Dein Handy erfasst. Dein Rechner bucht.
Dazwischen: niemand.
Kommen und Gehen stempeln, Beleg fotografieren, Fahrt notieren, verkaufen, Auftrag aufnehmen, Kasse zählen – unterwegs, ohne Netz, ohne App-Store und ohne fremden Server. Alles wartet auf dem Handy, bis du wieder im eigenen WLAN bist.
Der Beleg verblasst schneller, als du denkst.
Thermopapier ist nach ein paar Monaten leer. Wer den Kassenbon erst abends aus der Jacke holt, hat oft schon verloren – erfasst am Ort des Geschehens, ist er sicher.
Acht Dinge, die du nicht bis zum Abend aufheben musst
Die Erfassungs-App hat acht Reiter. Mehr nicht – und genau das ist der Punkt: unterwegs will niemand ein zweites Buchhaltungsprogramm bedienen.
Zeit
Vier Schaltflächen, Zeitstempel vom Gerät, Live-Zähler. Die Auswertung stockt die Pause auf die gesetzliche Mindestdauer nach § 4 ArbZG auf. Mehr zur Zeiterfassung →
Beleg
Foto machen, Betrag und Firma eintippen – fertig. Die Texterkennung läuft später mit Tesseract auf deinem Rechner, ohne Netz und ohne Anbieter. Mehr zum Belegscan →
Fahrt
Kilometerstand und Ziel beim Losfahren oder Ankommen. Kein Heft im Handschuhfach, das am Jahresende rückwirkend ausgefüllt wird – genau das erkennt das Finanzamt nämlich nicht an.
Kasse
Betrag und Zweck für die Ladenkasse – oder der vollständige Verkauf mit Barcode-Scan über die Kamera, Warenkorb und TSE. Mehr zum mobilen Verkauf →
Auftrag
Kunde suchen oder vor Ort neu anlegen, Positionen erfassen, Netto, Umsatzsteuer und Brutto rechnen mit. Mehr zur Auftragserfassung →
Zählung
Datum, Kassennummer, Ort, Veranstaltung, Verkäufer, Prüfer – und die Stückelung über alle fünfzehn Euro-Werte von 500 € bis 1 Cent. Mehr zum Zählprotokoll →
Zugänge
Welcher Zugang wofür, wo er hinterlegt ist und was noch fehlt – nachschlagbar, wenn man beim Amt steht und danach gefragt wird.
Kommunikation
Offene Vorgänge sehen, freigeben, erledigen. Der Kommunikationspilot läuft auf dem Server weiter, auch wenn der Desktop aus ist.
Im Lager gibt es kein WLAN. Im Zug auch nicht.
Alles wartet auf dem Handy
Jede Erfassung landet zuerst in einer eigenen Datenbank auf dem Gerät – nicht in einem Zwischenspeicher bei uns, denn den gibt es nicht. Die App zeigt dir, wie viele Einträge noch offen sind, und du siehst am Symbol, ob gerade eine Verbindung besteht.
Das heißt auch: Du kannst das Handy im Funkloch benutzen, ohne dass etwas verloren geht. Zwanzig Belege im Keller erfassen und erst oben abgleichen ist der Normalfall, nicht die Ausnahme.
Der Abgleich läuft über dein eigenes WLAN
Am Rechner zeigt PilotOS einen QR-Code. Einmal scannen, und die App findet den
Rechner künftig unter pilotos.local – unabhängig davon,
welche IP-Adresse er heute hat.
Genau deshalb funktioniert die Kopplung nur zu Hause oder im Betrieb: Es gibt keinen Server im Internet, der vermitteln könnte. Was manche als Einschränkung sehen, ist der eigentliche Punkt – deine Belege nehmen nie den Umweg über fremde Hardware.
