Projektmanager – KI-Planung, Ressourcen & Zeiterfassung auf einen Blick
Das professionelle Projektmanagement-Modul mit KI-gestützter Planung, automatischer Ressourcenverteilung, Zeiterfassung und Team-Kollaboration – alles lokal, datenschutzkonform, GoBD-fähig.
Für Handwerk, IT, Gastronomie und Bau – KI-gestützte Planung, Ressourcen & Zeiterfassung.
Zahlen zu diesem Modul nennen wir erst, wenn sie gemessen sind – nicht geschätzt.
Projektmanager-Demo
Wo Projektmanagement in kleinen Betrieben scheitert
Nicht am fehlenden Plan. In den meisten Betrieben gibt es einen – in einer Tabelle, einem Board, einem Notizzettel. Es scheitert an drei anderen Stellen.
Erstens: Der Plan ist nicht dort, wo gearbeitet wird. Wer auf der Baustelle steht oder beim Kunden sitzt, sieht den Plan nicht. Deshalb wird nach Gefühl entschieden, und das Gefühl kennt die Auslastung der Kollegen nicht.
Zweitens: Zeiten werden geschätzt statt erfasst. Solange niemand aufschreibt, wie lange eine Leistung gedauert hat, bleibt jede Nachkalkulation eine Meinung. Der Auftrag kann profitabel gewesen sein – man weiß es nur nicht.
Drittens: Projekt und Buchhaltung laufen getrennt. Die Stunden stehen im einen Programm, die Rechnung im anderen. Die Verbindung entsteht erst am Monatsende, von Hand.
Genau an diesen drei Stellen greift das Modul: Zeiterfassung dort, wo gearbeitet wird; Budget und Ist laufen mit, solange du noch eingreifen kannst; und die Stunden landen in derselben Datenbank wie die Rechnung. Was es nicht leistet: Bauleitung, Fertigungssteuerung, mehrstufige Freigabeprozesse – dafür braucht es ein anderes Werkzeug.
Alle Funktionen im Überblick
Umfassende Funktionen für professionelles Projektmanagement.
Projektplanung
KI-gestützte Erstellung von Projektplänen mit Abhängigkeiten, Meilensteinen und kritischen Pfaden.
- KI-gestützte Planung
- Abhängigkeiten
- Meilensteine
- Kritischer Pfad
Ressourcenmanagement
Automatische Zuteilung von Personal, Material und Geräten – mit Kapazitätsprüfung und Konfliktlösung.
- Personal-Zuordnung
- Material-Verwaltung
- Geräte-Management
- Kapazitätsprüfung
Zeiterfassung
Automatische Zeiterfassung pro Projekt, Aufgabe und Mitarbeiter – mit Stoppuhr, Timer und manueller Eingabe.
- Stoppuhr / Timer
- Manuelle Eingabe
- Projekt-Zuordnung
- Wochen-Rückblick
Budget-Tracking
Echtzeit-Überwachung von Projektbudgets mit automatischen Warnungen bei Überschreitung.
- Budget-Übersicht
- Kosten-Tracking
- Warnungen
- Forecasting
Team-Kollaboration
Zentrale Kommunikation, Datei-Austausch und Aufgaben-Verwaltung für das gesamte Team.
- Aufgaben-Verwaltung
- Datei-Austausch
- Kommentarfunktion
- Benachrichtigungen
Reporting
Detaillierte Projektberichte mit Fortschritt, Kosten, Zeit und Qualität – für alle Stakeholder.
- Fortschritts-Report
- Kosten-Report
- Zeit-Report
- Qualitäts-Report
Nahtlose Integration mit anderen PilotOS-Modulen
Projektmanager ist vollständig in das PilotOS-Ökosystem integriert.
Mit Zeiterfassung integriert
Automatische Zeiterfassung pro Projekt und Aufgabe – mit Stoppuhr, Timer und manueller Eingabe.
- Stoppuhr / Timer
- Projekt-Zuordnung
- Wochen-Rückblick
- GoBD-konform
Mit FIBU integriert
Projektkosten werden direkt in die Kostenrechnung übernommen – mit Zuordnung zu Kostenstellen.
- Kostenkalkulation
- Ausgaben-Zuordnung
- Margen-Analyse
- Steuerliche Absetzbarkeit
Mit Reporting integriert
Detaillierte Projektberichte mit Fortschritt, Kosten, Zeit und Qualität – für alle Stakeholder.
- Fortschritts-Report
- Kosten-Report
- Zeit-Report
- Qualitäts-Report
Bereit für professionelles Projektmanagement?
Starte noch heute mit dem PilotOS Projektmanager. Teste KI-gestützte Planung, Ressourcenmanagement und Zeiterfassung – ohne Risiko, sofort verfügbar.
Fragen zum Projektmanagement-Modul
Für welche Betriebe ist das gedacht?
Für Handwerk, IT, Gastronomie und Bau – also Betriebe, in denen mehrere Aufträge gleichzeitig laufen und dieselben Leute in mehreren davon stecken. Genau dort entsteht der Schaden: nicht durch fehlende Pläne, sondern durch doppelt verplante Mitarbeiter.
Was passiert, wenn ein Projekt aus dem Budget läuft?
Das Budget-Tracking vergleicht Plan und Ist laufend, nicht am Ende. Die Überschreitung wird sichtbar, solange du noch eingreifen kannst – statt in der Nachkalkulation, wenn der Auftrag längst abgerechnet ist.
Wo liegen die Projektdaten?
Lokal, in derselben Datenbank wie Buchhaltung und Zeiterfassung. Es gibt keinen Anbieter-Server, auf dem Auftragsdaten, Kalkulationen oder Kundenadressen liegen; Sicherung und Export liegen bei dir.
Ersetzt das ein Konzern-ERP?
Nein. Für mehrstufige Freigabeprozesse, Fertigungssteuerung und internationale Buchungskreise ist ein ERP die richtige Wahl – das steht auch auf der Seite Fakten & Grenzen, nicht erst im Vertrag.
Grenzen des Moduls
Was passiert mit laufenden Projekten beim Umstieg?
Sie werden einmal erfasst – mit Budget, Team und Meilensteinen. Es gibt keinen Import aus einem fremden Projektmanagement-Tool; der Umstieg ist bewusst ein Neuanfang mit sauberen Stammdaten, weil halb übernommene Strukturen mehr Arbeit machen als ein sauberes Anlegen.
Wo es weitergeht
Die Nachkalkulation liest dieselben Stunden, die im Projekt erfasst wurden – keine zweite Liste, kein Abtippen. Genau dort zeigt sich, ob ein Auftrag verdient hat oder nur beschäftigt hat.
Nächster Schritt: Der 60-Sekunden-Check hakst du ab, was deine jetzige Software kann – und siehst sofort, welche Funktion dir fehlt. Kein Konto, keine E-Mail, Ergebnis als PDF. Wenn du ohnehin wechselst: Der Free-Tarif kostet dauerhaft nichts.