Eine E-Rechnung ist eine Datei. Keine Dienstleistung.
Seit Januar 2025 muss jeder Betrieb E-Rechnungen empfangen können, die Ausstellungspflicht kommt gestaffelt bis 2028. Erstaunlich viele glauben, dafür brauche es ein Portal mit Monatsgebühr. Braucht es nicht: ZUGFeRD und XRechnung sind offene Formate, die jedes ordentliche Programm lokal erzeugt.
Was seit 2025 gilt – und was noch kommt
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen im B2B empfangen können. Das gilt sofort und ohne Übergangsfrist: Wenn ein Geschäftspartner dir eine XRechnung schickt, musst du sie annehmen und aufbewahren können. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür technisch aus – die revisionssichere Ablage nicht.
Die Pflicht zum Ausstellen kommt gestaffelt: ab 2027 für Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle. Bis dahin sind Papier und PDF im B2B weiter erlaubt, wenn der Empfänger zustimmt. Wer früher umstellt, hat den Vorteil, es in Ruhe zu tun.
Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen – von der Empfangspflicht aber nicht.
Was eine E-Rechnung technisch ist
Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist ein strukturierter Datensatz nach EN 16931. Ein eingescanntes Papier ist keine, ein normales PDF auch nicht – entscheidend ist, dass eine Maschine Betrag, Steuersatz, Leistungszeitraum und Positionen auslesen kann, ohne zu raten.
In Deutschland sind zwei Formate gebräuchlich. XRechnung ist reines XML und Pflicht gegenüber vielen öffentlichen Auftraggebern. ZUGFeRD ab Version 2 ist ein PDF mit eingebettetem XML: Der Mensch sieht die gewohnte Rechnung, die Maschine liest den Datensatz. Beide erfüllen die Anforderung; ZUGFeRD ist im normalen Geschäftsverkehr angenehmer, weil der Empfänger nicht raten muss, was er da bekommen hat.
Warum dafür kein Portal nötig ist
Der Datensatz entsteht aus Angaben, die ohnehin in deinem System liegen: Rechnungsnummer, Datum, Kunde, Positionen, Steuersätze. Ihn zu erzeugen ist eine Formatierungsaufgabe, keine Dienstleistung. Jedes Programm, das eine Rechnung schreiben kann, kann sie auch als XRechnung oder ZUGFeRD ausgeben – wenn es die Formate beherrscht.
Portale nehmen einem etwas anderes ab: den Versand über Netzwerke wie Peppol, das Nachhalten von Zustellungen, teils die Archivierung. Für Lieferanten der öffentlichen Hand kann das sinnvoll sein. Für einen Betrieb, der seine Rechnungen per E-Mail verschickt, ist es ein Abo für etwas, das die eigene Software bereits kann.
Der Unterschied wird bei den Kosten deutlich: Portale rechnen häufig pro Beleg ab. Wer zweihundert Rechnungen im Jahr schreibt, zahlt dann für zweihundert Dateiformatierungen.
Die Aufbewahrung ist der eigentliche Knackpunkt
Aufbewahrungspflichtig ist der strukturierte Originaldatensatz – nicht ein Ausdruck und nicht eine PDF-Ansicht davon. Acht Jahre lang, unverändert, jederzeit lesbar und maschinell auswertbar. Das steht in den GoBD, und genau daran scheitern die meisten improvisierten Lösungen.
Wer E-Rechnungen im E-Mail-Postfach liegen lässt, erfüllt das nicht: Ein Postfach ist nicht revisionssicher, Mails lassen sich löschen, und nach einem Anbieterwechsel ist oft nichts mehr da. Nötig ist eine Ablage, die den Datensatz unverändert hält und mit der zugehörigen Buchung verknüpft. Wie das Belegarchiv das löst.
Wie es lokal aussieht
In PilotOS entsteht die E-Rechnung dort, wo die Rechnung geschrieben wird: Beim Erzeugen wählst du ZUGFeRD oder XRechnung, und die Datei liegt anschließend in deinem Ordner – versendet wird sie wie bisher per E-Mail. Eingehende E-Rechnungen liest das Programm ein, übernimmt die strukturierten Werte in den Buchungsvorschlag und legt den Originaldatensatz im Archiv ab.
Kein Portal dazwischen, keine Gebühr pro Beleg, keine Frage, wem die Rechnungsdaten sonst noch vorliegen. Mehr zur E-Rechnung in PilotOS oder der Überblick zur Pflicht.
Gut zu wissen
Ist ein PDF eine E-Rechnung?
Nein. Ein normales PDF ist ein Bild einer Rechnung, kein strukturierter Datensatz. Erst ZUGFeRD ab Version 2 macht daraus eine E-Rechnung, weil dort ein maschinenlesbares XML im PDF eingebettet ist.
Brauche ich ein Portal oder einen Dienstleister?
Für das Erstellen nicht – das kann jede Software, die die Formate beherrscht. Portale sind sinnvoll für den Versand über Peppol oder wenn ein öffentlicher Auftraggeber es verlangt. Für den E-Mail-Versand an normale Geschäftskunden braucht es keins.
Was muss ich acht Jahre aufbewahren?
Den strukturierten Originaldatensatz, unverändert und maschinell auswertbar. Ein Ausdruck oder eine PDF-Ansicht genügt nicht. Ein E-Mail-Postfach ist als Archiv nicht ausreichend.
Ab wann muss ich E-Rechnungen ausstellen?
Ab 2027 bei mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle. Empfangen können musst du sie schon seit Januar 2025. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Ausstellen ausgenommen, vom Empfangen nicht.
XRechnung oder ZUGFeRD – was nehme ich?
Gegenüber öffentlichen Auftraggebern meist XRechnung, im normalen Geschäftsverkehr ZUGFeRD: Der Empfänger sieht ein gewohntes PDF, seine Software liest trotzdem den Datensatz. Beide erfüllen die gesetzliche Anforderung.
Dieser Text gibt den Rechtsstand vom 31. August 2026 wieder und ist keine Rechtsberatung. Für den eigenen Fall entscheidet die Steuerkanzlei oder ein Fachanwalt.
E-Rechnung ohne Gebühr pro Beleg
Erzeugen, empfangen und revisionssicher ablegen – auf dem eigenen Rechner, ohne Portal dazwischen.