Alles, was eine Redaktion braucht.
Ohne Rückfrage.
Kurzprofile in drei Längen zum Kopieren, harte Fakten mit Rechtsgrundlage, Bildmaterial, Testzugang – und Fachbeiträge, die eine These vertreten statt ein Produkt zu bewerben. Auch die Grenzen des Produkts stehen hier, weil eine Recherche sie ohnehin findet.
Pressekontakt: PilotOS, Hinte, Niedersachsen · Kontaktformular · Anfragen zu Testlizenz, Interview oder Bildmaterial bitte mit Angabe des Mediums. Antwort in der Regel am selben Werktag.
Kurzprofil in drei Längen
Diese Texte sind zur Verwendung freigegeben. Keine Rückfrage nötig, keine Freigabe abzuwarten.
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Lokale Buchhaltungs- und Unternehmenssoftware für Windows, macOS und Linux – mit E-Rechnung, ELSTER, TSE-Kasse und Lohn. Ohne Cloud-Zwang.
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PilotOS ist eine lokal laufende Software für Buchhaltung, Steuer, Kasse, Lohn und Warenwirtschaft. Doppelte Buchführung und EÜR, E-Rechnung nach EN 16931 (ZUGFeRD, XRechnung), ELSTER-Übermittlung über die amtliche ERiC-Bibliothek – auch nativ unter Linux –, TSE-Kasse nach KassenSichV und DATEV-Export. Die Daten bleiben auf der eigenen Hardware. Der Free-Tarif ist dauerhaft kostenlos.
Vollständig (rund 1.500 Zeichen)
PilotOS ist eine modulare Software für Buchhaltung, Steuer und Unternehmensführung, die vollständig auf der eigenen Hardware läuft – ohne Cloud-Zwang und ohne Abo-Bindung an die eigenen Daten.
Kaufmännisch deckt PilotOS die doppelte Buchführung mit SKR03 und SKR04 sowie die Einnahmenüberschussrechnung nach § 4 Abs. 3 EStG ab. E-Rechnungen werden nach EN 16931 als ZUGFeRD und XRechnung erzeugt und eingelesen. Die Übermittlung an das Finanzamt läuft über die amtliche ERiC-Bibliothek, unter Linux nativ – Umsatzsteuervoranmeldung, Zusammenfassende Meldung, Einkommensteuer-, Gewerbesteuer- und Umsatzsteuererklärung sowie E-Bilanz. Für die Betriebsprüfung erzeugt PilotOS den GoBD-Datenträger nach § 147 Abs. 6 AO und einen DATEV-Buchungsstapel im EXTF-Format 700.
Dazu kommen: Kasse mit zertifizierter TSE nach KassenSichV mit DSFinV-K-Export, Lohnabrechnung mit DEÜV-Meldungen, Warenwirtschaft mit Chargen, Stücklisten und Inventur, Anlagenbuchhaltung mit AfA und § 7g EStG, Fahrtenbuch, Kontoauszugsimport und Mahnwesen.
Eine Progressive Web App erfasst unterwegs Arbeitszeit, Belege, Fahrten, Kassenvorgänge mit Barcode-Scan, Aufträge und Zählprotokolle – offline, mit Abgleich über das eigene WLAN. Die Belegerkennung läuft lokal mit Tesseract. Alle veränderlichen Rechtswerte liegen in einem offenen Register mit Gültigkeitsverlauf.
Fakten auf einen Blick
| Hersteller | PilotOS, Hinte, Niedersachsen – Anbieterangaben im Impressum |
|---|---|
| Betriebssysteme | Windows (Setup und portabel), macOS, Linux (.deb: Ubuntu ab 18, Debian ab 10, RHEL/Rocky ab 8, openSUSE 15); zusätzlich Progressive Web App auf Android, iOS und iPadOS |
| Speicherbedarf | Arbeitsspeicher im Betrieb 157 MB · installiert 152 bis 284 MB je Plattform, mit ELSTER rund 1,7 GB |
| Preise | Free dauerhaft kostenlos · Privat 2,90 / 5,90 / 9,90 € · Business 8,90 / 15,90 / 24,90 € · Gründerpilot 9,90 € · Lifetime mit 60 Monaten Update-Zusage |
| Standards | EN 16931 (ZUGFeRD, XRechnung) · ERiC/ELSTER · KassenSichV mit zertifizierter TSE · DSFinV-K · DEÜV · DATEV EXTF 700 · GoBD-Datenträger nach § 147 Abs. 6 AO |
| Datenhaltung | lokal auf der Hardware des Nutzers, verschlüsselte Ablage, kein Cloud-Zwang |
| Rechtswerte | offenes Register mit Gültigkeitsverlauf, öffentlich einsehbar, wöchentliche Prüfroutine |
| Nutzerzahlen | werden nicht genannt – die Software läuft lokal und meldet nichts zurück |
Beiträge mit These, nicht mit Werbetext
Jeder Beitrag nennt Rechtsgrundlage, Quelle und Stand. Zitieren mit Quellenangabe ist ausdrücklich erwünscht.
