Acht Standorte, acht Buchhaltungen – und keine Zahl, die alle zusammen zeigt.
Als Mehrfach-Franchisenehmer seid ihr ein eigenes Unternehmen: eigene Betreibergesellschaft, eigenes Personal, eigene Lieferantenverträge, eigene Finanzierung. Was euch die Systemzentrale vorgibt, deckt den Verkauf ab – nicht eure Verwaltung. PilotOS im White-Label gibt allen euren Standorten eine gemeinsame Software unter dem Namen eurer Gesellschaft.
Ihr könnt nicht unter der Systemmarke auftreten – und das solltet ihr auch nicht wollen.
Die Marke, unter der ihr verkauft, gehört euch nicht. Ein White-Label unter dem Systemnamen wäre ein Markenrechtsverstoß, und wir bauen euch das nicht. Was euch gehört, ist eure Betreibergesellschaft – und genau die ist die richtige Marke für dieses Werkzeug.
Nach außen: die Systemmarke
Gegenüber euren Gästen, Kunden und Mitgliedern bleibt alles, wie es der Franchisevertrag verlangt. PilotOS taucht dort überhaupt nicht auf.
Nach innen: eure Gesellschaft
Gegenüber euren Standortleitungen, eurem Personal, eurer Steuerberatung und euren Banken tretet ihr als eigenes Unternehmen auf – dort trägt die Software euren Namen, nicht den eines fremden Softwareanbieters.
Was der Systemzentrale egal ist, kostet euch jeden Monat Geld
Eine Zahl über alle Standorte
Wareneinsatz, Personalquote, Deckungsbeitrag je Standort – nebeneinander, nicht in acht Tabellen. Der Ausreißer fällt auf, solange man ihn noch drehen kann.
Personal über Standorte hinweg
Aushilfen, die an zwei Standorten arbeiten, Urlaubsplanung über die Gruppe, Lohnabrechnung in einem Lauf statt achtmal.
Verträge zentral, Fristen sichtbar
Mietverträge, Leasing, Versicherungen, Wartung – je Standort erfasst, aber gemeinsam überwacht. Keine automatische Verlängerung, weil niemand zuständig war.
Kasse und TSE einheitlich
Ein Kassenstandard über alle Standorte, GoBD-fest festgeschrieben. Bei einer Kassennachschau zeigt ihr an jedem Standort dasselbe Verfahren.
Standortleitungen sehen nur ihres
Jeder Standort ein eigener, abgeschotteter Datenbereich. Die Leitung sieht ihre Zahlen, nicht die der Nachbarfiliale und nicht die der Gruppe.
Bankgespräch mit einer Mappe
Wer expandieren oder einen Standort finanzieren will, braucht eine konsolidierte Darstellung. Die entsteht nebenbei, statt vor jedem Termin von Hand.
Eure eigenen Konditionen an der Stelle, an der der Bedarf entsteht
Als Mehrfach-Franchisenehmer habt ihr eigene Rahmenverträge, die die Systemzentrale nicht kennt – Getränke, Reinigung, Wartung, Zeitarbeit, Fuhrpark. Die gehören in das Werkzeug, mit dem eure Standortleitungen arbeiten:
- Was das System erkennt
- Wiederkehrender Lieferant, der nicht auf eurer Liste steht, mit Preis über eurer Kondition
- Was ihr hinterlegt
- Eure Rahmenvertragspreise je Warengruppe
- Was die Standortleitung sieht
- Die Differenz in Euro und den Hinweis auf euren Lieferanten – nicht als Rüge, sondern als Zahl
- Was das System erkennt
- Lohnquote über dem Schnitt eurer Gruppe, drei Monate in Folge
- Was ihr hinterlegt
- Euer Zeitarbeitspartner, eure Springerregelung, euer Schulungsangebot
- Was die Standortleitung sieht
- Den Vergleich zur Gruppe und eure Lösung, bevor die Zentrale nachfragt
- Was das System erkennt
- Frist in der Vertragsverwaltung, mit Vorlauf statt am Stichtag
- Was ihr hinterlegt
- Eure Fuhrpark- und Ausstattungskonditionen, euer Versicherungsmakler
- Was ihr seht
- Die Frist über alle Standorte gebündelt, mit euren Anschlusskonditionen daneben
- Was das System erkennt
- Neuer Mandant in eurer Gruppe, noch ohne Verträge und Stammdaten
- Was ihr hinterlegt
- Euer Standard-Setup: Kontenrahmen, Lieferanten, Versicherungen, Kassenkonfiguration
- Was die neue Leitung sieht
- Einen vorbereiteten Betrieb statt einer leeren Datenbank
Stand heute: Die Erkennung dieser Anlässe läuft bereits lokal in der App. Die Affiliate-Schnittstelle, über die eure Konditionen in den Vergleichspiloten kommen, existiert ebenfalls. Noch nicht freigeschaltet sind die partnerbezogene Zuordnung, die Pflegemaske in eurem Cockpit und die Weiterleitung der Bedarfsmeldung. Diese drei Stücke bauen wir mit dem ersten echten Partner – nicht auf Vorrat. Details auf der Übersichtsseite.
