Eure Lohnsoftware sollte das können: unter eurem Namen laufen. PilotOS kann das – plus lokale Datenhaltung und Mandantentrennung.
Kennt ihr das? Mandanten loggen sich für die Abrechnung ein und sehen zuerst das Logo eines fremden Softwareanbieters – nicht euer Lohnbüro. Mit PilotOS im White-Label-Programm läuft die Lohn- und Gehaltsabrechnung stattdessen komplett unter eurer Marke: eigenes Branding, nach Absprache eigene Domain, jeder Mandant sauber getrennt. So wirkt ihr wie ein Full-Service-Büro – nicht wie ein Vermittler fremder Software.
Auf einen Blick
Lohnbüro-Cockpit (White-Label)
Beispielansicht (Demo)Eure Marke vorne, die Software im Hintergrund
Mandanten vertrauen dem Lohnbüro, das sie betreut – nicht dem Namen eines Softwareherstellers, den sie beim Login sehen. Das White-Label-Programm sorgt dafür, dass das auch bei der Lohnabrechnungssoftware so bleibt.
Eigene Marke & eigene Domain
Kein fremdes Logo mehr im Postfach eurer Mandanten: Sie bekommen eine Oberfläche mit Namen und Farben eures Lohnbüros – nach Absprache sogar unter eurer eigenen Domain erreichbar.
Mandanten sauber getrennt, von Anfang an
Jeder Mandant führt seinen eigenen, getrennten Datenbestand. Beschäftigtendaten unterschiedlicher Mandanten vermischen sich nie – ihr wechselt bewusst zwischen den Mandaten.
Lokale Daten als Verkaufsargument
Lohn- und Personaldaten gehören zu den sensibelsten Daten eines Betriebs. PilotOS läuft lokal bzw. selbst gehostet, ganz ohne Cloud-Zwang – ein Argument, das gegenüber reinen Cloud-Lohnanbietern sofort zieht.
Konditionen, die zu eurem Büro passen
Statt einer starren Preisliste verhandelt ihr eure Partner-Konditionen direkt mit uns – passend zu Bürogröße, Mandantenzahl und Beschäftigtenvolumen.
Das bringt White-Label PilotOS Personaldienstleistern & Lohnbüros
Brutto bis Netto in einer Oberfläche
Sozialversicherung, Lohnsteuer, Pfändung, Pauschalierung und Kurzarbeitergeld laufen im selben System, das eure Mandanten unter eurem Namen sehen – kein Wechsel zwischen Tools nötig.
DEÜV-Meldungen & Lohnsteuerbescheinigung inklusive
Meldungen mit Plausibilitätsprüfung sowie die elektronische Lohnsteuerbescheinigung nach §41b laufen direkt aus der gebrandeten Oberfläche eures Büros – ihr spart euch den Wechsel in eine separate Meldemaske.
Ihr wirkt als Full-Service-Büro, nicht als Vermittler
Wer Mandanten ein eigenes, gebrandetes Tool anbietet, tritt als Partner mit eigener Handschrift auf – nicht als Weiterreicher fremder Software. Das zahlt sich bei Mandatsgesprächen aus.
Buchhaltung und Kasse gleich mit an Bord
Braucht ein Mandant neben der Lohnabrechnung auch FiBu, EÜR/USt-VA oder eine TSE-Kassensicherung, steht dasselbe System bereit – ohne ein zweites Werkzeug einführen zu müssen.
Von der ersten Anfrage bis zum ersten Mandanten
1. Kontakt aufnehmen
Schildert uns über die Kontaktseite Größe und Mandantenstruktur eures Büros sowie eure Vorstellung vom White-Label-Angebot.
2. Branding einrichten
Gemeinsam legt ihr fest, wie Logo, Farben und – nach Absprache – eure eigene Domain in die Mandanten-Oberfläche einfließen.
3. Mandanten anlegen
Eure ersten Mandanten erhalten ihre getrennten, mandantenfähigen Datenbestände direkt unter eurem Büro-Branding.
Kein Fremdname mehr im Lohnzettel-Postfach
Von der Abrechnungsbestätigung bis zur Erinnerungsmail: Eure Mandanten sehen ausschließlich euer Lohnbüro, nie den Namen eines Softwareanbieters.
Warum lokale Daten im Mandatsgespräch überzeugen
Keine fremde Cloud dazwischen
Lohn- und Personaldaten eurer Mandanten liegen lokal bzw. auf eurer eigenen Infrastruktur – nicht zwingend bei einem dritten Cloud-Anbieter.
GoBD-konforme Journale
Lohnbuchungen laufen über GoBD-konforme Journale mit signierten Audit-Logs – lückenlos nachvollziehbar für euch und eure Mandanten.
Eine klare Antwort statt eines Achselzuckens
Fragt ein Mandant nach dem Speicherort seiner Lohndaten, habt ihr mit lokaler Datenhaltung eine konkrete Antwort – statt auf einen fremden Cloud-Anbieter verweisen zu müssen.
Fragen von Lohnbüros zum White-Label-Programm
Sehen unsere Mandanten noch die Marke PilotOS?
Nein – genau das ist der Kern des White-Label-Programms: Logo, Farben und nach Absprache eine eigene Domain werden auf euer Lohnbüro ausgerichtet. Eure Mandanten arbeiten mit einer Software, die eure Handschrift trägt.
