Kleinunternehmer nach §19 UStG: Rechnung ohne Umsatzsteuer – und die Buchhaltung gleich mit
Keine Umsatzsteuer ausweisen, keine Voranmeldung, aber klare Grenzen: Seit 2025 gelten neue Werte, und die 100.000-Euro-Grenze wirkt anders als früher. PilotOS schreibt deine Rechnungen automatisch korrekt nach §19 UStG, plus die passende Buchhaltung und EÜR aus denselben Daten, plus eine Umsatzgrenzen-Überwachung, die sich meldet, bevor es kritisch wird.
Du zahlst für ein Rechnungstool – und separat für die EÜR, weil dein Kleinunternehmer-Programm die Buchhaltung nicht mitmacht.
Viele Kleinunternehmer-Tools schreiben ordentliche Rechnungen und hören dort auf. Sobald Belege, Ausgaben und die Einnahmenüberschussrechnung dazukommen, folgt die Excel-Tabelle, die Steuerberater-Zusatzleistung oder ein zweites Abo für ein separates Buchhaltungsprogramm. PilotOS bildet Rechnung und Buchhaltung in einem Programm ab – ohne dass für die EÜR ein weiterer Vertrag nötig wird.
Rechnung und EÜR aus denselben Buchungen
Kein Rechnungstool hier, kein separates Buchhaltungsprogramm dort: Rechnungen ohne USt-Ausweis und die Einnahmenüberschussrechnung laufen aus denselben Daten, ohne Excel-Übertrag dazwischen.
Kein zweites Abo für die Buchhaltung
Anders als bei reinen Rechnungstools mit großzügigen Freemium-Grenzen ist die Buchhaltung bei PilotOS bereits enthalten – kein separater Vertrag, nur weil aus der Rechnung eine EÜR werden soll.
Umsatzgrenze im Blick
PilotOS überwacht den laufenden Umsatz gegen die 25.000-Euro-Grenze und meldet sich, bevor der Wechsel zur Regelbesteuerung ansteht – statt dass du selbst mitzählst.
Auf einen Blick
Rechnungen ohne USt-Ausweis
Rechnungsvorlagen ergänzen den Kleinunternehmer-Hinweis nach §19 UStG automatisch – der manuelle Zusatz entfällt.
EÜR trotzdem vollständig
Die Gewinnermittlung läuft unabhängig vom Umsatzsteuerstatus – Betriebseinnahmen und -ausgaben werden wie gewohnt erfasst.
E-Rechnung trotzdem möglich
Auch als Kleinunternehmer lassen sich E-Rechnungen empfangen und bei Bedarf ausstellen – die Empfangspflicht gilt unabhängig vom Kleinunternehmerstatus.
Kein Umsatzsteuer-Ausweis – häufige Fragen
Muss ich als Kleinunternehmer überhaupt GoBD-konform buchen?
Ja. Die Kleinunternehmerregelung betrifft die Umsatzsteuer, nicht die grundsätzlichen Aufzeichnungspflichten. Auch als Kleinunternehmer bist du für eine ordnungsgemäße, nachvollziehbare Aufzeichnung verantwortlich.
Stand
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?
Ja. Die Empfangspflicht seit dem 1. Januar 2025 gilt für alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich, unabhängig vom Kleinunternehmerstatus. Mehr zur E-Rechnungspflicht.
Stand
Was passiert, wenn ich die Kleinunternehmergrenze überschreite?
Sobald die gesetzlichen Umsatzgrenzen überschritten werden, greift die reguläre Umsatzsteuerpflicht. Da PilotOS ohnehin doppelt bucht, lässt sich intern jederzeit auf reguläre USt-Voranmeldung umstellen. Mehr zur USt-Voranmeldung.
Stand
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Was die Regelung bedeutet
Die Kleinunternehmerregelung nach §19 Umsatzsteuergesetz erlaubt es, ohne Umsatzsteuer zu arbeiten: Rechnungen werden ohne Steuer ausgestellt, es gibt keine Umsatzsteuer-Voranmeldung und keine Jahreserklärung zur Umsatzsteuer im klassischen Sinn. Das senkt den bürokratischen Aufwand spürbar und ist besonders für Nebenerwerb, Gründung und kleine Umsätze attraktiv. Der Preis dafür: Auf eigene Einkäufe lässt sich keine Vorsteuer ziehen – wer viel investiert, kann dadurch schlechter fahren als mit der Regelbesteuerung.
Seit 2025 hat der Gesetzgeber die Regelung als echte Steuerbefreiung ausgestaltet, nicht mehr nur als Erhebungsverzicht. Praktisch bleibt der Effekt für die meisten gleich – man weist keine Umsatzsteuer aus –, aber die rechtliche Einordnung und einzelne Detailfragen ändern sich. Auf der Rechnung sollte ein Hinweis stehen, dass wegen Anwendung der Kleinunternehmerregelung keine Umsatzsteuer berechnet wird.
Die Grenzen ab 2025 – und der entscheidende Unterschied
Zwei Werte entscheiden über den Status. Der Umsatz des Vorjahres darf 25.000 Euro nicht überschritten haben, und im laufenden Jahr gilt eine Grenze von 100.000 Euro. Bis Ende 2024 lagen diese Werte bei 22.000 und 50.000 Euro – die Anhebung schafft also deutlich mehr Spielraum. Wer neu gründet, hat kein Vorjahr; hier zählt allein, ob der Umsatz im ersten Jahr die 25.000 Euro voraussichtlich einhält.