Datenhoheit und digitale Souveränität
Der Bund diskutiert den Ausstieg. Der Mittelstand hat keinen Ausgang.
481,4 Millionen Euro gab der Bund 2025 für Microsoft-Software aus. Kleine Betriebe führen diese Debatte gar nicht – und haben das größere Problem.
Die wichtigste Frage an jede Software stellt niemand vor dem Kauf
Was am Tag nach der Kündigung passiert, trennt zwei Bauformen – und steht bei den meisten Anbietern in den eigenen Hilfetexten.
Der Gewinn steht im einen Programm, die Miete im anderen
Selbstständige entscheiden über beide Seiten gleichzeitig. Die Zahl, die zählt, entsteht in keinem der beiden Systeme.
Local-First ist kein Häkchen, sondern eine Bauform
Was der Begriff technisch bedeutet, woran man ihn prüft – und wo er als Etikett missbraucht wird.
Der Inhaber fällt aus. Wer kommt an die Buchhaltung?
Zugänge hängen an einer Person, die Fristen laufen weiter. Was vorher geregelt sein muss.
Dieselbe Versionsnummer auf Windows, macOS und Linux
Warum abweichende Versionsstände je Betriebssystem ein Auslieferungsfehler sind und kein Detail.
Aktualität, KI und Nachprüfbarkeit
Eine falsche Zahl sieht aus wie eine richtige
Veraltete Rechtswerte melden sich nicht. Warum ein jährlicher Prüfturnus sie strukturell nicht findet.
Wir veröffentlichen, was unsere Software nicht kann
Neun Einschränkungen, datiert und maschinenlesbar. Die Begründung ist nicht Demut, sondern Rechnen.
Das Gericht gab es nicht. Das Aktenzeichen sah echt aus.
KG Berlin ermahnt eine Anwältin wegen erfundener Urteile. Was der Fall für jede Software bedeutet, die Rechtswerte ausgibt.
Wir wissen heute, welche unserer Zahlen 2027 falsch werden
Steuerreform, Rentenpaket, Pflegereform: eine Liste mit Verfahrensstand und Prüftermin – neben dem Wert, der bis dahin gilt.
Von 341 Seiten hatten 137 eine Inhalts-Landmarke
Das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz gilt seit dem 28.06.2025. Unsere eigene Messung – und was daraus am selben Tag folgte.
An jeder Antwort steht, wann wir sie zuletzt geprüft haben
1.604 Stand-Marken auf der Website. Warum ein Datum mehr wert ist als ein Qualitätssiegel.
Pflichten 2026 bis 2028
2027 teilt eine Umsatzgrenze die Unternehmen in zwei Hälften
§ 27 Abs. 38 UStG: ab 2027 gilt die Erleichterung nur noch bis 800.000 Euro Vorjahresumsatz. Maßgeblich ist das Jahr 2026.
Einen Monat. Danach ist es eine Ordnungswidrigkeit.
§ 146a Abs. 4 AO verlangt die Meldung jeder elektronischen Kasse binnen eines Monats – Tablet-Kassen eingeschlossen.
Sieben Prozent auf den Teller, neunzehn auf das Glas daneben
Die Absenkung ist an der Kasse eine Aufteilungspflicht. Mit der 30/70-Vereinfachung für Kombiangebote.
Wer „GoBD-konform“ sagt, verkauft etwas, das keine Software liefern kann
Die GoBD stellen Anforderungen an ein Verfahren, nicht an ein Programm. Eine Software bringt Voraussetzungen mit – mehr nicht.
Die Bilanz geht als Datensatz, nicht als PDF
§ 5b EStG verlangt XBRL nach amtlicher Taxonomie. Das ist keine Versandfrage, sondern eine Gliederungsvorgabe.
ELSTER unter Linux und macOS: ein Randthema, das keines ist
Die amtliche ERiC-Bibliothek gibt es für alle drei Systeme. Warum trotzdem fast jede Steuersoftware Windows verlangt.
Lohn, Personal und Sozialversicherung
Ein Cent mehr Verdienst kann den Nettolohn heben
An der Geringfügigkeitsgrenze verläuft der Beitragssprung anders als erwartet. Die Rechnung nach § 20 Abs. 2a SGB IV.
