Der Kassenwart tritt zurück. Und nimmt sein Wissen mit. Vereinssoftware, die die Übergabe überlebt — und die Gemeinnützigkeit gleich mit.
Mitglieder und Beiträge per SEPA, Spenden mit Zuwendungsbestätigung nach amtlichem Muster, SKR42-Buchhaltung mit Sphärentrennung und die Zahlen für die Gemeinnützigkeits-Erklärung. Lokal auf eurer Hardware — Mitgliederdaten gehen nirgendwo hin.
Einordnung Diese Seite zeigt die Vereinssoftware. Den Kontenrahmen dahinter erklärt SKR42 im Detail →
In den meisten Vereinen hängt die Kasse an einer Person
Eine gewachsene Tabelle, die nur einer versteht. Ein Ordner mit Spendenbelegen. Und einmal im Jahr die Frage, ob das Sommerfest jetzt eigentlich steuerpflichtig war.
Die Übergabe
Wechselt der Vorstand, wechselt oft auch das System — weil niemand die alte Systematik nachvollziehen kann. Das kostet jedes Mal ein Jahr Vergleichbarkeit.
Die Sphärenfrage
Spende, Sponsoring oder Werbung? Diese Zuordnung entscheidet über die Steuerpflicht — und lässt sich Monate später kaum noch sauber rekonstruieren.
Die Grenze
Ab 50.000 Euro Bruttoeinnahmen im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb wird der gesamte Bereich steuerpflichtig. Viele merken es erst im Februar des Folgejahres.
Alles für Verein, Stiftung und gGmbH
Mitgliederverwaltung
Stammdaten, Eintritts- und Austrittsdaten, Beitragsklassen, Familienermäßigung, Ämter nach §26 BGB, Gremien und Protokolle. Austritte mit Kündigungsfrist statt sofortiger Löschung.
Beiträge & SEPA-Lastschrift
Beitragsläufe je Klasse und Zeitraum, Mandatsverwaltung, Ausgabe als pain.008 für die Bank, Rückläufer als offene Posten statt als stiller Ausfall.
Spenden & Zuwendungsbestätigung
Geld- und Sachzuwendungen getrennt, Bestätigungen nach amtlichem BMF-Muster, Sammelbestätigung zum Jahresende, vereinfachter Nachweis bis 300 Euro.
SKR42-Buchhaltung
Vereinskontenrahmen mit 1.236 Konten, Sphärenzuordnung beim Buchen statt beim Abschluss, Einnahmen-Ausgaben-Rechnung mit Vermögensübersicht für die Mitgliederversammlung.
Grenzwert-Überwachung
Die Summe des steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetriebs läuft als Kennzahl mit. Du siehst im laufenden Jahr, wie nah du an den 50.000 Euro bist.
Gemeinnützigkeits-Erklärung
Die Angaben für KSt 1 und die Anlage Gem werden aus der laufenden Buchhaltung aufbereitet und exportiert, statt sie einmal im Jahr aus Belegstapeln zu rekonstruieren.
Gestaffelt nach Mitgliederzahl
Ein Verein mit 80 Mitgliedern zahlt gut 100 Euro im Jahr. Ein Verein mit 15 Mitgliedern nichts.
| Tarif | Mitglieder | Preis / Monat (netto) |
|---|---|---|
| Free | bis 15 | 0 € |
| Basic | bis 100 | 8,90 € |
| Pro | bis 250 | 15,90 € |
| Ultra | unbegrenzt | 24,90 € |
Was das Steueränderungsgesetz 2025 für euch bedeutet
Besteuerungsgrenze 50.000 €
Statt bisher 45.000 € Bruttoeinnahmen im steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb. § 64 Abs. 3 AO.
Übungsleiter 3.300 €, Ehrenamt 960 €
Beide Pauschalen steigen zum 1. Januar 2026. § 3 Nr. 26 und 26a EStG.
Zeitnahe Mittelverwendung bis 100.000 € entbehrlich
Kleinere Vereine dürfen Rücklagen bilden, ohne die Zwei-Jahres-Frist nachweisen zu müssen.
Keine Sphärenaufteilung unter 50.000 €
Die Abgrenzung zwischen Zweckbetrieb und steuerpflichtigem Betrieb entfällt unterhalb dieser Grenze. Details →
Gut zu wissen
Was kostet die Vereinssoftware?
Bis 15 Mitglieder dauerhaft nichts — der Free-Tarif ist kein Testzeitraum. Danach richtet sich der Preis nach der Mitgliederzahl: Basic bis 100 Mitglieder 8,90 Euro im Monat, Pro bis 250 Mitglieder 15,90 Euro, Ultra ohne Mitgliederbegrenzung 24,90 Euro, jeweils netto. Ein kleiner Sportverein mit 80 Mitgliedern zahlt also gut 100 Euro im Jahr — weniger als eine einzige Beratungsstunde.
