Mandanten-Software mit dem Namen deiner Kanzlei – nicht mit fremder Marke.
Kennst du das: Mandanten loggen sich ein und sehen zuerst DATEV- oder Lexware-Logo statt deiner Kanzlei. Mit PilotOS im White-Label-Programm bekommen sie stattdessen eine Buchhaltungs- und Belegsoftware, die aussieht, klingt und – nach Absprache – auch über eine eigene Domain erreichbar ist wie ein Produkt deiner Kanzlei.
Lieber erst die reguläre Mandantenverwaltung von PilotOS ansehen? Hier entlang →
Auf einen Blick
Kanzlei-Cockpit (White-Label)
Beispielansicht (Demo)Deine Marke vorne, die Technik im Hintergrund
Mandanten binden sich an die Kanzlei, die sie betreut – nicht an den Namen eines Softwareherstellers. Das White-Label-Programm sorgt dafür, dass genau das auch digital so bleibt.
Eigene Marke & eigene Domain
Statt eines DATEV- oder Lexware-Portals mit fremdem Logo bekommen deine Mandanten eine Oberfläche mit dem Namen und den Farben deiner Kanzlei – nach Absprache erreichbar unter einer eigenen Domain.
Mandantenfähig von Anfang an
Jedes Mandat führt seinen eigenen, getrennten Datenbestand. Du wechselst bewusst zwischen Mandaten, es gibt keine Vermischung von Buchungen, Belegen oder Auswertungen.
Lokale Datenhaltung als Verkaufsargument
Viele Mandanten fragen inzwischen aktiv nach, wo ihre Buchhaltungsdaten liegen. PilotOS läuft lokal bzw. selbst gehostet, ganz ohne Cloud-Zwang – ein Argument, das du gegenüber reinen Cloud-Anbietern direkt nutzen kannst.
Weiterverkauf mit individuellen Konditionen
Statt einer festen Preisliste verhandelt ihr eure Partner-Konditionen direkt mit uns – passend zu Kanzleigröße, Mandantenzahl und geplantem Ausbau des White-Label-Angebots.
Was White-Label PilotOS für Steuerberater bedeutet
FiBu, EÜR und USt-VA in einer Oberfläche
Deine Mandanten erfassen Belege, Buchungen und Umsatzsteuer-Voranmeldungen in derselben Software, die du für die Abstimmung nutzt – nur eben unter deinem Kanzleinamen präsentiert.
Differenzierung gegenüber reinen Softwareanbietern
Kanzleien, die ihren Mandanten ein eigenes, gebrandetes Tool anbieten, wirken als Full-Service-Partner statt als Vermittler fremder Software – ein Vorteil bei Mandatsgesprächen.
Ein System für kleine und größere Mandate
Vom Einzelunternehmer mit EÜR bis zum Mandat mit doppelter Buchführung, Anlagen & AfA oder Lohnabrechnung: Du musst nicht für jede Mandantengröße ein anderes Werkzeug einführen.
Auch Kasse, Lohn und Vereine abgedeckt
Für Mandanten mit Ladengeschäft steht die TSE-Kassensicherung bereit, für Mandanten mit Personal die Lohnabrechnung, für Vereinsmandate das Vereinsmodul mit SKR42-Buchhaltung.
Von der ersten Anfrage bis zum ersten Mandat
1. Kontakt aufnehmen
Du schilderst uns über die Kontaktseite Größe und Ausrichtung deiner Kanzlei sowie deine Vorstellung vom White-Label-Angebot.
2. Branding einrichten
Gemeinsam legt ihr fest, wie Logo, Farben und – nach Absprache – eure eigene Domain in die Mandanten-Oberfläche einfließen.
3. Mandanten anlegen
Deine ersten Mandate erhalten ihre getrennten, mandantenfähigen Datenbestände unter dem Kanzlei-Branding.
Kein Fremdname mehr im Mandantenpostfach
Von der Buchungsbestätigung bis zur Erinnerungsmail: Mandanten sehen deine Kanzlei, nicht den Namen eines Softwareanbieters.
Warum lokale Daten bei Mandantengesprächen ziehen
Keine fremde Cloud dazwischen
Die Buchhaltungsdaten deiner Mandanten liegen lokal bzw. auf eurer eigenen Infrastruktur, nicht zwingend bei einem dritten Cloud-Anbieter.
GoBD-konforme Journale
Buchungen laufen über GoBD-konforme Journale mit signierten Audit-Logs – nachvollziehbar für dich und deine Mandanten.
Ein Gesprächsargument mehr
Wenn Mandanten heute gezielt nach Datenschutz und Datensouveränität fragen, kannst du mit lokaler Datenhaltung direkt antworten, statt auf einen Cloud-Anbieter zu verweisen.
Fragen von Kanzleien zum White-Label-Programm
Sehen meine Mandanten noch die Marke PilotOS?
Nein, das ist der Kern des White-Label-Programms: Logo, Farben und nach Absprache eine eigene Domain werden auf deine Kanzlei ausgerichtet. Deine Mandanten arbeiten mit einer Software, die deine Handschrift trägt.
Stand
Kann ich mehrere Mandate sauber getrennt verwalten?