Neu und wichtig ist die Natur der 100.000-Euro-Grenze: Sie ist keine Prognose mehr, sondern eine feste Grenze. Früher blieb man Kleinunternehmer für das ganze Jahr, wenn die Prognose zu Jahresbeginn passte. Jetzt gilt: Wird die Grenze im laufenden Jahr tatsächlich überschritten, endet die Kleinunternehmereigenschaft ab genau diesem Zeitpunkt. Der Umsatz, der die Grenze reißt, ist bereits regelbesteuert. Diese Punktgenauigkeit macht es nötig, den laufenden Umsatz im Blick zu behalten – genau das übernimmt PilotOS und warnt, bevor die Grenze erreicht ist.
Pflichten, Wechsel und was zu bedenken ist
Auch als Kleinunternehmer bleibt man buchführungsnah organisiert: Einnahmen und Ausgaben müssen sauber erfasst, Belege aufbewahrt und der Gewinn über eine Einnahmenüberschussrechnung ermittelt werden. Die Befreiung betrifft nur die Umsatzsteuer, nicht die Einkommensteuer. Wer die Regelung nutzt, sollte außerdem wissen, dass ein freiwilliger Verzicht möglich ist – etwa wenn hohe Investitionen anstehen und der Vorsteuerabzug mehr bringt als die ersparte Bürokratie. An diesen Verzicht ist man dann fünf Jahre gebunden.
PilotOS bildet beide Welten ab. Im Kleinunternehmer-Modus werden Rechnungen ohne Umsatzsteuer mit dem passenden Hinweis erstellt, die laufende Umsatzsumme überwacht und rechtzeitig gemeldet, wenn eine Grenze näher rückt. Kommt der Wechsel zur Regelbesteuerung, führt das Programm durch die Umstellung, statt dass man sie im Kopf jonglieren muss. Die konkrete steuerliche Entscheidung – Regelung nutzen oder verzichten – bleibt dabei eine, die man mit Blick auf die eigenen Zahlen und im Zweifel mit steuerlichem Rat trifft.
Den Wechsel zur Regelbesteuerung planen
Kleinunternehmer zu bleiben ist bequem, aber nicht immer klug. Wer wächst und die Grenzen erreicht, wechselt in die Regelbesteuerung — und das will vorbereitet sein. Ab dem Wechsel wird Umsatzsteuer ausgewiesen, es sind Voranmeldungen fällig, und die Preise gegenüber Privatkunden wirken zunächst höher, weil die Steuer sichtbar wird. Wer den Wechsel kommen sieht, kann Preise und Kommunikation rechtzeitig anpassen, statt überrascht zu werden.
Umgekehrt kann sich schon vor dem Erreichen der Grenzen ein freiwilliger Verzicht lohnen — etwa bei hohen Investitionen, weil dann der Vorsteuerabzug greift. An diesen Verzicht ist man fünf Jahre gebunden. PilotOS überwacht die laufenden Umsätze gegen die Grenzen von 25.000 und 100.000 Euro, warnt vor dem Überschreiten und begleitet die Umstellung, sodass der Wechsel ein geplanter Schritt ist und kein Notfall.
Gut zu wissen
Welche Umsatzgrenzen gelten 2026 für Kleinunternehmer?
Der Vorjahresumsatz darf 25.000 Euro nicht überschreiten, im laufenden Jahr gilt eine Grenze von 100.000 Euro. Bis Ende 2024 lagen die Werte bei 22.000 und 50.000 Euro.
Stand
Ist die 100.000-Euro-Grenze eine Prognose?
Nein, seit 2025 ist sie eine feste Grenze. Wird sie im laufenden Jahr überschritten, endet die Kleinunternehmereigenschaft ab diesem Zeitpunkt, und der grenzüberschreitende Umsatz ist bereits regelbesteuert.
Stand
Darf ich als Kleinunternehmer Vorsteuer ziehen?
Nein. Ohne ausgewiesene Umsatzsteuer gibt es keinen Vorsteuerabzug auf Einkäufe. Bei hohen Investitionen kann deshalb ein freiwilliger Verzicht auf die Regelung sinnvoll sein.
Stand
Muss ich trotzdem eine Gewinnermittlung machen?
Ja. Die Befreiung betrifft nur die Umsatzsteuer. Einkommensteuerlich muss der Gewinn ermittelt werden, in der Regel per Einnahmenüberschussrechnung.
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Was muss auf meine Rechnungen?
Ein Hinweis, dass wegen Anwendung der Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG keine Umsatzsteuer berechnet wird, sowie die übrigen Pflichtangaben einer Rechnung.
Stand
Wie hilft PilotOS bei den Grenzen?
Das Programm erstellt Rechnungen ohne Umsatzsteuer mit passendem Hinweis, überwacht den laufenden Umsatz und warnt, bevor eine Grenze erreicht ist – und begleitet den Wechsel zur Regelbesteuerung.
Stand
Muss ich als Kleinunternehmer ab 2028 E-Rechnungen ausstellen?
Nein. Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen wird gestaffelt eingeführt – ab 2027 für Unternehmen mit hohem Vorjahresumsatz, ab 2028 für den Rest der regelbesteuerten Betriebe. Kleinunternehmer nach §19 UStG bleiben von dieser Ausstellungspflicht ausgenommen und dürfen weiter einfache Rechnungen schreiben. Empfangen und archivieren musst du E-Rechnungen aber schon seit 2025 – Details dazu auf der E-Rechnung-Seite.
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