Provisionen korrekt abrechnen – für Angestellte wie Handelsvertreter.

Provision ist nicht gleich Provision. Bei einem angestellten Verkäufer ist sie Teil des Arbeitslohns und läuft mit Steuer und Sozialabgaben über die Lohnabrechnung. Bei einem selbstständigen Handelsvertreter ist sie ein Honorar mit eigenen Regeln nach dem Handelsgesetzbuch.

PilotOS trennt beide Fälle konsequent. Für Angestellte fließt die Provision in die Lohnarten der Gehaltsabrechnung, für Handelsvertreter wird sie als Aufwand gebucht und nach den handelsrechtlichen Vorgaben abgerechnet. Die Vermischung dieser Fälle ist ein häufiger und teurer Fehler.

Für eine belastbare Zusammenarbeit zählt Nachvollziehbarkeit. Ein Vertreter, der seine Provision nicht nachrechnen kann, verliert das Vertrauen; ein Betrieb, der nicht dokumentiert, riskiert Streit und Nachforderungen. PilotOS hält jeden Provisionslauf mit seinen Grundlagen fest, sodass beide Seiten die Abrechnung nachvollziehen können – die Basis einer dauerhaften Vertriebspartnerschaft.

Der selbstständige Handelsvertreter hat nach § 87c HGB Anspruch auf Abrechnung und auf einen Buchauszug, der die provisionspflichtigen Geschäfte offenlegt. Wer das ignoriert, riskiert Streit und Nachforderungen.

PilotOS erzeugt die Abrechnung mit den nötigen Angaben und hält die Datenbasis für einen Buchauszug bereit. Damit erfüllt der Betrieb seine Pflichten, und der Vertreter kann seine Provision nachvollziehen – Grundlage einer belastbaren Zusammenarbeit.

Ist ein provisionspflichtiges Geschäft abgeschlossen, die Provision aber am Bilanzstichtag noch nicht ausgezahlt, gehört sie trotzdem in das alte Jahr. Für solche ungewissen oder noch nicht fälligen Verpflichtungen bildet man eine Rückstellung nach § 249 HGB, damit der Aufwand die richtige Periode trifft.

PilotOS ermittelt die noch offenen Provisionsansprüche aus den zugeordneten Umsätzen und stellt sie für den Abschluss bereit. So wird die Provision dort als Aufwand erfasst, wo das Geschäft entstanden ist – nicht erst im Folgejahr bei der Auszahlung.

Die Statusfrage entscheidet über die ganze Abrechnung. Provision an einen Angestellten ist Arbeitslohn und läuft mit Steuer und Sozialabgaben über die Lohnabrechnung, Provision an einen selbstständigen Handelsvertreter ist ein Honorar mit eigenen Regeln nach dem Handelsgesetzbuch. Diese Fälle zu vermischen ist ein häufiger und teurer Fehler, den PilotOS von vornherein trennt.

Am Periodenende verdichtet ein Provisionslauf die zugeordneten Umsätze zur fälligen Provision – gestaffelt, nach Deckungsbeitrag oder als fester Satz. Stornos und Rückläufer werden berücksichtigt, offene Ansprüche zum Stichtag zurückgestellt. So ist jede Abrechnung nachvollziehbar und belegbar, und der Handelsvertreter erhält den Buchauszug, auf den er nach § 87c HGB Anspruch hat.