Mandantenverwaltung ohne Fünf-Tools-Chaos – für Berater, Coaches und Consultants
Zeiterfassung in einer App, Rechnungen in einer anderen, Mandantennotizen in der dritten – wer mehrere Mandate betreut, ertrinkt schnell in Insellösungen, die nicht zusammenpassen. PilotOS macht daraus eine zentrale Mandantenverwaltung mit allen Fristen und Dokumenten an einem Ort, plus GoBD-fester Zeiterfassung je Mandant, plus Honorarabrechnung, die direkt aus den erfassten Zeiten entsteht – alles lokal, ohne dass Mandantendaten in eine Cloud wandern.
Auf einen Blick
Mandanten zentral verwalten
Alle Mandate, Fristen und Dokumente an einem Ort – nicht verteilt über E-Mail-Postfach, Tabelle und Aktenordner.
GoBD-Zeiterfassung
Arbeitszeiten je Mandant lückenlos und prüfungsfest erfassen – Grundlage für eine nachvollziehbare Honorarabrechnung.
Honorarabrechnung direkt aus der Zeiterfassung
Abrechnungen entstehen direkt aus den erfassten Zeiten und Leistungen – nichts muss am Monatsende aus dem Gedächtnis rekonstruiert werden.
Mandanten verwalten, ohne fünf Tools zu jonglieren – häufige Fragen
Für wen ist dieses Modul gedacht?
Für Berater, Coaches und Consultants, die mehrere Mandanten oder Klienten parallel betreuen und dafür eine strukturierte Verwaltung brauchen statt loser Tabellen und E-Mail-Postfächer – ebenso nutzbar für Buchhaltungsbüros mit mehreren Mandaten.
Stand
Kann ich meinen Mandanten direkten Zugriff auf ihre Buchhaltung geben?
Mandanten können ihre eigene PilotOS-Instanz führen und Auswertungen (SuSa, BWA, EÜR, GDPdU-Export) in einem DATEV-kompatiblen Format an dich übergeben.
Stand
Gibt es eine White-Label-Option für Kanzleien?
Für Enterprise-/Partnerkonstellationen ist eine White-Label-Variante als Ausbaustufe vorgesehen. Details dazu findest du auf der Partner-Seite oder direkt über die Kontaktseite. Zur Partner-Seite.
Stand
Deine Mandate, ein System.
Kostenlos starten und die Verwaltung deines ersten Mandanten direkt strukturieren.
Wenn man nicht nur für sich verwaltet
Viele verwalten nicht nur die eigenen Finanzen, sondern helfen anderen: den Eltern, die mit dem Papierkram überfordert sind, dem Kind in der Ausbildung, einem kleinen Verein oder ein paar Mandaten. Genauso geht es Beratern, Coaches und Consultants, die mehrere Klienten parallel betreuen: Jedes Mandat braucht eigene Termine, eine GoBD-feste Zeiterfassung und eine nachvollziehbare Honorarabrechnung – ohne dass sich die Daten verschiedener Klienten vermischen. Das gilt genauso für Kleinkanzleien mit wenigen, aber wiederkehrenden Mandaten. Sobald du für andere mitverwaltest, wird die saubere Trennung zur Pflicht – rechtlich wie praktisch: Fremde Daten dürfen nicht mit deinen eigenen verschmelzen, und es muss jederzeit klar sein, in wessen Auftrag du handelst.
PilotOS bildet das über getrennte Datenbestände ab: Jeder Haushalt oder Mandant bekommt eine eigene, isolierte Datenbasis. Du wechselst bewusst zwischen ihnen, statt alles in einen Topf zu werfen – so tauchen die Ausgaben der Eltern nie in deiner eigenen Auswertung auf und umgekehrt. Ein Punkt, der bei einer Prüfung oder im Streitfall entscheidend sein kann.
