Dein Preis deckt die Kosten – oder er verschenkt deine Marge.
Preiskalkulation in PilotOS: Zuschlagskalkulation, Deckungsbeitrag und ehrlicher Stundensatz in einem System. Mit Preisuntergrenzen, Rabatten, Einheiten und Brennwerten – lokal, prüffest, ohne Cloud-Zwang.
Preiskalkulation – konkret
Zuschlagskalkulation
Vom Einzelkostenansatz über Gemeinkosten-, Wagnis- und Gewinnzuschlag zum Angebotspreis – jeder Schritt ausgewiesen.
Deckungsbeitrag
Was ein Auftrag über seine variablen Kosten hinaus zur Fixkostendeckung beiträgt – die Teilkostensicht der Kalkulation.
Stundensatz rückwärts
Der Satz, der aus Zielgewinn und Fixkosten geteilt durch die fakturierbaren Stunden wirklich nötig ist.
Warum „nach Gefühl kalkulieren“ dich am Ende Umsatz kostet
Drei Fehler wiederholen sich in fast jedem Betrieb, der ohne Kalkulationssoftware arbeitet: Preise nach Bauchgefühl statt nach Kosten, ein Stundensatz, der die Fixkosten vergisst, und Rabatte, die nachträglich die Marge fressen. Jeder einzelne Auftrag bringt dann Umsatz – und am Jahresende bleibt trotzdem nichts übrig.
Der Schaden ist schleichend, weil er erst in der Summe sichtbar wird. Eine saubere Preiskalkulation dreht das um: Sie beginnt bei den tatsächlichen Kosten und baut den Preis von dort auf. Damit ist jeder Rabatt eine bewusste Entscheidung mit sichtbarer Preisuntergrenze – und nicht mehr der Anfang vom Ende der Marge.
Wer seine Zahlen kennt, verhandelt außerdem sicherer: Die Preisuntergrenze in Euro zeigt, wie weit ein Nachgeben gehen darf, ohne ins Minus zu rutschen. Genau diese Zahl liefert die Kalkulation in PilotOS vor jedem Angebot.
Zuschlagskalkulation und Deckungsbeitrag – zwei Sichten, ein Preis
Die Zuschlagskalkulation addiert auf die Einzelkosten Gemeinkostenzuschläge, Wagnis und Gewinn und führt so zum Angebotspreis – der klassische Weg in Handwerk und Handel. Die Deckungsbeitragsrechnung fragt umgekehrt, was ein Auftrag über seine variablen Kosten hinaus trägt.
Beide Sichten sind nötig: Die Vollkostenrechnung schützt vor dauerhaft zu niedrigen Preisen, die Teilkostenrechnung hilft bei der Frage, ob ein Zusatzauftrag in einer ruhigen Phase auch unter Vollkostenpreis noch lohnt. PilotOS zeigt beide und nennt die Preisuntergrenzen in Euro.
Stundensatz berechnen: Was du wirklich verlangen musst
Dienstleister unterschätzen ihren nötigen Stundensatz fast immer, weil sie nur die fakturierbaren Stunden sehen. Urlaub, Krankheit, Verwaltung, Weiterbildung und sämtliche Fixkosten müssen auf die Stunden umgelegt werden, die Kunden tatsächlich bezahlen.
PilotOS rechnet vom Zielgewinn und den Fixkosten rückwärts zum Stundensatz, der nötig ist, um am Ende bei null oder in der Gewinnzone zu landen. Diese Zahl ist oft ernüchternd – und genau deshalb der wertvollste Ausgangspunkt jeder Preisgestaltung.
Rabatte & Skonto
Nachlässe von vornherein einpreisen, damit auch der reduzierte Preis noch trägt.
Zwei Preisuntergrenzen
Vollkosten langfristig, Teilkosten für die Auslastungsdelle – beides sichtbar.
Prüffestigkeit
Rechenweg, Rundung, Quelle und Stand jedes Wertes – nachvollziehbar bis zur Betriebsprüfung.
Kalkulieren in der Einheit des Geschäfts – nicht in einer Tabellenspalte
Ob Stück, Meter, Kilogramm, Liter, Kubikmeter, Stunden, Palette oder LKW-Ladung: PilotOS kennt über 240 Einheiten in rund 29 Kategorien. Jede Position trägt ihre Einheit und wird beim Anlegen gegen das Einheitenregister geprüft. Mengen lassen sich in Basiseinheiten umrechnen – aus 1250 Kubikmetern werden so nachvollziehbar 1.250.000 Liter.
