Mehrere Buchhaltungen, mehrere Arbeitsplätze – ein Preis.
PilotOS rechnet nach Buchhaltungen ab, nicht nach Köpfen. Business Ultra führt 11 getrennte Mandanten in einer Installation, mit bis zu 15 Arbeitsplätzen im Netzwerk, für 24,90 € im Monat. Wer dieselbe Zahl bei den üblichen Anbietern abbildet, zahlt das 5,8- bis 14,5-fache.
Getrennte Datenbestände je Mandant · Rollen und Rechte je Benutzer · netzwerkfähig · local-first, ohne Cloud-Zwang
Mandantenfähigkeit ist nicht dasselbe wie Mehrbenutzer.
Die beiden Begriffe werden im Vertrieb ständig vermischt, weil sich damit Preise verschleiern lassen. Sie beschreiben zwei verschiedene Achsen, und ihr braucht meistens beide.
Mandantenfähigkeit – wie viele Bücher
Jeder Mandant ist ein eigener, vollständig getrennter Datenbestand: eigene Datenbank, eigener Kontenrahmen, eigene Nummernkreise, eigene Auswertungen. Eine Firma, ein Verein und ein Freiberufler können nebeneinander in derselben Installation laufen, ohne dass eine Buchung jemals im falschen Journal landet.
- Getrennte Datenbank je Mandant, kein gemeinsames Journal
- SKR03, SKR04 und SKR42 je Mandant frei wählbar
- Umschalten im laufenden Betrieb, ohne Neustart
- Auswertungen, ELSTER und Jahresabschluss je Mandant
Benutzer und Rollen – wie viele Leute
Wie viele Menschen gleichzeitig an diesen Büchern arbeiten und was jeder davon darf. Das ist unabhängig von der Mandantenzahl: eine einzige Buchhaltung kann fünf Bearbeiter haben, zehn Mandanten können von einer Person geführt werden.
- Drei Rollen: Administrator, Buchhalter, Leser
- Freigabe je Mandant pro Benutzer – nicht jeder sieht alles
- Datensatz-Schreibschutz gegen gleichzeitiges Überschreiben
- Netzwerkbetrieb: eine Installation, mehrere Arbeitsplätze
Die Zahlen, schwarz auf weiß
„Mandanten zusätzlich“ heißt: neben dem eigenen Betrieb. Der eigene Betrieb zählt nie mit – sonst müsste man für die eigene Buchhaltung einen Mandantenplatz opfern, und das wäre eine Rechnung, die niemand versteht.
| Tarif | Preis / Monat netto | Mandanten zusätzlich | Buchhaltungen gesamt | Benutzer / Arbeitsplätze |
|---|---|---|---|---|
| Business Basic | 9,90 € | keine | 1 | 1 |
| Business Pro | 15,90 € | 4 | 1 + 4 | 5 |
| Business Ultra | 24,90 € | 10 | 1 + 10 | 15 |
| Enterprise | individuell nach Umfang und Aufwand | ab 25 | ab 26 | unbegrenzt |
Alle Preise netto zzgl. gesetzlicher USt. Diese Zahlen stehen nicht nur im Prospekt: sie werden im Lizenzportal gepflegt, wandern in die signierte Lizenz und werden beim Anlegen eines Mandanten oder Benutzers im Programm geprüft. Enterprise wird individuell nach Umfang und Aufwand kalkuliert – dort gibt es keine Staffel von der Stange, weil die Anforderungen zu unterschiedlich sind. Reicht euch die Zahl nicht, fragt ein Angebot an.
Wer darf was – und wer sieht was gar nicht erst
Rechteverwaltung ist bei Buchhaltungssoftware kein Komfort, sondern eine GoBD-Frage: Nachvollziehbarkeit setzt voraus, dass klar ist, wer eine Buchung erfasst hat und wer sie überhaupt erfassen durfte.
Administrator
Volle Rechte. Legt Benutzer an, vergibt Rollen, richtet Mandanten ein und entscheidet, wer welchen Mandanten sieht. In kleinen Büros meist der Inhaber, in Kanzleien der Berufsträger.
