E-Rechnungspflicht: Sie gilt schon – auch für dich.
Seit 1.1.2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen und archivieren können, ab 2027 die ersten sie auch ausstellen, ab 2028 alle. PilotOS erstellt ZUGFeRD & XRechnung automatisch geprüft – plus Direktbuchung ins Journal, plus GoBD-feste Archivierung. Ohne zweites Tool.
„Kleinunternehmer, betrifft mich nicht" – bei der E-Rechnung stimmt das nur zur Hälfte.
Die meisten Kleinunternehmer hören „E-Rechnungspflicht ab 2028" und denken, dann müssten sie selbst umstellen. Tatsächlich bleibst du als Kleinunternehmer nach § 19 UStG von der Ausstellungspflicht dauerhaft ausgenommen – alle Stichtage im Ratgeber E-Rechnungspflicht 2025–2028. Was aber schon seit 2025 gilt: Empfangen und GoBD-konform archivieren musst du E-Rechnungen können, sobald dir ein B2B-Kunde eine XRechnung schickt – ein E-Mail-Postfach allein reicht dafür nicht.
Kein Extra-Abo fürs bloße Empfangen
Statt eines separaten Cloud-Rechnungsportals nur wegen der Empfangspflicht liest PilotOS eingehende E-Rechnungen direkt in deiner Buchhaltung – ohne Zusatz-Login.
Für Handwerker & Kleinunternehmer ohne Cloud-Zwang
PilotOS läuft lokal auf deinem eigenen Rechner. E-Rechnungen als ZUGFeRD oder XRechnung erstellst und archivierst du auch ohne durchgehende Internetverbindung – nicht nur eingeloggt im Cloud-Portal am Büro-PC.
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E-Rechnungspflicht 2025 – 2028: drei Stichtage
| Stichtag | Was gilt |
|---|---|
| seit 1.1.2025 | Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und archivieren können – auch Kleinunternehmer. |
| ab 1.1.2027 | Ausstellungspflicht für Unternehmen mit Vorjahresumsatz über 800.000 € (Bezugsjahr 2026). |
| ab 1.1.2028 | Ausstellungspflicht für alle inländischen Unternehmen. Ausnahmen: Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, B2C, Fahrausweise. |
Diese Übersicht ersetzt keine Steuerberatung. Rechtsgrundlage ist das Wachstumschancengesetz (Umsatzsteuergesetz).
Faktura, die mit der Buchhaltung spricht.
ZUGFeRD & XRechnung
Rechnungen im EN-16931-konformen Format erzeugen und empfangen, inklusive Validierung vor dem Versand.
GoBD-Archivierung
Signierte, unveränderliche Ablage jeder Ein- und Ausgangsrechnung – prüfungsfest für die Betriebsprüfung.
Direkt verbucht
Jede Rechnung wird automatisch zur Journalbuchung – kein Export-Import zwischen zwei Systemen.
E-Rechnung: Pflicht, Fristen & Formate – die häufigsten Fragen
Ab wann muss ich E-Rechnungen ausstellen können?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen und archivieren können, auch Kleinunternehmer. Die Pflicht zur Ausstellung greift gestaffelt: ab 1. Januar 2027 für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 €, ab 1. Januar 2028 dann für alle.
Stand
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
Beide erfüllen die europäische Norm EN 16931. XRechnung ist ein reines XML-Format, ZUGFeRD kombiniert eine PDF-Ansicht mit eingebetteten strukturierten XML-Daten. PilotOS unterstützt beide Formate.
Stand
Ist eine normale PDF-Rechnung noch erlaubt?
Für B2C-Rechnungen und Kleinbetragsrechnungen bis 250 € bleibt eine einfache Rechnung zulässig. Für B2B-Umsätze zwischen inländischen Unternehmen gilt ab den jeweiligen Stichtagen die Pflicht zum strukturierten E-Rechnungsformat – eine reine PDF ohne eingebettete Daten reicht dafür nicht aus.
Stand
Werden E-Rechnungen automatisch in die Buchhaltung übernommen?
Ja. Erstellte und empfangene E-Rechnungen werden direkt als Buchungssatz im Journal erfasst – ohne separaten Import-Schritt zwischen Faktura und Buchhaltung.
Stand
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen und dürfen weiter einfache Rechnungen schreiben. Empfangen und archivieren können musst du E-Rechnungen aber schon seit 2025 – auch als Kleinunternehmer, weil dir jeder B2B-Partner eine schicken darf. Mehr zur Kleinunternehmerregelung.