Bei Energie geht die Rechnung weiter: kWh = Menge × Zustandszahl × Brennwert. Der Brennwert steht je Medium mit Spanne und Quelle in der Tabelle – etwa Erdgas H 10,7 und Erdgas L 9,0 kWh je Kubikmeter, Heizöl EL 10,0 sowie Holzpellets 4,8 kWh je Kilogramm. Der Abrechnungswert des Versorgers geht dem Richtwert vor und wird im Ergebnis benannt.
Preiskalkulation: Antworten, die vor dem Angebot zählen
Was ist Preiskalkulation und warum ist sie wichtig?
Preiskalkulation ist der rechnerische Aufbau eines Verkaufspreises aus den tatsächlichen Kosten. Sie ist wichtig, weil ein Preis, der die Vollkosten nicht deckt, jeden Auftrag zum Verlustgeschäft macht – auch wenn der Umsatz steigt. Wer nach Gefühl oder nur am Wettbewerb entlang kalkuliert, verschenkt entweder Marge oder kalkuliert sich in die Verlustzone. PilotOS baut den Preis von den Einzelkosten über Zuschläge bis zur Zielmarge auf und macht die Rechnung jederzeit nachvollziehbar. Für Handwerk, Handel und Dienstleistung gelten dieselben Regeln: Ohne bekannte Kostenbasis bleibt jeder Preis ein Ratespiel – mit bekannten Kosten wird er eine Entscheidung.
Stand
Was ist Zuschlagskalkulation?
Die Zuschlagskalkulation addiert auf die Einzelkosten – Material, Ware, direkte Arbeitszeit – prozentuale Zuschläge für Gemeinkosten, Wagnis und Gewinn. Daraus entsteht der Angebotspreis, der klassische Weg in Handwerk und Handel. PilotOS führt die Rechnung vom Einzelkostenansatz bis zum Verkaufspreis und weist jeden Schritt einzeln aus.
Stand
Was ist die Deckungsbeitragsrechnung?
Die Deckungsbeitragsrechnung fragt, was ein Auftrag über seine variablen Kosten hinaus zur Deckung der Fixkosten beiträgt. Der Deckungsbeitrag ist der Betrag, der nach Abzug der auftragsabhängigen Kosten übrig bleibt. PilotOS zeigt diese Sicht, damit Sie erkennen, welche Aufträge tragen und welche nur Umsatz ohne Deckung bringen – Vollkosten und Teilkosten nebeneinander.
Stand
Wie berechne ich den richtigen Stundensatz?
Der richtige Stundensatz ergibt sich rückwärts: Zielgewinn plus Fixkosten geteilt durch die wirklich fakturierbaren Stunden. Nicht alle Arbeitsstunden sind fakturierbar – Urlaub, Krankheit, Verwaltung und Weiterbildung fallen weg. Wer nur die produktiven Stunden zählt und die Fixkosten vergisst, kalkuliert seinen Satz fast immer zu niedrig. PilotOS rechnet vom Zielgewinn und den Fixkosten zum nötigen Satz je Stunde. Der so ermittelte Satz übersteht auch Monate mit wenig Auslastung, weil Urlaub und Leerzeiten bereits eingerechnet sind.
Stand
Was ist die Preisuntergrenze?
Die Preisuntergrenze ist der Preis, unter dem ein Auftrag nicht mehr lohnt. Langfristig liegt sie bei den Vollkosten: Wer dauerhaft darunter verkauft, verliert Geld. Kurzfristig kann ein Preis oberhalb der variablen Kosten sinnvoll sein, weil er noch zur Deckung der laufenden Fixkosten beiträgt. PilotOS zeigt beide Grenzen in Euro, damit Rabatte bewusste Entscheidungen werden.
Stand
Zwei Preisuntergrenzen – Vollkosten und Teilkosten?
Ja. Die Vollkosten-Untergrenze deckt alle Kosten inklusive Fixkosten und muss langfristig gehalten werden. Die Teilkosten-Untergrenze deckt nur die variablen Kosten und gilt für Einzelaufträge in schwachen Zeiten, solange Fixkosten ohnehin laufen. Wer beide Grenzen kennt, lehnt keinen noch lohnenden Auftrag ab und verkauft nie dauerhaft unter Wert. PilotOS rechnet beide Grenzen automatisch aus.
Stand
Soll ich Aufträge unter Vollkosten annehmen?
Kurzfristig ja, wenn der Preis über den variablen Kosten liegt und keine bessere Alternative da ist: Dann trägt der Auftrag zur Deckung der Fixkosten bei. Dauerhaft nein, denn unter Vollkosten entsteht Verlust. Entscheidend ist, dass diese Ausnahme bewusst und nachvollziehbar bleibt. PilotOS zeigt bei jeder Kalkulation, ob der Preis die Vollkosten deckt oder nur die Teilkosten.
Stand
Wie berücksichtige ich Rabatte und Skonto?
