Eure Vereinsverwaltung sollte das können: unter eurem Namen laufen. PilotOS kann das – plus SKR42-Buchhaltung und Sphärentrennung.
Landes- und Fachverbände empfehlen ihren Mitgliedsvereinen heute oft Tools mit fremdem Logo – eine vertane Chance, den eigenen Verband präsent zu halten. Mit PilotOS im White-Label-Programm bietet ihr euren Vereinen stattdessen eine Vereinsverwaltung mit SKR42-Buchhaltung, die unter eurem Verbandsnamen läuft.
Auf einen Blick
Verbands-Cockpit (White-Label)
Beispielansicht (Demo)Eure Marke vorne, die Technik im Hintergrund
Mitgliedsvereine binden sich an den Verband, der sie betreut – nicht an den Namen eines Softwareherstellers. Das White-Label-Programm sorgt dafür, dass das auch bei der Vereinsverwaltungssoftware so bleibt.
Eigene Marke & eigene Domain
Kein Tool mit fremdem Logo mehr: Eure Mitgliedsvereine bekommen eine Oberfläche mit dem Namen und den Farben eures Verbands – nach Absprache erreichbar unter einer eigenen Domain.
Vereine sauber getrennt, von Anfang an
Jeder Mitgliedsverein führt seinen eigenen, getrennten Datenbestand. Vorstände sehen nur die Daten ihres eigenen Vereins – Mitglieder, Buchungen und Belege vermischen sich nie.
Lokale Daten als Verkaufsargument
Gerade ehrenamtlich geführte Vereine fragen zunehmend, wo Mitglieder- und Spendendaten liegen. PilotOS läuft lokal bzw. selbst gehostet, ganz ohne Cloud-Zwang – ein Argument, das ihr gegenüber reinen Cloud-Anbietern direkt nutzen könnt.
Konditionen, die zu eurem Verband passen
Statt einer starren Preisliste verhandelt ihr eure Partner-Konditionen direkt mit uns – passend zu Verbandsgröße und der Zahl eurer Mitgliedsvereine.
Das bringt White-Label PilotOS Vereins- & Verbandsorganisationen
Einheitliche Vereinsverwaltung im ganzen Verband
Statt dass jeder Mitgliedsverein eine andere Lösung nutzt, bekommen alle dieselbe Software mit Mitgliederverwaltung, Ämtern nach §26 BGB sowie Gremien- und Protokollfunktionen unter eurem Branding.
SKR42-Buchhaltung mit Sphärentrennung
Vereine buchen ideellen Bereich, Zweckbetrieb, Vermögensverwaltung und wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb sauber getrennt – inklusive Freigrenzen-Monitor für die 45.000-€-Grenze nach §64 AO.
Beiträge, Spenden & Zuwendungsbestätigungen aus einer Hand
Beitragsläufe per SEPA-Lastschrift (pain.008) und Zuwendungsbestätigungen nach BMF-Muster laufen im selben System wie die laufende Buchhaltung des Mitgliedsvereins.
Weniger Beratungsaufwand für den Verband
Nutzen alle Mitgliedsvereine dieselbe, unter eurer Marke laufende Software, bietet ihr Schulungen, Vorlagen und Support zentral für alle an – statt individuell für jedes einzelne Vereinstool.
Von der ersten Anfrage bis zum ersten Mitgliedsverein
1. Kontakt aufnehmen
Schildert uns über die Kontaktseite Größe eures Verbands, Zahl der Mitgliedsvereine sowie eure Vorstellung vom White-Label-Angebot.
2. Branding einrichten
Gemeinsam legt ihr fest, wie Logo, Farben und – nach Absprache – eure eigene Domain in die Vereins-Oberfläche einfließen.
3. Mitgliedsvereine anlegen
Eure ersten Mitgliedsvereine erhalten ihre getrennten, mandantenfähigen Datenbestände direkt unter eurem Verbands-Branding.
Kein Fremdname mehr im Vereinsalltag
Von der Beitragsrechnung bis zur Zuwendungsbestätigung: Mitglieder sehen ausschließlich euren Verband, nie den Namen eines Softwareanbieters.
Warum lokale Daten bei Mitgliedsvereinen überzeugen
Keine fremde Cloud dazwischen
Mitglieder- und Spendendaten liegen lokal bzw. auf eurer eigenen Infrastruktur – nicht zwingend bei einem dritten Cloud-Anbieter.
GoBD-konforme Journale
Buchungen laufen über GoBD-konforme Journale mit signierten Audit-Logs – wichtig, wenn Finanzamt oder Kassenprüfer eines Mitgliedsvereins nachfragen.
Eine klare Antwort gegenüber Vereinen
Fragt ein Vorstand nach dem Schutz sensibler Mitgliederdaten, antwortet euer Verband mit lokaler Datenhaltung direkt – statt auf einen fremden Cloud-Anbieter zu verweisen.
Fragen von Verbänden zum White-Label-Programm
Sehen unsere Mitgliedsvereine noch die Marke PilotOS?
Nein – genau das ist der Kern des White-Label-Programms: Logo, Farben und nach Absprache eine eigene Domain werden auf euren Verband ausgerichtet. Eure Mitgliedsvereine arbeiten mit einer Software, die eure Handschrift trägt.
Stand
Können wir mehrere Mitgliedsvereine sauber getrennt verwalten?
