Stundensatz-Rechner für Selbstständige
Was ist ein realistischer Stundensatz als Selbstständiger? – in Sekunden beantwortet. PilotOS-Rechner kann das – plus direkte Übernahme deiner Kalkulation in Angebot und Rechnung.
Wunschgehalt durch Arbeitsstunden zu teilen, klingt einfach – vergisst dabei aber Betriebskosten, Steuerrücklage und die vielen unbezahlten Stunden für Akquise und Verwaltung. Ergebnis: Du arbeitest oft 20 bis 30 % unter dem, was dein Satz eigentlich tragen müsste.
Dieser Rechner zeigt dir deinen echten Stundensatz als Vollkostenrechnung aus Zielgewinn, Betriebskosten und tatsächlich fakturierbaren Stunden. Kostenlos, ohne Anmeldung, direkt im Browser.
Vollkostenrechnung: Der Netto-Stundensatz deckt deinen Zielgewinn plus alle Betriebskosten, verteilt auf die tatsächlich fakturierbaren Stunden (nicht die Arbeitsstunden – Akquise, Buchhaltung und Urlaub zahlt niemand). Von Akquise bis Rechnungsstellung gehen erfahrungsgemäß 30–50 % der Arbeitszeit für nicht abrechenbare Tätigkeiten drauf.
Alle hier verwendeten Rechtswerte mit Gültigkeit, Norm und Prüfdatum stehen offen im Register – Stand der Rechtswerte.
Stundensatz als Selbstständiger richtig kalkulieren
Der häufigste Fehler von Freiberuflern und Selbstständigen: Wunschgehalt durch 160 Stunden im Monat teilen – und dabei Betriebskosten, Steuern, Urlaub, Krankheit und unbezahlte Akquisezeit vergessen. Ergebnis: ein Stundensatz, der nicht trägt.
Diese Vollkostenrechnung dreht den Blick um: Wie viel Umsatz brauchst du, damit nach Kosten und Steuern dein Zielgewinn übrig bleibt – verteilt auf die Stunden, die du wirklich abrechnen kannst? In PilotOS hinterlegst du diese Kalkulation je Artikel und Dienstleistung und übernimmst sie direkt in Angebote.
Kalkulation, Angebot und Rechnung – ein System
Einmal in PilotOS hinterlegt, läuft deine Vollkosten-Kalkulation automatisch in jedes Angebot und jede E-Rechnung mit. Lokal, GoBD-Voraussetzungen eingebaut, ohne Cloud.
Was dein Stundensatz wirklich decken muss
Ein tragfähiger Stundensatz ergibt sich nicht aus dem Bauch, sondern aus einer Rechnung: Deine gewünschten Jahreseinnahmen plus alle Betriebskosten, geteilt durch die tatsächlich fakturierbaren Stunden. Der Knackpunkt sind die fakturierbaren Stunden – von den rund 2.000 Arbeitsstunden im Jahr bleibt nach Urlaub, Krankheit, Akquise, Verwaltung und Weiterbildung oft nur die Hälfte, die sich wirklich abrechnen lässt.
Kurz gesagt: Netto-Stundensatz = (Zielgewinn + Betriebskosten) ÷ fakturierbare Stunden. Für den Bruttopreis multiplizierst du das Ergebnis mit 1,19 (bei 19 % USt). Der Rechner übernimmt diese Kalkulation für dich und zeigt, welcher Satz nötig ist, um Kosten und Zielgewinn zu decken. Das schützt vor dem häufigsten Fehler von Selbstständigen: sich zu billig zu verkaufen, weil nur die reine Arbeitszeit gerechnet wurde.