Rabatte und Skonto gehören in die Kalkulation hinein, nicht danach. Wer erst kalkuliert und dann drei Prozent Skonto und fünf Prozent Rabatt gewährt, verschenkt Marge. PilotOS rechnet Nachlässe und Skonto in den Preis ein und zeigt, wie weit der Preis sinken darf, bevor der Auftrag verlustig wird. Verhandlungsspielraum wird vorher sichtbar, statt hinterher Schaden anzurichten. So bleibt ein Angebot auch nach großzügigem Nachlass noch kostendeckend – und die Marge ist kein Zufall, sondern eingeplant.
Stand
Woher kommen die Kostendaten in PilotOS?
Die Kostendaten kommen aus dem eigenen System: Buchhaltung und Fixkosten-Auswertung liefern die Grundzahlen, der Artikelstamm die Einzelkosten, die Mappe die Positionen. Jeder Wert im Werteregister trägt Rechtsgrundlage oder Quelle, Prüfdatum und Stand. So bleibt eine Kalkulation nicht nur rechnerisch, sondern auch fachlich nachvollziehbar – bis hin zur Prüfung durch den Steuerberater. Wer die Grundzahlen einmal pflegt, kalkuliert fortan ohne erneute Datensuche.
Stand
Welche Einheiten kann ich kalkulieren?
PilotOS kennt über 240 Einheiten in rund 29 Kategorien: Stück, Meter, Kilogramm, Liter, Kubikmeter, Stunden, Verpackungs- und Transporteinheiten, Temperatur- und Holzmaße sowie Energieeinheiten. Jede Position der Kalkulations-Mappe trägt ihre Einheit und wird beim Anlegen gegen das Einheitenregister geprüft. Mengen lassen sich in Basiseinheiten umrechnen – etwa 1250 Kubikmeter in 1.250.000 Liter.
Stand
Wie rechnet PilotOS Energie in der Kalkulation?
Volumen und Masse werden über den Brennwert in Energie umgerechnet: kWh = Menge × Zustandszahl × Brennwert. Der Brennwert steht je Medium mit Spanne und Quelle – etwa Erdgas H 10,7 kWh je Kubikmeter, Erdgas L 9,0, Heizöl EL 10,0 und Holzpellets 4,8 kWh je Kilogramm. Ohne Medium findet keine Umrechnung statt; der Abrechnungswert des Versorgers geht dem Richtwert vor.
Stand
Kann ich die Kalkulation in Angebote und Exporte übernehmen?
Ja. Positionen der Kalkulations-Mappe tragen Einheit und Basismenge; die PDF-Spalte zeigt die Einheit mit Mengen und Gewichten (Netto, Tara, Brutto). Der CSV-Export liefert Menge, Einheit, Menge in Basiseinheit, Basiseinheit und Preis je Einheit. Damit geht eine Kalkulation lückenlos vom Rechenweg zum Beleg – die Grundlage für Angebote, Rechnungen und Prüfungen.
Stand
Ist die Kalkulation prüffest – etwa für den Steuerberater?
Ja. Jede Kalkulations-Antwort trägt Rechenweg und Rundung; die verwendeten Werte kommen aus dem zentralen Werteregister mit Quelle, Prüfdatum und Stand. Der Steuerberater kann nachvollziehen, mit welchen Kosten, Zuschlägen, Sätzen und Einheiten gerechnet wurde. Das ist die Grundlage für prüfungsfeste Nachkalkulation und Betriebsprüfung – statt Bauchgefühl steht die belegte Rechnung.
Stand
Für wen lohnt sich die Preiskalkulation in PilotOS?
Für alle, die Angebote erstellen: Handwerker kalkulieren Material und Stunden, Händler Waren mit Zuschlägen, Dienstleister ihren Stundensatz, Freiberufler ihre Preisuntergrenze. Auch in der Beratung lässt sich eine Kalkulation als Beleg für den Mandanten nutzen. Das Modul ist Teil des Systems – es gibt keine separate Installation und keine doppelte Datenpflege, weil Artikel, Buchhaltung und Auswertungen im selben Programm liegen.
Stand
Läuft die Preiskalkulation lokal und ohne Cloud?
Ja. PilotOS ist Local-First: Die Preiskalkulation läuft auf dem eigenen Rechner, die Daten bleiben lokal. Es gibt keinen Cloud-Zwang und kein Zwangsupdate. Der Free-Tarif gilt dauerhaft und ohne Kreditkarte. Wer gesetzliche und fachliche Registerwerte aktualisieren will, tut das im eigenen Rhythmus – die Werte kommen mit Quelle und Stand ins Registersystem. Damit bleibt die Kalkulation auch offline vollständig benutzbar, zum Beispiel auf Baustellen oder bei Kunden vor Ort.
Stand
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