Franchisenehmer mit mehreren Standorten – kurz erklärt
Braucht die Systemzentrale davon zu wissen?
Für die Buchhaltung eurer Betreibergesellschaft in der Regel nicht – das ist euer Rechnungswesen, nicht das der Zentrale. Anders liegt es, wenn euer Franchisevertrag ein bestimmtes Kassen- oder Warenwirtschaftssystem vorschreibt oder Datenlieferungen an die Zentrale verlangt. Prüft das vor einer Umstellung im Vertrag; wir raten ausdrücklich dazu, statt euch hinterher zwischen zwei Verpflichtungen zu sehen.
Können wir das Kassensystem der Zentrale behalten?
Ja. Viele Systeme schreiben die Kasse vor, lassen die Buchhaltung aber offen. PilotOS kann die Kassendaten übernehmen und weiterverarbeiten, statt die Kasse zu ersetzen. Ob das in eurem Fall geht, hängt davon ab, welche Exporte euer Kassensystem liefert – das klären wir vor dem Angebot, nicht danach.
Was ist, wenn wir Standorte verschiedener Systeme betreiben?
Das ist eher der Normalfall als die Ausnahme. Jeder Standort ist ein eigener Mandant mit eigenem Datenbereich; zu welchem Franchisesystem er gehört, ist für die Buchhaltung ein Stammdatum. Die konsolidierte Sicht über eure Gesellschaft funktioniert unabhängig davon, unter welchen Marken ihr verkauft.
Sehen unsere Standortleitungen die Zahlen der anderen Standorte?
Nein, sofern ihr es nicht wollt. Jeder Standort ist ein abgeschotteter Mandant. Ihr entscheidet je Person, welche Mandanten sie sieht – eine Standortleitung ihren eigenen, eine Bereichsleitung mehrere, die Geschäftsführung alle.
Ab wie vielen Standorten lohnt sich das?
Rechnet es selbst nach: Grundgebühr ab 145 € im Monat plus die Staffel je Standort. Bei drei Standorten sind das rund 160 € monatlich – das trägt sich, wenn ihr dafür eine Buchhaltungskraft entlastet oder einen einzigen falsch verlängerten Vertrag verhindert. Bei einem einzelnen Standort raten wir ab; nehmt dann den normalen Business-Tarif ohne White-Label.
Erzählt uns, wie viele Standorte ihr betreibt.
Wir rechnen euch die Konditionen für eure Gruppengröße durch – und sagen euch ehrlich, wenn sich der White-Label-Weg für euch nicht lohnt.
Was das für euch kostet – gerechnet, nicht „auf Anfrage“
Musterrechnung: ein Mehrfach-Franchisenehmer mit 8 Standorte
| Stufe | Anzahl × Satz | Betrag |
|---|---|---|
| 1 – 8 | 8 × 5,00 € | 40,00 € |
| Staffel gesamt | 40,00 € | |
| + Grundgebühr | 145,00 € | |
| = monatlich netto | 185,00 € | |
| ⌀ je Standort | 23,12 € | |
Dazu einmalig ab 950,00 € Einrichtung (Branding, Prüfung, Freischaltung, Einweisung). Die Staffel wirkt stufenweise: Jede Stufe wird mit ihrem eigenen Satz gerechnet und die Beträge addiert – wie bei einem Steuertarif. Abgerechnet werden nur aktive Endkunden im Abrechnungsmonat. Alle Preise netto zzgl. USt, Stand 09/2026; die gültigen Endpreise hängen von Aufwand, Umfang und Anzahl ab. Orientierung, kein Angebot im Sinne des § 145 BGB.
Vollständige Konditionen und weitere Musterrechnungen →
Bei wenigen Mandanten lohnt sich White-Label meist nicht. Einrichtung und Grundgebühr fallen unabhängig von der Zahl der Endkunden an. Der reguläre Business-Tarif mit Mandanten-Kontingent (Pro bis 3, Ultra bis 10) oder ein Enterprise-Zugang mit Sammellizenz ist dann oft günstiger. White-Label rechnet sich, wenn die eigene Marke der Punkt ist oder genug Endkunden zusammenkommen. Nennt uns eure Zahlen – wir rechnen beide Wege durch und sagen euch, welcher billiger ist, auch wenn das gegen unser Angebot spricht.