Deine Buchhaltungs-KI sollte das können: Belege lesen statt raten. PilotOS kann das – plus ein lernendes Signatur-Gedächtnis für Korrekturen, komplett lokal ohne Cloud-Zwang.
PilotOS liest Betrag, Datum und Steuer aus dem Foto, schlägt das passende Konto vor und merkt sich deine Korrekturen für den nächsten gleichen Lieferanten – lokal auf deinem Rechner, ohne Cloud-Zwang.
Auf einen Blick
Regelbasis zuerst, KI verfeinert
Deine Belege bleiben auf deinem Rechner: Eine feste Regelbasis liefert sofort und offline-fest einen Vorschlag, ein lokal laufendes Ollama-Modell verfeinert ihn – ganz ohne Cloud-Anbindung.
Lernt aus echten Buchungen
Statt stur nach Textmustern zu raten, orientiert sich die KI an deiner tatsächlichen Buchungshistorie und am Kontenrahmen deines Mandanten – jede Regel führt das passende Konto für SKR03 und SKR04 mit.
Vorschlag, keine Blackbox-Entscheidung
Jeder Vorschlag ist offen einsehbar: Du prüfst und bestätigst die Buchung – entschieden wird nichts heimlich im Hintergrund.
KI, die liest statt rät – häufige Fragen
Werden meine Kontodaten an einen KI-Anbieter in die Cloud geschickt?
Nein. Die Kontierung läuft über eine regelbasierte Erkennung, die komplett offline funktioniert, plus einer optionalen Verfeinerung durch ein lokal auf deinem Rechner laufendes Ollama-Modell. Es gibt für diese Funktion keine Cloud-Anbindung – deine Belege und Kontodaten verlassen dafür deinen Rechner nicht. Mehr zum Local-First-Prinzip.
Stand
Kann ich einen falschen KI-Vorschlag korrigieren?
Ja, jeder Kontierungsvorschlag lässt sich vor dem Verbuchen prüfen und ändern – die KI schlägt vor, du entscheidest.
Stand
Muss ich die KI erst trainieren?
Nein. Die Kontierung arbeitet mit dem Kontenrahmen, den du beim Anlegen des Mandanten gewählt hast – SKR03, SKR04 oder SKR42 –, und lernt zusätzlich aus deiner laufenden Buchungshistorie. Eine manuelle Trainingsphase ist nicht erforderlich. Mehr zu den Kontenrahmen (SKR).
Stand
Kontierung, die mit dir mitdenkt statt zu raten.
Kostenlos starten und den ersten Beleg mit einem KI-Vorschlag verbuchen.
Wo die meiste Zeit in der Buchhaltung verloren geht
Nicht das Rechnen kostet Zeit, sondern das Zuordnen: Beleg lesen, Betrag und Steuer erkennen, das richtige Konto raussuchen, eintippen. Bei hunderten Belegen im Monat werden daraus schnell Stunden – und jede manuelle Eingabe ist eine mögliche Fehlerquelle.
Genau hier setzt PilotOS an: Die lokale KI liest den Beleg per OCR, erkennt Betrag, Datum und Steuer und schlägt Konto und Steuerschlüssel gleich mit vor. Du musst nur noch prüfen und bestätigen, statt jeden Posten von null aufzuschreiben.
Warum lokal der Unterschied ist
Belege enthalten sensible Daten – Geschäftspartner, Beträge, mitunter Namen. Bei cloudbasierten Lösungen werden diese Daten zur Verarbeitung an die Server des Anbieters übertragen — meist sorgfältig abgesichert, aber eben außerhalb deiner Kontrolle und geregelt über einen Auftragsverarbeitungsvertrag. PilotOS lässt die KI (auf Basis von Ollama) auf deinem eigenen Rechner rechnen; die Belege verlassen das Haus gar nicht erst. Welcher Weg besser passt, entscheidest du.
Das ist mehr als Datenschutz: Die Kontierung läuft auch offline, unabhängig von einer Internetverbindung oder einem Anbieter, der den Dienst irgendwann abschalten könnte.
