Der Auftrag entsteht beim Kunden.
Nicht abends am Schreibtisch.
Kunde suchen oder vor Ort anlegen, Positionen erfassen, Netto und Umsatzsteuer rechnen mit. Der Auftrag geht in dieselbe Datenbank wie Faktura, Warenwirtschaft und Buchhaltung – kein Zettel, kein Abtippen, kein Abgleich.
Einordnung Diese Seite behandelt die Erfassung beim Kunden. Angebot, Rechnung, E-Rechnung und Mahnwesen stehen auf der Faktura-Seite. E-Rechnung & Faktura →
Kurz gesagt: Der Reiter „Auftrag“ der PilotOS-Erfassungs-App nimmt beim Kunden einen vollständigen Auftrag auf: Kundensuche über Name, Nummer oder Ort, Neuanlage vor Ort mit Anschrift, E-Mail und Telefon, beliebig viele Positionen sowie laufende Berechnung von Netto, Umsatzsteuer und Brutto, dazu eine freie Notiz. Kunden- und Artikelliste liegen zwischengespeichert auf dem Gerät, Suche und Erfassung funktionieren deshalb auch ohne Empfang; der Auftrag wandert in dieselbe Warteschlange wie Belege und Fahrten. Aus dem Auftrag wird ohne Export die Rechnung, daraus der offene Posten, daraus die Buchung – und, wenn eingerichtet, die Provision des Vertreters. Bekannte Lücke: keine digitale Kundenunterschrift vor Ort, wie sie Nexti und L-mobile sales bieten. Stand: 06.09.2026.
Zwischen Kundengespräch und Warenwirtschaft liegt ein Zettel
Was auf dem Weg verloren geht
Der Vertreter notiert im Auto, abends tippt jemand ab. In dieser Lücke passieren die immer gleichen Dinge: eine Position fehlt, ein Preis wird falsch erinnert, ein Sonderwunsch steht nirgends, und ein Kunde, der neu angelegt werden müsste, wird auf einen ähnlich heißenden gebucht. Der Schaden fällt erst auf, wenn die Rechnung reklamiert wird.
Der Auftrag am Ort des Gesprächs ist nicht bequemer – die Bedienung unterwegs ist immer unbequemer als am Schreibtisch. Er ist richtiger. Das ist der ganze Punkt.
Was der Anschluss bringt
Der Auftrag liegt in derselben Datenbank wie die Rechnung, der offene Posten, die Bankbuchung und der Lagerbestand. Es gibt keinen Export und keinen nächtlichen Abgleich, der schiefgehen kann. Wer die Provisionsabrechnung nutzt, sieht die Provision des Vertreters an derselben Kette hängen – nicht in einer zweiten Tabelle.
Und der Kundenstamm bleibt, wo er hingehört. Wen du besuchst, was du anbietest und zu welchen Preisen – das ist die sensibelste Datenmenge eines Vertriebsbetriebs. Sie liegt hier nicht im CRM eines Dritten.
Wo spezialisierte Außendienst-Apps heute vorn liegen
Wir haben den Markt geprüft, statt zu behaupten, wir könnten alles besser.
Digitale Kundenunterschrift
Nexti und L-mobile sales lassen den Kunden nach unserer Marktdurchsicht vom September 2026 direkt auf dem Tablet unterschreiben (einfache elektronische Signatur nach eIDAS) und erzeugen sofort die PDF-Auftragsbestätigung. Das hat PilotOS nicht. Für Handelsvertreter, bei denen der Beweiswert der Annahme zählt, ist das ein echter Unterschied – und der Grund, warum der Punkt bei uns als offene Lücke mit hoher Relevanz im Pflichtenheft steht.
Kartenkatalog und Besuchsplanung
Tourenplanung auf der Karte, Besuchsfrequenzen, Gebietszuordnung – klassische Vertriebssteuerung, die spezialisierte Anbieter mitbringen. PilotOS bringt das nicht mit. Wer davon lebt, braucht ein Vertriebssystem, keine Erfassungs-App.
Wo PilotOS dafür vorn liegt: Es ist die einzige uns bekannte Lösung, die mobile Zeiterfassung, TSE-Kasse mit Barcode-Scan, Warenwirtschaft, Außendienst-Auftrag, Provisionierung und die vollständige Buchhaltung in einem lokalen System verbindet – ohne Zwang zu einem Cloud-Drittanbieter. Wer nur eines davon braucht, ist mit einem Spezialisten besser bedient. Wer drei davon braucht, zahlt beim Spezialisten drei Abos und pflegt drei Kundenstämme.
Auftragserfassung unterwegs – Fragen und Antworten
Was kann ich beim Kunden erfassen?
Kunde suchen über Name, Nummer oder Ort — oder direkt vor Ort neu anlegen mit Firma beziehungsweise Ansprechpartner, Straße, PLZ, Ort, E-Mail und Telefon. Dazu beliebig viele Positionen; Netto, Umsatzsteuer und Brutto rechnen laufend mit. Eine freie Notiz nimmt auf, was sonst auf dem Rückweg verloren geht: Liefertermin, Sonderwunsch, Zusage.
Stand
Funktioniert das ohne Empfang beim Kunden?
Weitgehend. Kunden- und Artikelliste liegen zwischengespeichert auf dem Gerät, Suche und Positionserfassung funktionieren deshalb auch im Funkloch. Ein neu angelegter Kunde und der Auftrag wandern in dieselbe Warteschlange wie Belege und Fahrten und werden beim nächsten Netzkontakt übertragen.
Stand
Kann der Kunde vor Ort unterschreiben?
Nein, und das ist eine echte Lücke gegenüber spezialisierten Außendienst-Apps. Nexti und L-mobile sales bieten nach unserer Marktdurchsicht vom September 2026 die digitale Kundenunterschrift auf dem Tablet mit sofortiger PDF-Auftragsbestätigung. PilotOS erzeugt heute Positionen und einen Auftragsentwurf, aber keine Unterschrift. Der Punkt ist im Pflichtenheft als offene Lücke mit hoher Relevanz erfasst — nicht gebaut, nicht versprochen.
Stand
Was passiert mit dem Auftrag danach?
Er landet in derselben Datenbank wie Faktura, Warenwirtschaft und Buchhaltung. Aus dem Auftrag wird die Rechnung, aus der Rechnung der offene Posten, aus dem Zahlungseingang die Buchung — ohne Export, ohne zweites Programm, ohne Abgleich. Ist Provisionsabrechnung im Einsatz, hängt auch die Provision des Vertreters an derselben Kette.
Stand
Wozu brauche ich das, wenn ich eine Warenwirtschaft habe?
Weil zwischen Kundenbesuch und Warenwirtschaft in der Praxis ein Zettel liegt. Der Vertreter notiert, abends tippt jemand ab. Zwischen Notieren und Abtippen gehen Positionen verloren, Preise werden falsch erinnert, und ein Kunde, der neu angelegt werden müsste, wird auf einen ähnlichen gebucht. Der Auftrag am Ort des Gesprächs ist nicht bequemer — er ist richtiger.
Stand
Sieht ein Anbieter meine Kundenliste?
Nein. Kundenstamm und Aufträge liegen auf deinem Rechner. Es gibt kein CRM eines Dritten dazwischen, das mitliest, wen du besuchst, was du anbietest und zu welchen Preisen. Bei einem Außendienst ist genau das die sensibelste Datenmenge, die ein Betrieb hat.
Stand
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