Stand
Können wir mehrere Mandanten sauber getrennt abrechnen?
Ja. PilotOS ist mandantenfähig angelegt, jeder Mandant hat einen eigenen, getrennten Datenbestand. Wie viele Mandanten im White-Label-Rahmen möglich sind, klärt ihr im Partnergespräch passend zur Größe eures Büros.
Stand
Wo liegen die Lohn- und Personaldaten unserer Mandanten?
Lokal auf eurer eigenen Infrastruktur bzw. eigenem Server, ohne Zwang zu einer Drittanbieter-Cloud. Das ist gerade bei sensiblen Lohn- und Personaldaten häufig ein wichtiges Argument gegenüber reinen Cloud-Anbietern.
Stand
Was kostet das White-Label-Programm für Lohnbüros?
White-Label läuft als Partnerprogramm auf Anfrage. Die konkreten Konditionen – Branding-Umfang, Mandantenzahl, Laufzeit – besprecht ihr individuell mit uns.
Stand
Wie starten wir als Lohnbüro mit dem White-Label-Programm?
Über die Kontaktseite meldet ihr euer Interesse an, danach besprecht ihr Branding und Umfang, richtet die gebrandete Umgebung ein und legt anschließend eure ersten Mandanten an.
Stand
Bereit, eure Lohnabrechnung endlich unter eigenem Namen anzubieten?
Erzählt uns von eurem Büro und euren Mandanten – wir besprechen gemeinsam, wie White-Label PilotOS bei euch aussehen könnte.
Eure eigenen Produkte an der Stelle, an der der Bedarf entsteht
Nicht als Werbebanner, sondern als Antwort auf eine Frage, die das System ohnehin schon stellt. Drei Beispiele aus eurem Alltag:
- Was das System erkennt
- Erstmals Mitarbeiter über der Minijob-Grenze
- Was ihr hinterlegt
- Eure Lohnabrechnung, gestaffelt nach Mitarbeiterzahl
- Was euer Kunde sieht
- Beim Anlegen erscheint euer Paket mit dem Preis für genau diese Größe
- Was das System erkennt
- Betriebsnummer oder ITSG-Zertifikat fehlt
- Was ihr hinterlegt
- Eure Beantragung als Dienstleistung
- Was euer Kunde sieht
- Der Behörden-Assistent nennt euch, statt den Kunden zum Formular zu schicken
- Was das System erkennt
- Betriebliche Altersvorsorge nicht eingerichtet
- Was ihr hinterlegt
- Eure bAV-Lösung und eure Beratung
- Was euer Kunde sieht
- Die Personalauswertung zeigt die Pflicht zum Arbeitgeberzuschuss und euer Angebot
Stand heute: Die Erkennung dieser Anlässe läuft bereits lokal in der App. Die Affiliate-Schnittstelle, über die eure Produkte in den Vergleichspiloten kommen, existiert ebenfalls. Noch nicht freigeschaltet sind die partnerbezogene Zuordnung, die Pflegemaske in eurem Cockpit und die Weiterleitung der Bedarfsmeldung an euch. Diese drei Stücke bauen wir mit dem ersten echten Partner – nicht auf Vorrat. Eine Bedarfsmeldung setzt immer die ausdrückliche, jederzeit widerrufbare Einwilligung des Endkunden voraus; ohne sie passiert nichts. Details auf der Übersichtsseite.
Was das für euch kostet – gerechnet, nicht „auf Anfrage“
Musterrechnung: ein Lohnbüro mit festem Stamm mit 70 Mandanten
| Stufe | Anzahl × Satz | Betrag |
|---|---|---|
| 1 – 24 | 24 × 5,00 € | 120,00 € |
| 25 – 70 | 46 × 3,50 € | 161,00 € |
| Staffel gesamt | 281,00 € | |
| + Grundgebühr | 145,00 € | |
| = monatlich netto | 426,00 € | |
| ⌀ je Mandant | 6,09 € | |
Dazu einmalig ab 950,00 € Einrichtung (Branding, Prüfung, Freischaltung, Einweisung). Die Staffel wirkt stufenweise: Jede Stufe wird mit ihrem eigenen Satz gerechnet und die Beträge addiert – wie bei einem Steuertarif. Abgerechnet werden nur aktive Endkunden im Abrechnungsmonat. Alle Preise netto zzgl. USt, Stand 09/2026; die gültigen Endpreise hängen von Aufwand, Umfang und Anzahl ab. Orientierung, kein Angebot im Sinne des § 145 BGB.
Vollständige Konditionen und weitere Musterrechnungen →
Bei wenigen Mandanten lohnt sich White-Label meist nicht. Einrichtung und Grundgebühr fallen unabhängig von der Zahl der Endkunden an. Der reguläre Business-Tarif mit Mandanten-Kontingent (Pro bis 3, Ultra bis 10) oder ein Enterprise-Zugang mit Sammellizenz ist dann oft günstiger. White-Label rechnet sich, wenn die eigene Marke der Punkt ist oder genug Endkunden zusammenkommen. Nennt uns eure Zahlen – wir rechnen beide Wege durch und sagen euch, welcher billiger ist, auch wenn das gegen unser Angebot spricht.