Ein System, das mit dir besser wird
Die KI liefert einen Vorschlag, kein Diktat. Korrigierst du eine Zuordnung, merkt sich das System die Regel: Derselbe Lieferant landet beim nächsten Mal auf dem richtigen Konto. Ein Regel-Fallback greift, wenn die KI unsicher ist, sodass nichts stillschweigend falsch gebucht wird.
So sinkt der Aufwand mit der Zeit, während die Treffsicherheit steigt. Die Verantwortung bleibt bei dir – aber die stumpfe Fleißarbeit übernimmt die Maschine.
Warum lokale KI auch eine Datenschutzfrage ist
Sobald ein Beleg Namen oder Kontodaten enthält, sind das personenbezogene Daten. Schickst du ihn zur Verarbeitung in eine Cloud, brauchst du dafür einen sauberen DSGVO-Auftragsverarbeitungsvertrag – ein Aufwand, den viele erstmal unterschätzen.
Weil die KI von PilotOS lokal auf deinem Rechner rechnet, verlässt kein Beleg das Haus. Es gibt keine Übermittlung an Dritte. Das vereinfacht die datenschutzrechtliche Seite deutlich, ersetzt aber weder Verarbeitungsverzeichnis noch technisch-organisatorische Maßnahmen.
Wo die KI aufhört und der Mensch entscheidet
Eine KI erkennt Muster, aber sie versteht den Geschäftsvorfall nicht. Ob eine Ausgabe betrieblich oder privat veranlasst ist, ob eine Bewirtung angemessen war, ob ein Beleg zu aktivieren oder sofort abzuziehen ist – das sind Wertungen, die der Unternehmer verantwortet, nicht der Algorithmus.
PilotOS macht diese Grenze bewusst: Die KI schlägt vor, der Mensch entscheidet. Unsichere Fälle werden markiert statt stillschweigend gebucht, und jede Zuordnung bleibt änderbar und nachvollziehbar. So bleibt die Buchhaltung deine Buchhaltung – die Maschine nimmt die Fleißarbeit ab, nicht die Verantwortung.
Warum die Vorschläge mit der Zeit besser werden
Eine KI-Kontierung ist kein Orakel – sie ist ein Vorschlag, der aus deinen Entscheidungen lernt. Am Anfang stützt sie sich auf Beleg, Text und Kontenrahmen; korrigierst du einen Vorschlag, merkt sie sich das Muster und trifft ähnliche Fälle künftig genauer. So sinkt der Aufwand von Monat zu Monat, ohne dass du die Kontrolle abgibst — der Mensch bestätigt, die Maschine schlägt vor.
Wichtig: Nichts wird still im Hintergrund gebucht. Jeder Vorschlag bleibt sichtbar und korrigierbar, und wiederkehrende Buchungen wie Miete oder Abos erkennt das System zuverlässig wieder. Diese Mischung aus Automatik und letzter menschlicher Entscheidung ist der Grund, warum die KI-Kontierung im Alltag wirklich entlastet, statt neue Fehler zu erzeugen. Und sie läuft dabei lokal — deine Buchungen trainieren kein fremdes Modell.
Gut zu wissen
Was erkennt die OCR?
Betrag, Datum, Steuer und Geschäftspartner aus dem Beleg.
Stand
Läuft das in der Cloud?
Nein, die KI läuft lokal auf deinem Rechner (Ollama).
Stand
Muss ich Vorschläge übernehmen?
Nein, du prüfst und bestätigst jeden Vorschlag.
Stand
Lernt das System?
Ja, aus deinen Korrekturen – gleiche Lieferanten landen richtig.
Stand
Was, wenn die KI unsicher ist?
Ein Regel-Fallback greift, statt falsch zu buchen.
Stand
Funktioniert es offline?
Ja, ohne Internetverbindung.
Stand
Entscheidet die KI allein?
Nein – sie schlägt vor, du bestätigst.
Was passiert bei Unsicherheit?
Der Fall wird markiert statt still gebucht.