Buchhalter
Lesen und schreiben in den freigegebenen Mandanten. Erfasst Belege, bucht, wertet aus – kann aber keine Benutzer anlegen und keine Rechte ändern. Der Normalfall für Mitarbeiter.
Leser
Nur Einsicht, kein Schreibzugriff, keine Sperre zum Bearbeiten. Für den Steuerberater, den Beirat, den Gesellschafter oder die Revision – alle, die etwas sehen sollen, ohne etwas zu ändern.
Freigabe je Mandant
Jeder Benutzer bekommt eine Liste der Mandanten, die er öffnen darf. Wer nur zwei von zehn Mandaten betreut, sieht auch nur diese zwei. Das ist der Unterschied zwischen einer Rechteverwaltung und einem gemeinsamen Passwort.
Datensatz-Schreibschutz
Zwei Leute am selben Beleg sind kein theoretisches Problem, sondern der Normalfall am Monatsende. Der bearbeitete Datensatz wird gesperrt, statt dass der Letzte den Ersten stillschweigend überschreibt.
Netzwerkbetrieb
Eine Installation auf einem Rechner oder einem Server im Haus, die Arbeitsplätze greifen über den Browser im lokalen Netz zu. Kein Cloud-Konto, keine Fremdserver, keine Auftragsverarbeitung – die Daten verlassen euer Netz nicht.
Warum der Unterschied so groß ausfällt
Nicht weil PilotOS verschenkt würde, sondern weil die anderen eine andere Größe bepreisen: Lexware Office rechnet je Unternehmen ab, sevDesk je Account, Sage je Arbeitsplatz. Wer elf Buchhaltungen führt, zahlt dort elfmal.
| Buchhaltungen in einem Büro | PilotOS | Lexware Office XL | sevDesk Buchhaltung | Sage 50 Standard | Agenda PLUS |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 9,90 € Business Basic | 32,90 € | 25,90 € | 30,00 € | 145,00 € |
| 5 | 15,90 € Business Pro | 164,50 € | 116,55 € | 150,00 € | 145,00 € |
| 11 | 24,90 € Business Ultra | 361,90 € | 227,92 € | 330,00 € | 145,00 € |
Stand 01.09.2026, alle Beträge netto zzgl. USt, ermittelt über die öffentlichen Preisseiten. Rechenweg offengelegt: Lexware Office XL 32,90 € je Unternehmen (Benutzer sind dort kostenlos), also n Buchhaltungen = n Abos. sevDesk ist nach eigener Auskunft nicht mandantenfähig: Buchhaltung 25,90 € je Account, Account-Staffel −10 % ab 2 und −20 % ab 6. Sage 50 Connected Standard ab 30,00 € je Arbeitsplatz. Agenda PLUS staffelt nach Mandanten (145,00 € bis 20) und schlägt je weiterem Endgerät 20 % auf; die Zeile zeigt den PLUS-Grundpreis ohne diesen Aufschlag. Preise Dritter können sich jederzeit ändern – das ist eine Marktbeobachtung, keine Garantie, und ersetzt keinen Funktionsvergleich: die Pakete sind nicht deckungsgleich.
Ein Rechner oder viele Rechner?
Alles in einer Installation → Mandanten-Kontingent
Ein Büro, ein Rechner oder ein Server, mehrere Buchhaltungen, die Mitarbeiter im Netz. Das ist der Fall auf dieser Seite – ihr braucht nur den passenden Tarif und sonst nichts.
Getrennte Installationen bei verschiedenen Leuten → Sammellizenz
Jeder hat seinen eigenen Rechner und seine eigenen Daten, keiner soll in die des anderen sehen. Bezahlt und verwaltet wird zentral. Dafür gibt es die Sammellizenz mit Staffelrabatt ab fünf Plätzen – für Kanzleien mit getrennten Arbeitsplätzen, Einkaufs- und Arbeitsgemeinschaften, Finanzvertriebe, Verbände und Franchise-Systeme.
