Lohnabrechnung, die sich von selbst verbucht – und meldet, statt nur zu rechnen

Bei den meisten Anbietern sind Lohnsoftware und Buchhaltung zwei getrennte Programme: Die Abrechnung entsteht in der einen Software, der Lohnaufwand, die SV-Verbindlichkeiten und die abzuführende Lohnsteuer müssen anschließend von Hand in die Finanzbuchhaltung übertragen werden – eine Fehlerquelle mehr am Monatsende. Bei PilotOS ist eine Lohnabrechnung eine Buchung im selben Journal wie Rechnungen, Kasse und Bankbewegungen: ohne zweites Programm, ohne Exportdatei, ohne Übertragungsfehler.

Zwischen Bruttolohn und dem, was auf dem Konto landet, liegen mehrere Abzüge, die exakt in der richtigen Reihenfolge greifen müssen. Zuerst die Sozialversicherung mit ihren vier Zweigen: Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung. Die Beiträge teilen sich Arbeitnehmer und Arbeitgeber grundsätzlich hälftig, gelten aber nur bis zur jeweiligen Beitragsbemessungsgrenze. Zwei Feinheiten entscheiden über Cent-Beträge: der kassenindividuelle Zusatzbeitrag in der Krankenversicherung und der Zuschlag für Kinderlose in der Pflegeversicherung, der sich seit 2023 nach der Zahl der Kinder staffelt.

Erst danach folgt die Lohnsteuer, berechnet nach der Steuerklasse und dem Einkommensteuertarif des § 32a EStG, dazu gegebenenfalls Solidaritätszuschlag – der für die meisten Beschäftigten inzwischen entfällt – und Kirchensteuer. Bei niedrigen Einkommen greift die Midijob-Gleitzone mit reduziertem Arbeitnehmeranteil, beim Minijob die Pauschalierung nach § 40a EStG. PilotOS rechnet diese Kette nachvollziehbar durch und zeigt jeden Abzug einzeln, statt nur eine Netto-Zahl auszuwerfen – die Sozialversicherungs- und Steuerparameter werden dabei aktuell gehalten.

Die Routine-Abrechnung eines Angestellten in Steuerklasse I ist das Einfache. Anspruchsvoll wird es bei den Sonderfällen – und dort passieren die teuren Fehler. Ein geldwerter Vorteil wie der Firmenwagen (1-%-Regelung oder Fahrtenbuch) erhöht das steuer- und beitragspflichtige Brutto; Sachbezüge bleiben nur bis zur monatlichen Freigrenze steuerfrei. Bei einer Lohnpfändung oder Gehaltsabtretung muss der pfändbare Betrag exakt nach der Pfändungstabelle ermittelt werden – rechnet der Arbeitgeber falsch, haftet er. Und wer mehrere Jobs hat, dessen Beitragsbemessungsgrenzen werden anteilig auf die Beschäftigungen aufgeteilt.

Dazu kommen die Umlagen, die viele übersehen: die U1 (Erstattung bei Krankheit in Kleinbetrieben), die U2 (Mutterschaft) und die Insolvenzgeldumlage U3, die der Arbeitgeber zusätzlich trägt. Auch Kurzarbeitergeld und die Abgrenzung zwischen kurzfristiger und geringfügiger Beschäftigung haben eigene Regeln, die im Zweifel über die Beitragspflicht entscheiden. PilotOS kennt diese Fälle, weist die Beträge getrennt aus und begründet jeden Abzug – so bleibt die Abrechnung auch bei einer Prüfung durch den Rentenversicherungsträger nachvollziehbar.

Weil der Lohnlauf direkt verbucht wird, stehen Lohnsteuer und Sozialabgaben pünktlich als abzuführende Verbindlichkeit bereit, und die Frühwarnung sieht rechtzeitig, wenn ein großer Lohnlauf die Liquidität eng macht.

Wandelt ein Arbeitnehmer einen Teil seines Bruttolohns in eine betriebliche Altersvorsorge um, bleiben die Beiträge nach § 3 Nr. 63 EStG bis zu 8 % der Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung steuerfrei und bis 4 % zusätzlich sozialversicherungsfrei. Das senkt das steuer- und beitragspflichtige Brutto – die Abrechnung muss die Entgeltumwandlung aber sauber vor der Steuer- und SV-Berechnung abziehen und den seit 2022 verpflichtenden Arbeitgeberzuschuss von 15 % berücksichtigen, soweit der Arbeitgeber durch die Umwandlung Sozialabgaben spart. PilotOS nimmt diese Reihenfolge automatisch vor und weist den umgewandelten Betrag getrennt aus.

Auch vermögenswirksame Leistungen gehören sauber abgebildet: Der Arbeitgeberanteil ist lohnsteuer- und beitragspflichtig, wird aber zweckgebunden an den Vertrag des Arbeitnehmers überwiesen; die mögliche Arbeitnehmer-Sparzulage läuft getrennt über die Steuererklärung. Dazu kommen steuerfreie oder pauschal versteuerte Extras wie Sachbezüge im Rahmen der Freigrenze, Fahrtkostenzuschüsse oder das Job-Ticket. Jede dieser Komponenten hat eigene Grenzen und Meldepflichten – PilotOS kennt sie, ordnet sie den richtigen Lohnarten zu und hält so das Lohnkonto prüfungssicher, das nach § 41 EStG sechs Jahre aufzubewahren ist.