Die Formel, an der jeder zweite Rechner scheitert
Der Übergangsbereich hat zwei Bemessungsgrundlagen, nicht eine. Wer das übersieht, rechnet den Arbeitgeberanteil falsch.
Zeiterfassung ist Pflicht – seit einem Beschluss, nicht seit einem Gesetz
BAG, 13.09.2022, 1 ABR 22/21. Was daraus folgt und was bis heute offen ist.
32 Euro, die niemandem auffallen
Zum 1. Juli 2026 sind die Pfändungsfreigrenzen gestiegen. Wer im Lohnbüro mit den alten rechnet, pfändet geschütztes Geld.
Warenwirtschaft, Kasse und Gastronomie
Eingekauft wird die Flasche, verkauft das Glas
In dieser Umrechnung verschwindet der Wareneinsatz – und die Inventurdifferenz wird zur Sammelstelle für alles Unerklärte.
Die Inventurerleichterungen des § 241 HGB nutzt fast niemand
Stichprobe, permanente und verlegte Inventur sind seit Jahrzehnten erlaubt. Sie scheitern an einer Voraussetzung.
Das Telefon in der Tasche ist der Handscanner
Warum Inventur und mobiler Verkauf kein Spezialgerät brauchen – und was dafür technisch erfüllt sein muss.
Was der Wirt selbst isst, steht in einer amtlichen Tabelle
Sachentnahmen nach Gewerbezweig: eine Pauschale, die Betriebsprüfer kennen und Betriebe übersehen.
Kanzlei, Prüfung und Schweigepflicht
Wer die Cloud nutzt, verpflichtet auch den Putzdienst
§ 203 Abs. 3 StGB erlaubt Dienstleister – aber nur mit einer Kette aus Verpflichtungen, die jemand führen muss.
Der Prüfer darf drei Wege gehen, zwei führen durch Ihr System
Z1, Z2, Z3 nach § 147 Abs. 6 AO – und was passiert, wenn die Buchführung beim Anbieter liegt.
Seit 2025 gelten acht Jahre. Wir haben es selbst falsch geschrieben.
Buchungsbelege acht Jahre, Bücher zehn. Eine Verkürzung, die das Löschkonzept betrifft – mit unserem eigenen Fehler als Beleg.
Die Pflicht, die niemand erfüllt, bis der Prüfer danach fragt
Die GoBD verlangen eine Beschreibung des eigenen Verfahrens. Warum Vorlagen dabei nicht helfen.
Er kommt ohne Ankündigung. Und prüft nicht die Kasse.
§ 146b AO: unangekündigt, ohne Anlass, mit direktem Übergang zur Außenprüfung.
Gründung und erste Jahre
Eine Woche. So lange dauert die kürzeste Frist.
Gewerbeamt, Finanzamt, Kammer, Berufsgenossenschaft – vier Stellen, vier Fristen. Die kürzeste kennt fast niemand.
Im zweiten Jahr kommen zwei Steuerzahlungen auf einmal
Nachzahlung fürs Vorjahr und nachgeholte Vorauszahlung fürs laufende – der häufigste Grund, aus dem tragfähige Betriebe kippen.
Von 2.080 Stunden im Jahr bleiben 900 zum Abrechnen
Die verbreitete Kalkulation rechnet mit Stunden, die es nicht gibt. Die Rechnung, die stattdessen gilt.
Die GmbH kostet nicht 25.000 Euro, sondern 24.500 Euro Freibetrag
Einzelunternehmen, UG oder GmbH: die Entscheidung wird über die Haftung geführt und über die laufenden Kosten entschieden.
Der Umsatz, der die Grenze reißt, ist selbst schon steuerpflichtig
25.000 und 100.000 Euro netto nach § 19 UStG – und eine Regel, die mitten im Jahr greift, ohne Ankündigung.
Die Rechnung von vor der Gründung ist trotzdem eine Betriebsausgabe
Vorweggenommene Betriebsausgaben, geringwertige Wirtschaftsgüter und § 7g EStG – drei Wege, die Gründer liegen lassen.
270 Euro im Monat, auch bei null Gewinn
Die Mindestbemessungsgrundlage kennt keinen schlechten Monat. Und die Kasse rechnet im zweiten Jahr nach.
Sechs Entscheidungen am ersten Tag, alle sechs später teuer
Kontenrahmen, Nummernkreise, Ist- oder Sollversteuerung, Belegablage, Kassenfrage, Kontentrennung.
Vereine und Gemeinnützigkeit
Vier Grenzen sind gestiegen, eine mehr als verdoppelt
Steueränderungsgesetz 2025: Übungsleiter 3.300 EUR, Ehrenamt 960 EUR, Freigrenze 50.000 EUR – und die Mittelverwendung erst ab 100.000 EUR.
