Steuererklärung in Minuten, nicht Nächten.
Einmal ordentlich buchen statt dreimal dieselben Zahlen abtippen: USt-Voranmeldung, Umsatzsteuererklärung und Einnahmen-Überschuss-Rechnung entstehen automatisch aus deinem Journal – plus automatischer Abgleich gegen bereits abgegebene Voranmeldungen, plus GoBD-fest dokumentierte Buchungen als Nachweis fürs Finanzamt.
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Auf einen Blick
USt-Voranmeldung (UStVA)
Monatliche oder quartalsweise Voranmeldung mit korrekter Trennung von Vorsteuer und Ausgangssteuer, direkt aus den Buchungen berechnet.
Umsatzsteuererklärung (UStE)
Jahreserklärung getrennt nach steuerpflichtigen Umsätzen und Steuersätzen gemäß amtlichem Formular – abgeglichen gegen die laufenden Voranmeldungen.
EÜR nach §4 Abs. 3 EStG
Einnahmen-Überschuss-Rechnung mit den offiziellen BMF-Zeilennummern der Anlage EÜR, direkt exportierbar.
Welche Erklärung, welcher Turnus – und wann?
Die Pflichten hängen an Umsatz, Gewinn und Zahllast. PilotOS kennt die aktuellen Schwellen und schlägt dir den richtigen Rhythmus vor, statt dich raten zu lassen. Ein kurzer Überblick zum Rechtsstand 2026:
UStVA-Turnus nach Zahllast
Seit dem 1. Januar 2025 gilt: Lag die Umsatzsteuer-Zahllast des Vorjahres über 9.000 €, meldest du monatlich voran. Zwischen 2.000 € und 9.000 € reicht die vierteljährliche Voranmeldung, bei bis zu 2.000 € genügt die Jahreserklärung. Die Monats-Grenze wurde von 7.500 € auf 9.000 € angehoben (§ 18 Abs. 2 UStG).
Kleinunternehmer § 19 UStG
Seit 2025 bleibst du Kleinunternehmer, wenn dein Vorjahresumsatz 25.000 € nicht überstieg und du im laufenden Jahr unter 100.000 € bleibst (vorher 22.000 € / 50.000 €). Dann führst du keine Umsatzsteuer ab, gibst grundsätzlich keine Voranmeldung ab – und seit dem Zeitraum 2024 entfällt auch die Umsatzsteuer-Jahreserklärung.
EÜR oder Bilanz?
Als Freiberufler oder kleiner Gewerbetreibender ermittelst du deinen Gewinn per Einnahmen-Überschuss-Rechnung (§ 4 Abs. 3 EStG). Zur Buchführung und Bilanz bist du erst verpflichtet, wenn dein Umsatz 800.000 € oder dein Gewinn 80.000 € übersteigt (§ 141 AO, seit 2024 angehoben von 600.000 € / 60.000 €).
Angaben zum Rechtsstand 2026 ohne Gewähr. Für deine konkrete Konstellation ist die Rücksprache mit einem Steuerberater maßgeblich – PilotOS ersetzt keine steuerliche Beratung.
Von der einzelnen Buchung zur fertigen Formularzeile
Steuererklärungen kosten selten wegen der Steuer selbst Nächte – sondern wegen der doppelten Datenhaltung. Du pflegst Einnahmen und Ausgaben in einer Excel-Tabelle, korrigierst später eine Zahl und überschreibst damit den alten Wert, ohne dass irgendwo steht, wann und warum sich etwas geändert hat. Für die Voranmeldung sortierst du dieselben Umsätze noch einmal, für die Jahreserklärung ein drittes Mal. Jeder Übertrag ist eine neue Fehlerquelle – und beim Finanzamt fehlt dir im Zweifel der Nachweis über die ursprünglichen Werte.
PilotOS dreht das um: Jede Buchung trägt von Anfang an ihren Steuerschlüssel – Vorsteuer oder Ausgangssteuer, Steuersatz, steuerfreier oder nicht steuerbarer Umsatz. Die USt-Voranmeldung summiert genau diese Schlüssel für den jeweiligen Zeitraum und ordnet sie direkt den amtlichen Kennziffern des Formulars zu. Die Umsatzsteuererklärung greift aufs ganze Jahr zu und gleicht sich automatisch gegen die bereits abgegebenen Voranmeldungen ab – Differenzen siehst du sofort, nicht erst bei der Prüfung.
Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung entsteht aus derselben Quelle: Betriebseinnahmen und -ausgaben landen automatisch auf den offiziellen Zeilen der Anlage EÜR, inklusive Sonderfälle wie Privatanteil beim Firmenwagen, Abschreibungen und nicht abziehbaren Betriebsausgaben. Weil alles auf dem festgeschriebenen Journal beruht, ist jede Zahl bis zum einzelnen Beleg zurückverfolgbar – GoBD-konform und prüfungsfest, anders als eine Excel-Tabelle, die sich rückwirkend überschreiben lässt, ohne dass eine Änderungshistorie zeigt, was sich wann geändert hat.
Praktisch heißt das: Du erfasst deinen Beleg einmal, ordentlich. Die Erklärung ist danach kein Projekt mehr, sondern ein Knopfdruck. Weil PilotOS lokal auf deinem Rechner bzw. deinem eigenen Server läuft statt zwingend in einer fremden Cloud, bleiben auch deine Steuerdaten unter deiner Kontrolle. Und wenn dein Steuerberater die Zahlen final übermittelt, bekommt er einen sauber strukturierten Export statt eines Schuhkartons.
Steuererklärung in Minuten, nicht Nächten – häufige Fragen
Muss ich meine Umsätze noch einmal separat für die Steuererklärung erfassen?
Nein. UStVA, UStE und EÜR greifen auf dieselben Journalbuchungen zu wie deine laufende Buchhaltung – eine zweite Datenerfassung entfällt.
Stand
Kann ich die Zahlen an ELSTER übermitteln?
PilotOS bereitet die Werte in der Struktur der amtlichen Formulare auf. Eine direkte ELSTER/ERIC-Schnittstelle ist als Ausbaustufe geplant; aktuell erfolgt die Übermittlung über den Export der aufbereiteten Werte bzw. über deinen Steuerberater – auch ohne dass du selbst eine DATEV-Lizenz brauchst. Mehr zur ELSTER-Übermittlung.
Stand
Gilt das auch für Gewerbesteuer und Körperschaftsteuer?
Die Datenbasis aus dem Journal deckt auch diese Auswertungen ab. Prüfe für deine konkrete Rechtsform und Konstellation, welche Erklärungen für dich Pflicht sind – im Zweifel gemeinsam mit deinem Steuerberater. Mehr zur Gewerbesteuererklärung.
Stand
Muss ich monatlich oder vierteljährlich voranmelden?
Das richtet sich nach deiner Umsatzsteuer-Zahllast des Vorjahres. Seit 2025 gilt: über 9.000 € monatlich, zwischen 2.000 € und 9.000 € vierteljährlich, bis 2.000 € genügt die Jahreserklärung (§ 18 Abs. 2 UStG). Im Gründungsjahr gelten Sonderregeln – PilotOS weist dich auf den zutreffenden Turnus hin. Mehr zur USt-Voranmeldung.
Stand
Bin ich mit meinem Umsatz noch Kleinunternehmer?
Seit 1. Januar 2025 bleibst du Kleinunternehmer nach § 19 UStG, wenn dein Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 € nicht überschritten hat und im laufenden Jahr unter 100.000 € bleibt. Dann fällt keine Umsatzsteuer an und die Voranmeldung entfällt in der Regel. Ob sich der Verzicht auf die Regelung lohnt, hängt von deinen Vorsteuerbeträgen ab. Mehr zur Kleinunternehmerregelung.
Stand
Reicht bei mir die EÜR oder muss ich bilanzieren?
Freiberufler dürfen unabhängig von der Höhe per Einnahmen-Überschuss-Rechnung abrechnen. Gewerbetreibende sind erst zur Buchführung und Bilanz verpflichtet, wenn der Umsatz 800.000 € oder der Gewinn 80.000 € übersteigt (§ 141 AO). Darunter genügt die EÜR nach § 4 Abs. 3 EStG. Mehr zur EÜR.
Stand
Reicht eine Excel-Tabelle für eine GoBD-konforme EÜR oder Steuererklärung?
In der Regel nicht. Die GoBD verlangen Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit jeder Buchung – eine Excel-Tabelle lässt sich dagegen jederzeit rückwirkend überschreiben, ohne dass eine Änderungshistorie dokumentiert, wann und warum sich ein Wert geändert hat. PilotOS schreibt jede Buchung im Journal fest; Korrekturen laufen über Stornobuchungen statt über ein stilles Überschreiben. Mehr zu GoBD-Anforderungen.
Stand
Laufen meine Steuerdaten über eine Cloud oder bleiben sie bei mir?
PilotOS ist local-first: Journal, Voranmeldungen und EÜR-Werte liegen auf deinem eigenen Rechner bzw. deinem Server, nicht standardmäßig bei einem Cloud-Anbieter. Gerade bei Steuerdaten macht das einen Unterschied – du entscheidest, wer Zugriff auf Umsätze, Ausgaben und Gewinn hat. Mehr zum Local-First-Prinzip.
Stand
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