Jeder Beleg auffindbar, unveränderbar, prüfungssicher.

Die GoBD verlangen, dass steuerlich relevante Belege vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar aufbewahrt werden. Ein Papierordner schafft das nur mit viel Mühe – ein sauberes digitales Archiv nebenbei.

Im Belegarchiv von PilotOS hängt jeder Beleg an der zugehörigen Buchung. So ist bei jeder Buchung sofort klar, welcher Nachweis dahintersteht – und umgekehrt. Eine Volltext- und Filtersuche macht jeden Beleg in Sekunden auffindbar.

Die Ablage erfolgt unveränderbar und lokal auf deiner Hardware. Bei einer Betriebsprüfung ist ein geordnetes, verknüpftes Belegarchiv oft der Unterschied zwischen einer entspannten und einer nervenaufreibenden Prüfung.

Die Finanzverwaltung verlangt, dass Buchungen durch Belege nachgewiesen werden – „keine Buchung ohne Beleg“. Wer Rechnungen lose sammelt oder als PDF im Downloadordner verstreut, riskiert bei der Betriebsprüfung Hinzuschätzungen, wenn Belege fehlen oder sich nicht zuordnen lassen.

Ein digitales Archiv löst das Problem an der Wurzel: Jeder Beleg wird beim Buchen verknüpft und bleibt auffindbar. Fragt der Prüfer nach der Bewirtungsrechnung vom letzten März, ist sie in Sekunden da – nicht erst nach zwei Stunden Suchen im Aktenordner.

Die Fristen sind gestaffelt: Buchungsbelege sind seit 2025 acht Jahre aufzubewahren, Handelsbücher, Inventare und Jahresabschlüsse weiterhin zehn Jahre (§ 147 AO). Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist.

PilotOS kennt die Fristen je Belegart und zeigt, was gelöscht werden darf und was nicht. So bläht sich das Archiv nicht unnötig auf, und trotzdem geht nichts verloren, was noch aufbewahrungspflichtig ist.

Seit 2025 müssen Unternehmen im B2B-Bereich elektronische Rechnungen empfangen können, und die E-Rechnung ist kein PDF, sondern ein strukturierter Datensatz (XRechnung oder ZUGFeRD). Aufzubewahren ist genau dieser maschinenlesbare Datensatz im Original – ein Ausdruck oder eine reine Bildkopie genügt der Aufbewahrungspflicht nicht.

PilotOS legt die E-Rechnung im Originalformat unveränderbar ab und hält sie über die Aufbewahrungsfrist auffindbar. Damit erfüllst du die Vorgabe, dass der ursprüngliche, auswertbare Datensatz erhalten bleiben muss – die häufigste Lücke im Umgang mit der neuen E-Rechnungspflicht.

In der Praxis entscheidet die Verknüpfung von Beleg und Buchung über den Wert des Archivs. Ein Beleg, der zwar gespeichert, aber keiner Buchung zugeordnet ist, hilft bei der Prüfung wenig – der Prüfer will den Zusammenhang zwischen Zahlung und Geschäftsvorfall sehen. PilotOS erzwingt diese Verbindung beim Buchen, sodass zu jeder Buchung der Beleg und zu jedem Beleg die Buchung auffindbar ist.

Auch der Zugriff will geregelt sein: Wer darf Belege sehen, wer löschen, wer nachträglich ändern? Weil die GoBD Nachvollziehbarkeit verlangen, protokolliert PilotOS jeden Zugriff und macht Änderungen sichtbar, statt sie stillschweigend zuzulassen. So bleibt das Archiv nicht nur vollständig, sondern auch belastbar – der Unterschied zwischen einer Sammlung von Dateien und einem prüfungssicheren Belegwesen.