Rollen, Einwilligung und Protokoll
Wer für andere handelt, sollte belegen können, dass er dazu berechtigt ist. Deshalb legst du Rollen und Zugriffsrechte fest und dokumentierst die Einwilligung der betreuten Person direkt im System. Das ist kein bürokratischer Selbstzweck: Gerade wenn mehrere Angehörige beteiligt sind oder später Fragen aufkommen, zahlt es sich aus, schwarz auf weiß zu haben, wer wozu befugt war und dass die betreute Person zugestimmt hat.
Ein Protokoll hält zusätzlich fest, wer wann was eingesehen oder geändert hat. Das schützt beide Seiten – dich vor dem Vorwurf, unbefugt gehandelt zu haben, und die betreute Person vor unbemerkten Eingriffen. Es geht nicht um Misstrauen, sondern um Klarheit in einer Konstellation, die schnell heikel werden kann.
Übersicht ohne Vermischung
Trotz strikter Trennung brauchst du einen Überblick, damit nichts durchrutscht. PilotOS zeigt dir deshalb, welche Haushalte oder Mandate anstehende Aufgaben oder Fristen haben, ohne die Daten dabei zu vermischen. Du siehst auf einen Blick, wo etwas zu tun ist, und tauchst dann gezielt in den jeweiligen Bestand ein.
Alles läuft lokal, was gerade bei fremden Daten zählt: Die Angaben der betreuten Personen liegen auf deinem Gerät und wandern nicht in eine Cloud. Die rechtliche Grundlage einer Betreuung – Vollmacht, Betreuung, Auftrag – ersetzt das Programm damit nicht; es hilft dir, sie ordentlich abzubilden und zu dokumentieren, aber keine rechtliche Beratung dort, wo es darauf ankommt.
Haftung und Nachvollziehbarkeit
Wer für andere mitverwaltet, trägt Verantwortung – und sollte sich davor schützen, sie ungewollt zu überschreiten. Deshalb sind Rollen, Rechte und die dokumentierte Einwilligung kein bürokratischer Ballast, sondern Schutz für beide Seiten. Ist festgehalten, wer wozu befugt war und dass die betreute Person zugestimmt hat, lässt sich ein späterer Vorwurf sachlich klären, statt in Aussage gegen Aussage zu enden.
Das Protokoll ergänzt diesen Schutz: Es hält fest, wer wann was eingesehen oder geändert hat. Gerade wenn mehrere Angehörige beteiligt sind oder es um größere Beträge geht, ist diese Nachvollziehbarkeit Gold wert. PilotOS bildet die Betreuung damit sauber ab – die rechtliche Grundlage wie Vollmacht oder Betreuung ersetzt es nicht, aber es dokumentiert ihre Ausübung so, dass sie im Zweifel überprüfbar bleibt.
Gut zu wissen
Für wen ist die Mandanten-/Haushaltsbetreuung gedacht?
Für alle, die neben den eigenen auch fremde Finanzen mitverwalten – etwa für Angehörige, im Rahmen einer Vollmacht oder für kleine Mandate.
Stand
Werden die Daten verschiedener Haushalte vermischt?
Nein. Jeder Haushalt oder Mandant hat eine eigene, isolierte Datenbasis. Man wechselt bewusst zwischen ihnen; es gibt keine Vermischung in Auswertungen.
Stand
Wie wird die Berechtigung geregelt?
Über Rollen und Zugriffsrechte, ergänzt um eine dokumentierte Einwilligung der betreuten Person. So ist belegbar, wer wozu befugt ist.
Stand
Was hält das Protokoll fest?
Wer wann was eingesehen oder geändert hat. Das schützt betreuende wie betreute Personen und schafft Nachvollziehbarkeit.
Stand
Ersetzt das eine Vollmacht oder rechtliche Beratung?
Nein. Das Programm hilft, die Betreuung sauber abzubilden und zu dokumentieren, ersetzt aber nicht die rechtliche Grundlage wie Vollmacht oder Betreuung und keine Rechtsberatung.
Stand
Wo liegen die Daten der betreuten Personen?
Lokal auf eurem Gerät. Sie wandern nicht in eine Cloud, was bei fremden Daten besonders wichtig ist.
Stand