Stand
Brauche ich als kleiner Verein überhaupt eine Software?
Solange nur Mitgliedsbeiträge fließen, reicht eine sorgfältig geführte Tabelle. Sobald Spenden, ein Vereinsfest oder Sponsoring dazukommen, wird es unübersichtlich: Dann musst du jede Einnahme einer der vier steuerlichen Sphären zuordnen und die Grenze für den wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb im Blick behalten. Der zweite Grund ist der Wechsel im Vorstand — ein System übergibt sich leichter als eine gewachsene Tabelle, die nur der bisherige Kassenwart verstand.
Stand
Werden Zuwendungsbestätigungen korrekt erstellt?
Ja, nach den amtlichen Mustern des Bundesfinanzministeriums, getrennt nach Geld- und Sachzuwendung sowie nach Mitgliedsbeitrag. Das ist wichtiger, als es klingt: Eine Bestätigung, die vom amtlichen Muster abweicht, kann dem Spender den Abzug kosten — und im schlimmsten Fall haftet der Verein für die entgangene Steuer. Für Beträge bis 300 Euro genügt ohnehin der vereinfachte Nachweis, also der Kontoauszug zusammen mit einem Beleg des Vereins.
Stand
Wie funktioniert der Beitragseinzug per SEPA?
Du legst einen Beitragslauf an, PilotOS erzeugt daraus eine SEPA-Lastschriftdatei im Format pain.008, die du bei deiner Bank einreichst. Die Mandate mit Referenz und Datum werden mitgeführt, ebenso die Vorlaufzeiten für Erst- und Folgelastschrift. Rückläufer wegen fehlender Deckung buchst du als offenen Posten zurück, statt sie zu vergessen — was in vielen Vereinen der stille Grund für Beitragslücken ist.
Stand
Was ist die Sphärentrennung und warum ist sie Pflicht?
Eine gemeinnützige Organisation hat vier Bereiche: den ideellen Bereich, die Vermögensverwaltung, den Zweckbetrieb und den steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb. Nur die letzte Sphäre ist ertragsteuerpflichtig. Das Finanzamt will diese Aufteilung sehen, wenn es die Gemeinnützigkeit verlängert. Wer erst beim Jahresabschluss anfängt zuzuordnen, rekonstruiert Monate später, ob eine Einnahme Spende, Sponsoring oder Werbung war. PilotOS fragt die Sphäre beim Buchen.
Stand
Was ändert sich 2026 für Vereine?
Mit dem Steueränderungsgesetz 2025 zum 1. Januar 2026: Die Besteuerungsgrenze für wirtschaftliche Geschäftsbetriebe steigt von 45.000 auf 50.000 Euro Bruttoeinnahmen. Die Übungsleiterpauschale steigt auf 3.300 Euro, die Ehrenamtspauschale auf 960 Euro. Die Pflicht zur zeitnahen Mittelverwendung entfällt bis 100.000 Euro Jahreseinnahmen. Und unterhalb von 50.000 Euro braucht es keine Abgrenzung mehr zwischen Zweckbetrieb und steuerpflichtigem Betrieb.
Stand
Bleiben die Mitgliederdaten wirklich lokal?
Ja. Die Datenbank liegt als Datei auf dem Rechner, auf dem PilotOS läuft — es gibt keinen Zwang, sie irgendwohin zu übertragen. Für einen Verein ist das mehr als eine technische Vorliebe: Mitgliederdaten sind personenbezogene Daten, und wer sie in eine Cloud gibt, braucht einen Auftragsverarbeitungsvertrag und muss ihn im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten führen. Das entfällt hier. Die übrigen Pflichten aus der DSGVO — Verzeichnis, Betroffenenrechte, Löschkonzept — bleiben beim Vorstand.
Stand
Können mehrere Vorstandsmitglieder damit arbeiten?
Ja, mit getrennten Rollen und Rechten: Der Kassenwart bucht, der Schriftführer pflegt Mitglieder und Protokolle, der Vorsitzende sieht die Auswertungen. Jede Änderung wird protokolliert, was bei einem Wechsel im Amt den Unterschied macht zwischen Übergabe und Rätselraten. Ämter nach §26 BGB und die Gremienzugehörigkeit werden im Mitgliederstamm mitgeführt.
Stand
Rechtsstand: August 2026. Beträge und Fristen nach dem Steueränderungsgesetz 2025. Diese Seite erklärt allgemeine Zusammenhänge und ersetzt keine Steuerberatung im Einzelfall.
Ehrenamt verdient gute Software
Free bis 15 Mitglieder, dauerhaft und ohne Kreditkarte. Danach ab 8,90 € im Monat. Lokal auf eurer Hardware.