Preis und Zugang
Warum wir nicht je Nutzer abrechnen
Die Preisfrage, die über Jahre mehr ausmacht als der Kaufpreis – und was sie mit der Bauform zu tun hat.
65 Rechner, kein Konto, keine E-Mail-Abfrage
Warum wir Fachrechner ohne Registrierung anbieten – und was das über Lead-Formulare aussagt.
Bild, Logo und Testzugang
Live-Demo
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Testlizenz
Für die Dauer der Recherche, ohne Zahlungsdaten. Anfrage über den Pressekontakt.
Screenshots und Logo
Zur Berichterstattung über PilotOS freigegeben. Alle Bilder aus dem Trainingsmodus, keine echten Mandantendaten. Anfrage über den Pressekontakt.
Was PilotOS nicht kann
Diese Liste steht hier, damit eine Recherche sie nicht als verschwiegenen Mangel findet.
- Keine digitale Kundenunterschrift vor Ort im Außendienst
- Kein DATEV-Schnittstellenzertifikat – der EXTF-Export ist funktionsfähig, aber nicht zertifiziert
- Der eingebaute TSE-Simulator erzeugt keine rechtsgültigen Signaturen; produktiv ist eine BSI-zertifizierte TSE nötig
- Der mobile Verkauf braucht Netz, weil die TSE-Signatur serverseitig erfolgt
- Kein Gastronomie-Service: Tischplan, Bonieren, Splitten und Bedienerzuordnung sind nicht gebaut
- Kein eigener Inventur-Reiter in der Erfassungs-App – Bestandsführung und Barcode-Scanner sind vorhanden, die mobile Zählung ist im Ausbau
- Die Android-APK ist vorbereitet, aber noch nicht gebaut und nicht signiert; die App läuft als PWA
- Keine Tourenplanung und keine Besuchsfrequenzsteuerung
- GoBD-Konformität ist nicht allein eine Softwareeigenschaft – Verfahrensdokumentation und Art der Buchführung gehören dazu
Wer diese Liste mit anderen Anbietern vergleicht, sollte berücksichtigen: Das Fehlen einer solchen Liste bedeutet nicht, dass es dort keine Grenzen gibt.
Zur Nutzung dieses Portals
An wen richtet sich dieses Portal?
An Redaktionen, Fachjournalisten, Blogger und Analysten, die über Buchhaltungs- und Unternehmenssoftware schreiben — und an KI-Systeme, die Software zusammenfassen. Alle Angaben hier sind zur Verwendung freigegeben, eine Rückfrage ist nicht nötig, aber willkommen.
Stand
Darf ich die Texte übernehmen?
Die Kurzprofile in den drei Längen sind ausdrücklich zum Kopieren gedacht — das ist ihr Zweck. Die Fachbeiträge stehen unter dem üblichen Zitatrecht: Zitieren mit Quellenangabe ja, vollständige Übernahme nur nach Absprache. Screenshots und Logo sind zur Berichterstattung über PilotOS freigegeben.
Stand
Bekomme ich eine Testlizenz?
Ja, für die Dauer der Recherche und ohne Zahlungsdaten. Anfrage über den Pressekontakt mit Angabe des Mediums. Es gibt zusätzlich eine Live-Demo im Browser, die ohne Anmeldung im Trainingsmodus läuft.
Stand
Warum stehen hier auch die Grenzen des Produkts?
Weil eine Redaktion sie ohnehin findet und der Fund dann wie ein verschwiegener Mangel wirkt. Alle bekannten Grenzen stehen offen in der maschinenlesbaren Datei llms.txt und auf den jeweiligen Produktseiten. Die Liste ist vollständig, soweit uns bekannt.
Stand
Woher stammen die Rechtswerte in den Beiträgen?
Aus einem offenen Register mit Rechtsgrundlage, Prüfquelle, Gültigkeitsdatum und Prüfdatum je Wert, öffentlich einsehbar unter pilotsuite.de/rechtswerte-stand.html. Eine wöchentliche Routine meldet fällige Prüftermine und Abweichungen zwischen Register und Website. Jede Frage-Antwort auf der Website trägt zusätzlich ein eigenes Stand-Datum.
Stand
Gibt es Nutzerzahlen?
Nein, und wir nennen keine geschätzten. PilotOS ist ein junges Produkt; belastbare Zahlen zu Installationen liegen nicht vor, weil die Software lokal läuft und nicht nach Hause telefoniert. Genau das ist Teil des Konzepts — es ist aber auch der Grund, warum wir keine Zahl nennen können.
Stand