Die Bilanz geht als Datensatz.
Nicht als PDF.

Was § 5b EStG verlangt

Wer den Gewinn nach § 4 Abs. 1, § 5 oder § 5a EStG ermittelt, hat den Inhalt der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Daten­fernübertragung zu übermitteln. Wer eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung macht, ist nicht betroffen – für ihn gilt die Anlage EÜR.

Das Format ist XBRL, die Gliederung folgt der HGB-Taxonomie, die jährlich aktualisiert und amtlich bekannt gegeben wird. Sie enthält Mussfelder, die auch dann übermittelt werden müssen, wenn der Betrieb sie nicht führt – dann als Leerwert mit Kennzeichnung.

Zusätzlich zur Bilanz und GuV können je nach Fall weitere Berichtsteile gefordert sein: Ergebnisverwendung, Kapitalkontenentwicklung bei Personengesellschaften, steuerliche Überleitungsrechnung, wenn die Handelsbilanz übermittelt wird.

Der Punkt, an dem es teuer wird: die Mussfelder

Die Taxonomie ist feiner gegliedert als der übliche Kontenrahmen eines Kleinbetriebs. Positionen, die im SKR03 in einem Sammelkonto stehen, müssen in der E-Bilanz getrennt ausgewiesen werden.

Zwei Wege führen dorthin. Der eine: die Konten von Anfang an so führen, dass die Zuordnung eindeutig ist – also feiner buchen, als es die eigene Auswertung verlangt. Der andere: am Jahresende umgliedern, von Hand, mit einer Zuordnungstabelle, die niemand dokumentiert und die im nächsten Jahr wieder gebraucht wird.

Der erste Weg kostet einmal Nachdenken beim Einrichten. Der zweite kostet jedes Jahr Stunden – und erzeugt einen Bruch zwischen dem, was gebucht wurde, und dem, was übermittelt wird. Genau dieser Bruch ist in einer Betriebsprüfung erklärungsbedürftig.

Warum kleine Anbieter das Thema meiden

Die E-Bilanz verlangt drei Dinge gleichzeitig: eine gepflegte Zuordnung des Kontenrahmens zur jeweils gültigen Taxonomie, die Erzeugung eines gültigen XBRL-Datensatzes und die Übermittlung über ERiC.

Die Taxonomie ändert sich jährlich. Wer sie nicht nachführt, erzeugt Datensätze, die abgewiesen werden – und zwar erst beim Senden, kurz vor der Frist. Das ist der Grund, aus dem viele Programme für Kleinbetriebe bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung aufhören.

PilotOS baut Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung nach §§ 266 und 275 HGB aus der laufenden Buchhaltung auf und bereitet daraus den Datensatz für die E-Bilanz-Taxonomie vor; die Übermittlung läuft über ERiC wie bei der Umsatzsteuervoranmeldung.

Und wir sagen dazu, was das nicht ist: Eine Software kann prüfen, ob der Datensatz formal gültig ist. Ob die Zuordnung inhaltlich richtig ist – also ob ein Aufwand auf dem richtigen Taxonomieposten liegt – entscheidet der Bilanzierende, in der Regel gemeinsam mit dem Steuerberater.

Wer bilanzieren muss – und wer nicht

Kapitalgesellschaften immer, unabhängig von jeder Grenze. Einzelunternehmer und Personengesellschaften erst, wenn sie die Grenzen des § 141 AO überschreiten: 800.000 Euro Umsatz oder 80.000 Euro Gewinn (Werte seit 2024). Handelsrechtlich entspricht dem § 241a HGB.

Der Wechsel kommt nicht schleichend, sondern per Mitteilung des Finanzamts – mit Wirkung ab dem folgenden Wirtschaftsjahr. Danach ist ein Übergang von der Einnahmen-Überschuss-Rechnung zur Bilanz vorzunehmen, mit Übergangsgewinn oder -verlust.

Wer die Grenzen absehbar erreicht, richtet den Kontenrahmen besser vorher ein. Ein Wechsel von SKR03 auf SKR04 im laufenden Betrieb ist möglich, kostet aber die Vergleichbarkeit mit den Vorjahren.

„Die E-Bilanz ist kein Versandweg, sondern eine Gliederungsvorgabe. Wer seinen Kontenrahmen nicht darauf ausrichtet, gliedert am Jahresende von Hand um – und erzeugt einen Bruch zwischen dem, was gebucht wurde, und dem, was übermittelt wird. Genau dieser Bruch ist in einer Prüfung erklärungsbedürftig.“

PilotOS, Herstellerangabe · Stand 6. September 2026