Zählprotokoll mit voller Stückelung – auf dem Handy
Wer eine offene Ladenkasse führt, muss zählen können, was drin ist – nachvollziehbar und zeitnah. Genau dafür gibt es einen eigenen Reiter.
| Im Protokoll steht | Wofür |
|---|---|
| Datum und Periode | Zuordnung zum richtigen Kassentag |
| Kassennummer und Ort | bei mehreren Kassen oder Filialen |
| Prüfer | wer gezählt hat – das fragt eine Prüfung als Erstes |
| Stückelung, 15 Werte | 500, 200, 100, 50, 20, 10, 5, 2, 1 € sowie 50, 20, 10, 5, 2, 1 Cent |
| Notiz | Auffälligkeiten, Differenzen, Wechselgeldentnahme |
Die App rechnet die Summe mit, während du zählst, und legt das fertige Protokoll im Archiv ab. Kein Zettel, der abends abgetippt wird – und keine Zahl, die im Nachhinein noch „passend gemacht“ werden kann. Mehr zur Kasse mit TSE →
Buchungen diktieren – am Rechner
Die Schnellerfassung im Cockpit nimmt gesprochene Buchungen auf Deutsch entgegen: Mikrofon antippen, Satz sagen, die Felder füllen sich. Das ist schneller als tippen, wenn beide Hände gerade etwas anderes tun.
Ehrlich dazu Diese eine Funktion läuft nicht lokal. Sie nutzt die Spracherkennung des Browsers, und die schickt die Aufnahme bei Chrome an einen Google-Dienst. Deshalb ist sie optional und abschaltbar – und deshalb sagen wir es hier, statt es unter „alles lokal“ zu verstecken. Alles Übrige in PilotOS kommt ohne fremden Server aus. Was Local-First heißt →
Sofort als Web-App – oder als installierte Android-App
Auf dem Homescreen abgelegt startet PilotOS wie eine App, läuft offline und braucht keinen App-Store – auf Android und iOS gleichermaßen. Zusätzlich liegt das Projektgerüst für eine öffentliche Android-App bereit, die sich über einen festen Origin an deinen Server koppelt, ohne dass Nutzdaten über uns laufen. Wie das technisch geht, was dafür noch fehlt und welche drei Dinge die App heute nicht kann, steht auf der eigenen Seite.
Weiter Installation, Kopplung per QR-Code, Plattformen und die offenen Punkte im Detail. App für Android und iPhone →
Wo dieses Paket vorn liegt – und wo nicht
Erhoben im September 2026 gegen Lexoffice, sevDesk, DATEV Unternehmen Online, WISO MeinBüro, Personio, SumUp Kasse, PayPal POS, Lightspeed, Shopify POS und Square.
Gegen die Buchhaltungs-Apps
Nach unserer Marktdurchsicht vom September 2026 erfassen Lexware Office (früher lexoffice), sevDesk, DATEV Unternehmen Online und WISO MeinBüro Belege gut und teilweise Zeiten, bringen im mobilen Kern aber kein eigenes TSE-Kassenmodul mit Barcode-Scan und Artikelstamm mit. Erkennbar auch daran, dass Drittanbieter Kassensysteme für Lexware Office vermarkten. Stand und Quellenlage können sich ändern – prüfe es vor einer Kaufentscheidung selbst nach.
Gegen die Kassen-Apps
SumUp Kasse, PayPal POS und Lightspeed haben Jahre an Kassen-Bedienung und ein Hardware-Ökosystem: Bluetooth-Bondrucker, Kassenlade, Kartenterminal mit Live-Buchung. In der reinen Kassenfunktion sind sie ebenbürtig bis leicht voraus. Unser Vorteil liegt in der Verbindung zur Buchhaltung, nicht am Tresen.