Ja. PilotOS ist mandantenfähig angelegt, jedes Mandat hat einen eigenen, getrennten Datenbestand. Wie viele Mandate im White-Label-Rahmen möglich sind, klärt ihr im Partnergespräch passend zur Größe deiner Kanzlei.
Stand
Wo liegen die Daten meiner Mandanten?
Lokal auf eurer eigenen Infrastruktur bzw. eigenem Server, ohne Zwang zu einer Drittanbieter-Cloud. Das ist gerade bei sensiblen Mandantendaten häufig ein wichtiges Argument gegenüber reinen Cloud-Anbietern.
Stand
Was kostet das White-Label-Programm?
White-Label läuft als Partnerprogramm auf Anfrage. Die konkreten Konditionen – Branding-Umfang, Mandantenzahl, Laufzeit – werden individuell mit deiner Kanzlei besprochen.
Stand
Wie starte ich als Kanzlei mit dem White-Label-Programm?
Über die Kontaktseite meldest du Interesse an, danach besprecht ihr Branding und Umfang, richtet die gebrandete Umgebung ein und legt anschließend deine ersten Mandate an.
Stand
Bereit, deine Mandanten-Software endlich unter eigenem Namen laufen zu lassen?
Erzähl uns von deiner Kanzlei und deinen Mandaten – wir besprechen gemeinsam, wie White-Label PilotOS bei euch aussehen könnte.
Diese Maske direkt ausprobieren
Rechnet live im Browser. Regelbasierte Orientierung, keine Rechts-/Steuerberatung.
Eure eigenen Produkte an der Stelle, an der der Bedarf entsteht
Nicht als Werbebanner, sondern als Antwort auf eine Frage, die das System ohnehin schon stellt. Drei Beispiele aus eurem Alltag:
- Was das System erkennt
- Mandant überschreitet die Kleinunternehmergrenze
- Was ihr hinterlegt
- Eure Beratungspauschale „Wechsel zur Regelbesteuerung“
- Was euer Kunde sieht
- Hinweis im Steuer-Check mit eurem Namen und eurem Honorarsatz, statt eines allgemeinen Merkblatts
- Was das System erkennt
- Rechtsform wird wirtschaftlich unpassend (Einzelunternehmen → GmbH)
- Was ihr hinterlegt
- Euer Rechtsform-Gutachten als Festpreisleistung
- Was euer Kunde sieht
- Der Rechtsform-Berater rechnet die Steuerlast beider Varianten und nennt euch als Ansprechpartner für die Umsetzung
- Was das System erkennt
- Erstmals lohnsteuerpflichtige Mitarbeiter
- Was ihr hinterlegt
- Eure Lohnbuchhaltung als monatliches Paket
- Was euer Kunde sieht
- Beim Anlegen des ersten Mitarbeiters erscheint euer Angebot statt einer Empfehlung für fremde Lohnsoftware
Stand heute: Die Erkennung dieser Anlässe läuft bereits lokal in der App. Die Affiliate-Schnittstelle, über die eure Produkte in den Vergleichspiloten kommen, existiert ebenfalls. Noch nicht freigeschaltet sind die partnerbezogene Zuordnung, die Pflegemaske in eurem Cockpit und die Weiterleitung der Bedarfsmeldung an euch. Diese drei Stücke bauen wir mit dem ersten echten Partner – nicht auf Vorrat. Eine Bedarfsmeldung setzt immer die ausdrückliche, jederzeit widerrufbare Einwilligung des Endkunden voraus; ohne sie passiert nichts. Details auf der Übersichtsseite.
Was das für euch kostet – gerechnet, nicht „auf Anfrage“
Musterrechnung: eine Kanzlei mittlerer Größe mit 80 Mandanten
| Stufe | Anzahl × Satz | Betrag |
|---|---|---|
| 1 – 24 | 24 × 5,00 € | 120,00 € |
| 25 – 80 | 56 × 3,50 € | 196,00 € |
| Staffel gesamt | 316,00 € | |
| + Grundgebühr | 145,00 € | |
| = monatlich netto | 461,00 € | |
| ⌀ je Mandant | 5,76 € | |
Dazu einmalig ab 950,00 € Einrichtung (Branding, Prüfung, Freischaltung, Einweisung). Die Staffel wirkt stufenweise: Jede Stufe wird mit ihrem eigenen Satz gerechnet und die Beträge addiert – wie bei einem Steuertarif. Abgerechnet werden nur aktive Endkunden im Abrechnungsmonat. Alle Preise netto zzgl. USt, Stand 09/2026; die gültigen Endpreise hängen von Aufwand, Umfang und Anzahl ab. Orientierung, kein Angebot im Sinne des § 145 BGB.
Vollständige Konditionen und weitere Musterrechnungen →
Bei wenigen Mandanten lohnt sich White-Label meist nicht. Einrichtung und Grundgebühr fallen unabhängig von der Zahl der Endkunden an. Der reguläre Business-Tarif mit Mandanten-Kontingent (Pro bis 3, Ultra bis 10) oder ein Enterprise-Zugang mit Sammellizenz ist dann oft günstiger. White-Label rechnet sich, wenn die eigene Marke der Punkt ist oder genug Endkunden zusammenkommen. Nennt uns eure Zahlen – wir rechnen beide Wege durch und sagen euch, welcher billiger ist, auch wenn das gegen unser Angebot spricht.