach dem Versand nicht mehr veränderbar sein, Herkunft und Inhalt müssen nachvollziehbar bleiben, und du musst sie zehn beziehungsweise acht Jahre unverändert aufbewahren können. Ab 2028 wird diese Frage ohnehin kleiner: Dann müssen Rechnungen zwischen Unternehmen als echte E-Rechnung im strukturierten Format verschickt werden, das PDF allein reicht dann nicht mehr.