Rechenbeispiel 1: Eine Grafikdesignerin möchte 45.000 € Jahresüberschuss vor Steuern erwirtschaften und hat 12.000 € jährliche Betriebskosten (Miete, Software, Versicherungen, Fortbildung). Macht zusammen 57.000 € nötigen Jahresumsatz. Bei 1.300 fakturierbaren Stunden im Jahr ergibt das einen Netto-Stundensatz von rund 43,85 €, brutto mit 19 % USt rund 52,18 €. Setzt sie mit 35 % Steuer-/SV-Rücklage kalkuliert, bleiben ihr von den 45.000 € Zielüberschuss rechnerisch noch rund 29.250 € im Jahr, also etwa 2.440 € im Monat.
Rechenbeispiel 2 (Randfall Teilzeit-Selbstständigkeit): Ein Berater arbeitet neben einem Teilzeitjob nur wenige Stunden selbstständig und rechnet mit lediglich 600 fakturierbaren Stunden im Jahr, will aber trotzdem 30.000 € Jahresüberschuss erzielen, bei 6.000 € Betriebskosten. Nötiger Jahresumsatz: 36.000 €, verteilt auf 600 Stunden ergibt das einen Netto-Stundensatz von 60,00 €, brutto rund 71,40 € – deutlich mehr als bei Vollzeit-Selbstständigkeit, weil sich Zielgewinn und Fixkosten auf viel weniger Stunden verteilen.
Die Formel lautet: Netto-Stundensatz = (Zielgewinn + Betriebskosten) ÷ fakturierbare Stunden. Entscheidend ist die realistische Schätzung der fakturierbaren Stunden – wer von 2.000 Jahresarbeitsstunden ausgeht statt von den tatsächlich abrechenbaren 1.100 bis 1.500, unterschätzt seinen nötigen Stundensatz um 30 bis 50 Prozent und arbeitet dauerhaft unter Wert.
Vom Stundensatz zum Angebot
Ein sauber kalkulierter Stundensatz ist die Grundlage für Angebote und Projektpreise. Er muss auch Rücklagen für Steuern, Altersvorsorge und Investitionen enthalten, die bei Angestellten der Arbeitgeber übernimmt. Wer das ausblendet, arbeitet auf Dauer unter Wert.
In PilotOS fließt der Stundensatz in die Kalkulation und Faktura ein, sodass Angebote und Rechnungen auf einer belastbaren Kostenbasis stehen. Der Rechner ist der schnelle Einstieg in diese Kalkulation.
Häufige Fehler bei der Stundensatz-Kalkulation
1. Wunschgehalt durch Arbeitsstunden statt fakturierbare Stunden: Wer 160 Monatsstunden ansetzt statt der realistisch abrechenbaren 90 bis 120 Stunden, unterschätzt den nötigen Stundensatz um bis zu 40 %. Akquise, Buchhaltung, Angebotserstellung und Fortbildung zählen zur Arbeitszeit, sind aber nicht fakturierbar.
2. Betriebskosten vergessen: Miete, Software-Abos, Versicherungen, Fahrzeugkosten und Weiterbildung summieren sich schnell auf mehrere Tausend Euro im Jahr. Wer diese Kosten nicht in die Kalkulation einbezieht, zahlt sie faktisch aus dem eigenen Gewinn.
3. Keine Steuer-/SV-Rücklage eingeplant: Vom Zielüberschuss gehen erfahrungsgemäß ca. 30 bis 40 % für Einkommensteuer, Kranken- und Rentenversicherung ab. Ohne diese Rücklage wirkt der Stundensatz höher, als er nach Steuern tatsächlich ist.
4. Auslastung zu optimistisch geschätzt: Selbst bei ambitionierter Vollzeit-Selbstständigkeit sind 1.100 bis 1.500 fakturierbare Stunden im Jahr realistisch, nicht 2.000. Wer die höhere Zahl ansetzt, kalkuliert seinen Satz systematisch zu niedrig.
5. Umsatzsteuer beim Angebot vergessen: Wer nicht Kleinunternehmer nach § 19 UStG ist, muss auf den Netto-Stundensatz 19 % Umsatzsteuer aufschlagen. Wird das im Angebot übersehen, fehlt am Ende Liquidität, weil die USt ans Finanzamt weitergereicht werden muss.