Ja. PilotOS ist mandantenfähig angelegt, jeder Mitgliedsverein hat einen eigenen, getrennten Datenbestand. Wie viele Vereine im White-Label-Rahmen möglich sind, klärt ihr im Partnergespräch passend zur Größe eures Verbands.
Stand
Deckt die Software auch die Gemeinnützigkeit ab?
PilotOS bildet die SKR42-Buchhaltung mit Sphärentrennung, den Freigrenzen-Monitor nach §64 AO sowie die Vorbereitung von KSt-1 und Anlage Gem ab. Die rechtliche Bewertung der Gemeinnützigkeit bleibt Aufgabe des jeweiligen Vereins und seines Finanzamts.
Stand
Was kostet das White-Label-Programm für Verbände?
White-Label läuft als Partnerprogramm auf Anfrage. Die konkreten Konditionen – Branding-Umfang, Anzahl der Mitgliedsvereine, Laufzeit – werden individuell mit eurem Verband besprochen.
Stand
Wie starten wir als Verband mit dem White-Label-Programm?
Über die Kontaktseite meldet ihr Interesse an, danach besprecht ihr Branding und Umfang, richtet die gebrandete Umgebung ein und legt anschließend eure ersten Mitgliedsvereine an.
Stand
Bereit, eure Mitgliedsvereine endlich digital zu vereinheitlichen?
Erzählt uns von eurem Verband und euren Mitgliedsvereinen – wir besprechen gemeinsam, wie White-Label PilotOS bei euch aussehen könnte.
Eure eigenen Produkte an der Stelle, an der der Bedarf entsteht
Nicht als Werbebanner, sondern als Antwort auf eine Frage, die das System ohnehin schon stellt. Drei Beispiele aus eurem Alltag:
- Was das System erkennt
- Mitgliedsverein reisst die 45.000-€-Freigrenze (§ 64 AO)
- Was ihr hinterlegt
- Eure Beratung zur Sphärentrennung, eure Musterunterlagen
- Was euer Kunde sieht
- Der Freigrenzen-Monitor meldet die Zahl und nennt eure Stelle statt eines Gesetzestexts
- Was das System erkennt
- Gemeinnützigkeit muss verlängert werden
- Was ihr hinterlegt
- Eure Antragsbegleitung
- Was euer Kunde sieht
- Der Fristenkalender meldet den Termin und euer Angebot
- Was das System erkennt
- Verein braucht Versicherungsschutz für ein Vereinsfest
- Was ihr hinterlegt
- Euer Verbands-Rahmenvertrag Veranstaltungshaftpflicht
- Was euer Kunde sieht
- Die Versicherungsprüfung zeigt die Lücke und euren Rahmenvertrag zum Verbandspreis
Stand heute: Die Erkennung dieser Anlässe läuft bereits lokal in der App. Die Affiliate-Schnittstelle, über die eure Produkte in den Vergleichspiloten kommen, existiert ebenfalls. Noch nicht freigeschaltet sind die partnerbezogene Zuordnung, die Pflegemaske in eurem Cockpit und die Weiterleitung der Bedarfsmeldung an euch. Diese drei Stücke bauen wir mit dem ersten echten Partner – nicht auf Vorrat. Eine Bedarfsmeldung setzt immer die ausdrückliche, jederzeit widerrufbare Einwilligung des Endkunden voraus; ohne sie passiert nichts. Details auf der Übersichtsseite.
Was das für euch kostet – gerechnet, nicht „auf Anfrage“
Musterrechnung: ein Landesverband mit 600 Mitgliedsvereine
| Stufe | Anzahl × Satz | Betrag |
|---|---|---|
| 1 – 24 | 24 × 5,00 € | 120,00 € |
| 25 – 99 | 75 × 3,50 € | 262,50 € |
| 100 – 249 | 150 × 2,40 € | 360,00 € |
| 250 – 600 | 351 × 1,60 € | 561,60 € |
| Staffel gesamt | 1.304,10 € | |
| + Grundgebühr | 145,00 € | |
| = monatlich netto | 1.449,10 € | |
| ⌀ je Mitgliedsverein | 2,42 € | |
Dazu einmalig ab 950,00 € Einrichtung (Branding, Prüfung, Freischaltung, Einweisung). Die Staffel wirkt stufenweise: Jede Stufe wird mit ihrem eigenen Satz gerechnet und die Beträge addiert – wie bei einem Steuertarif. Abgerechnet werden nur aktive Endkunden im Abrechnungsmonat. Alle Preise netto zzgl. USt, Stand 09/2026; die gültigen Endpreise hängen von Aufwand, Umfang und Anzahl ab. Orientierung, kein Angebot im Sinne des § 145 BGB.
Vollständige Konditionen und weitere Musterrechnungen →
Bei wenigen Mandanten lohnt sich White-Label meist nicht. Einrichtung und Grundgebühr fallen unabhängig von der Zahl der Endkunden an. Der reguläre Business-Tarif mit Mandanten-Kontingent (Pro bis 3, Ultra bis 10) oder ein Enterprise-Zugang mit Sammellizenz ist dann oft günstiger. White-Label rechnet sich, wenn die eigene Marke der Punkt ist oder genug Endkunden zusammenkommen. Nennt uns eure Zahlen – wir rechnen beide Wege durch und sagen euch, welcher billiger ist, auch wenn das gegen unser Angebot spricht.