Mandantenfähigkeit – kurz beantwortet
Was ist ein Mandant in PilotOS?
Ein vollständig getrennter Datenbestand: eigene Datenbank, eigener Kontenrahmen, eigene Nummernkreise, eigene Auswertungen. Eine GmbH, ein Verein und ein Freiberufler können nebeneinander in derselben Installation laufen, ohne dass eine Buchung im falschen Journal landet.
Stand
Zählt mein eigener Betrieb als Mandant?
Nein. Die Zahl in der Tabelle sind zusätzliche Mandanten neben dem eigenen Betrieb. Business Pro führt also den eigenen Betrieb plus vier weitere, Business Ultra den eigenen plus zehn.
Stand
Kostet jeder Arbeitsplatz extra?
Nein. Bezahlt wird nach Buchhaltungen, nicht nach Köpfen. Im Tarif ist eine Zahl an Benutzern enthalten – bei Business Ultra 15, bei Enterprise unbegrenzt. Ein zusätzlicher Bildschirm im Netz kostet nichts extra.
Stand
Brauche ich einen Server?
Nein, aber ihr könnt einen benutzen. PilotOS läuft auf einem normalen Rechner; die anderen Arbeitsplätze greifen über den Browser im lokalen Netz darauf zu. Ein eigener Server lohnt sich erst, wenn der Rechner nicht durchlaufen soll.
Stand
Sieht ein Mitarbeiter alle Mandanten?
Nur die, die ihr ihm freigebt. Jeder Benutzer hat eine Liste erlaubter Mandanten. Wer zwei von zehn Mandaten betreut, sieht auch nur diese zwei.
Stand
Was passiert, wenn zwei gleichzeitig denselben Beleg bearbeiten?
Der Datensatz wird für den zweiten gesperrt. Es gibt kein stilles Überschreiben, bei dem der Letzte gewinnt und niemand merkt, dass etwas verloren ging.
Stand
Was, wenn ich mehr Mandanten brauche als im Tarif stehen?
Dann wechselt ihr in den nächsthöheren Tarif, oder – oberhalb von Business Ultra – in den Enterprise-Zugang. Enterprise wird individuell nach Umfang und Aufwand kalkuliert; es gibt dort bewusst keine Preisliste von der Stange, weil sich die Anforderungen zu stark unterscheiden. Angebot anfragen.
Stand
Wird die Mandantenzahl technisch geprüft?
Ja. Die Zahl steht in der signierten Lizenz und wird beim Anlegen eines weiteren Mandanten geprüft. Wir schreiben das hin, weil es fair ist, es vorher zu wissen – und weil eine Zahl, die niemand prüft, auch keinen Preis rechtfertigt.
Stand
Und wenn ich meine Lizenz schon vorher gekauft habe?
Dann ändert sich für euch nichts. Lizenzen, die vor Einführung dieser Felder ausgestellt wurden, gelten unbegrenzt weiter. Ein Update darf niemanden aussperren, der bereits bezahlt hat.
Stand
Ist das mit der DSGVO vereinbar, wenn fremde Mandate in einer Installation liegen?
Die Datenbestände sind getrennt und der Zugriff ist je Benutzer steuerbar – das sind die technischen Voraussetzungen. Die organisatorischen müsst ihr selbst schaffen: Zugriffsrechte sauber vergeben, Geräte sichern, Verantwortlichkeiten klären. Wir liefern das Werkzeug, nicht das Datenschutzkonzept. Sollen Mandate physisch getrennt bleiben, ist die Sammellizenz der richtige Weg.
Stand
Unsicher, welcher Tarif zu eurer Struktur passt?
Sagt uns, wie viele Buchhaltungen ihr führt, wie viele Leute daran arbeiten und ob das auf einem Rechner oder auf vielen laufen soll – wir sagen euch, welcher Weg der billigere ist.
Der Weg zur Kanzlei Wie ein Mandant seine Kanzlei einbindet, ohne ihr Zugriff auf sein System zu geben. Steuerberater einbinden →