Gut zu wissen
Wie berechne ich meinen Stundensatz?
Addiere deinen gewünschten Jahresüberschuss und alle jährlichen Betriebskosten und teile die Summe durch die tatsächlich fakturierbaren Stunden im Jahr. Für den Bruttopreis kommen noch 19 % Umsatzsteuer dazu, sofern du nicht Kleinunternehmer bist.
Stand
Was sind fakturierbare Stunden genau?
Die tatsächlich abrechenbaren, kundenzahlbaren Stunden nach Abzug von Urlaub, Krankheit, Akquise, Verwaltung, Buchhaltung und Weiterbildung. Realistisch sind ca. 1.100 bis 1.500 Stunden im Jahr, je nach Branche und Auslastung.
Stand
Warum reicht die reine Arbeitszeit als Grundlage nicht?
Weil von rund 2.000 Jahresarbeitsstunden erfahrungsgemäß nur 55 bis 75 % direkt abrechenbar sind. Wer mit 2.000 Stunden statt der realistischen 1.100 bis 1.500 rechnet, unterschätzt den nötigen Satz um bis zu 40 %.
Stand
Was muss der Stundensatz noch decken?
Neben dem Wunschgehalt auch Rücklagen für Einkommensteuer und Sozialversicherung (ca. 30–40 % des Überschusses), Altersvorsorge und Investitionen in Ausrüstung oder Weiterbildung – Kosten, die bei Angestellten der Arbeitgeber trägt.
Stand
Was ist der häufigste Kalkulationsfehler?
Sich zu billig zu verkaufen, weil Wunschgehalt einfach durch Arbeitsstunden statt fakturierbare Stunden geteilt wird und Betriebskosten sowie Steuerrücklage fehlen. Das führt oft zu einem Satz, der 20 bis 30 % zu niedrig ist.
Stand
Nutzt PilotOS den Stundensatz weiter?
Ja, PilotOS übernimmt den kalkulierten Stundensatz direkt in Kalkulation, Angebote und E-Rechnungen, sodass Preise immer auf einer belastbaren Kostenbasis stehen – lokal, ohne Cloud.
Stand
Wie hoch sollte die Steuer-/SV-Rücklage sein?
Je nach Steuerklasse, Krankenversicherung (freiwillig gesetzlich oder privat) und Gewinnhöhe sind ca. 30 bis 40 % des Überschusses eine gängige Faustregel – bei hohen Gewinnen wegen der Steuerprogression eher am oberen Rand.
Stand
Muss ich Umsatzsteuer auf den Stundensatz aufschlagen?
Ja, sofern du nicht Kleinunternehmer nach § 19 UStG bist – dann kommen 19 % zum Netto-Stundensatz hinzu. Kleinunternehmer weisen keine USt aus, können dafür aber auch keine Vorsteuer ziehen.
Stand
Wie oft sollte ich den Stundensatz neu kalkulieren?
Mindestens einmal im Jahr, außerdem bei größeren Kostensteigerungen, gestiegenen Lebenshaltungskosten oder wenn sich die fakturierbaren Stunden dauerhaft ändern – etwa durch neue Projekte oder Teilzeit.
Stand
Mit deinen echten Zahlen weiterrechnen
Dieser Rechner arbeitet mit den Annahmen, die du eingetippt hast. PilotOS rechnet dieselbe Formel über deine tatsächlichen Buchungen – lokal auf deinem Rechner, ohne dass eine Zahl das Haus verlässt.
Gehört zur Gruppe Preis & Ertrag (7 Rechner). Passend dazu im Programm: Preiskalkulation im Programm · Controlling-Kennzahlen
Der Free-Tarif ist dauerhaft kostenlos. Kein Konto nötig, um die Rechner zu benutzen – und alle 35 laufen auch offline in der App, direkt in der passenden Maske.