Stand
Muss ich als Kleinunternehmer ab 2028 E-Rechnungen ausstellen?
Nein. Die Ausstellungspflicht ab 1. Januar 2028 gilt für alle inländischen Unternehmen – Kleinunternehmer nach § 19 UStG bleiben davon dauerhaft ausgenommen und dürfen weiter einfache Rechnungen schreiben. Empfangen und GoBD-konform archivieren musst du E-Rechnungen aber schon seit 2025. Details zur Kleinunternehmerregelung und alle Stichtage 2025–2028 im Ratgeber.
Stand
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Acht Jahre. Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen wurde 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt. Aufzubewahren ist das strukturierte Original (die XML-Daten) unverändert und GoBD-konform – ein Ausdruck oder eine reine PDF-Kopie genügt nicht.
Stand
Strukturierte Rechnung heißt maschinenlesbar – nicht nur „digital"
Der häufigste Irrtum: Eine PDF-Rechnung per E-Mail sei doch längst „elektronisch". Seit dem 1. Januar 2025 ist das im rechtlichen Sinn nicht mehr so. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der Norm EN 16931, den eine Software direkt einliest – ohne Abtippen, ohne Texterkennung. Eine eingescannte oder als Bild verschickte PDF gilt dagegen nur noch als „sonstige Rechnung". Der Unterschied ist kein Formalismus: Nur aus strukturierten Daten kann die Buchhaltung Betrag, Steuersatz und Leistungszeitraum ohne manuelle Nacharbeit übernehmen.
Zwei Formate erfüllen die Norm. XRechnung ist reines XML und im Behördenverkehr am weitesten verbreitet. ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) ist ein Hybrid: eine PDF, in die dieselben Daten als XML eingebettet sind – der Mensch sieht die gewohnte Rechnung, die Maschine liest den Datenteil. Für den B2B-Verkehr sind beide zulässig; die schlanken ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen als vollwertige E-Rechnung allerdings nicht aus. PilotOS erzeugt und liest beide Formate.
Die Empfangspflicht gilt schon jetzt. Ein Geschäftspartner darf dir ab sofort eine XRechnung schicken, und du musst sie annehmen, lesen und speichern können – unabhängig davon, ob du selbst schon E-Rechnungen ausstellst und selbst dann, wenn du Kleinunternehmer bist. Eine Zustimmung des Empfängers ist für den reinen Empfang nicht nötig; die brauchst du nur, solange du in der Übergangszeit noch Papier oder einfache PDF versenden willst.
Und die Aufbewahrung: Das strukturierte Original – also die XML-Datei – muss unverändert und GoBD-konform archiviert werden, und zwar acht Jahre (die Frist für Rechnungen wurde 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt). Ein Ausdruck genügt nicht; maßgeblich ist der maschinenlesbare Datensatz, so wie er ein- oder ausgegangen ist.
Vom Eingang bis zur Buchung – ohne zweites System
Eingang: Kommt eine E-Rechnung herein, liest PilotOS den XML-Teil aus, erkennt Rechnungssteller, Positionen, Steuersätze und Fälligkeit und legt dir einen fertigen Buchungsvorschlag hin. Du bestätigst ihn – die Buchung landet im Journal, das Original wandert revisionssicher ins Belegarchiv, und der offene Posten ist sofort in der Debitoren-/Kreditorenübersicht sichtbar.
Ausgang: Im Rechnungs-Editor wählst du das Format – XRechnung oder ZUGFeRD – und PilotOS validiert die Rechnung vor dem Versand gegen EN 16931. Das ist mehr als Komfort: Eine fehlerhafte E-Rechnung ist keine ordnungsgemäße Rechnung, und dann riskiert dein Kunde den Vorsteuerabzug. Nach dem Versand wird die Rechnung automatisch verbucht und als offener Posten geführt, bis der Zahlungseingang sie ausgleicht.
Weil Faktura, Buchhaltung, Archiv und offene Posten dasselbe System sind, gibt es keine Export-Import-Brücke, an der Zahlen verloren gehen oder doppelt getippt werden. Genau diese Brüche zwischen Insellösungen sind es, die die Umstellung auf E-Rechnung sonst so mühsam machen.
Bereit für 2027 – schon heute.
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