Gegen die Außendienst-Apps
Nexti und L-mobile sales lassen den Kunden vor Ort digital unterschreiben und erzeugen sofort die Auftragsbestätigung. Personio prüft beim Stempeln optional den Standort. Beides gibt es hier nicht. Zur Auftragserfassung →
Das ehrliche Fazit: In Summe und Integrationstiefe ist dies die einzige uns bekannte Lösung, die Zeiterfassung, TSE-Kasse mit Barcode, Warenwirtschaft, Außendienst-Auftrag, Provisionierung und vollständige Buchhaltung in einem lokalen System verbindet. Als reine Kassen-App betrachtet ist sie es nicht. Wer nur eine Kasse braucht, nimmt eine Kasse. Wer drei dieser Dinge braucht, zahlt sonst drei Abos und pflegt drei Stammdatenbestände.
Mobil erfassen – gut zu wissen
Was kann ich mit dem Handy alles erfassen?
Acht Dinge: Arbeitszeit (Kommen, Gehen, Pause), Belege mit Foto, Fahrten fürs Fahrtenbuch, Kassenbewegungen und den vollständigen Verkauf mit Barcode-Scan und TSE, Aufträge beim Kunden, Zählprotokolle mit vollständiger Stückelung, Behördenzugänge und offene Vorgänge des Kommunikationspiloten. Alles landet in einer Warteschlange auf dem Handy und wandert beim nächsten WLAN-Kontakt auf deinen Rechner. Mehr zur mobilen Zeiterfassung.
Stand
Funktioniert die Erfassung ohne Internet?
Ja, vollständig. Die App speichert jede Erfassung lokal auf dem Handy in einer eigenen Datenbank (IndexedDB). Du siehst jederzeit, wie viele Einträge noch offen sind. Sobald das Handy wieder im selben WLAN wie dein Rechner ist, wird die Warteschlange übertragen. Im Keller, im Lager oder im Zug funktioniert das Erfassen genauso.
Stand
Brauche ich eine App aus dem Store?
Nein. PilotOS läuft als Progressive Web App direkt im Browser und lässt sich auf dem Homescreen wie eine App ablegen. Zusätzlich liegt das Projektgerüst für eine öffentliche Android-App bereit (Bubblewrap/Trusted Web Activity), die sich über einen festen Origin an den eigenen Server koppelt, ohne dass Nutzdaten über pilotsuite.de laufen. Die APK ist allerdings noch nicht gebaut und nicht signiert — dafür fehlen ein eigener Signing-Key und der Eintrag seines SHA-256-Fingerabdrucks in assetlinks.json. Mehr zur Android-App.
Stand
Wie koppelt sich das Handy mit dem Rechner?
Über das eigene WLAN. Am Rechner erzeugt PilotOS einen QR-Code, den du mit dem Handy scannst; danach findet die App den Rechner unter https://pilotos.local:8443 — unabhängig davon, welche IP-Adresse er gerade hat. Ein verlorenes oder nicht mehr genutztes Gerät lässt sich am Rechner abmelden; die bereits übertragenen Erfassungen bleiben erhalten.
Stand
Was steht in einem Zählprotokoll?
Datum, Kassennummer, Ort, Periode, Prüfer, eine Notiz und die vollständige Stückelung über alle fünfzehn Euro-Werte von 500 Euro bis 1 Cent. Die App rechnet die Summe mit und legt das Protokoll im Archiv ab. Das ist der Nachweis, den ein Kassensturz braucht — nicht ein Zettel, den man später abtippt. Mehr zum Zählprotokoll.
Stand
Erkennt das Handy den Betrag auf dem Beleg automatisch?
Das Foto entsteht auf dem Handy, die Texterkennung läuft auf deinem Rechner — dort ist die Rechenleistung, und dort bleiben die Daten. Du kannst Betrag und Firma unterwegs auch von Hand eintragen, wenn du sie ohnehin gerade siehst; das spart später den Blick auf den verblassten Kassenbon. Mehr zur mobilen Belegerfassung.
Stand
Gibt es eine Spracheingabe?
Im Cockpit am Rechner ja: Die Schnellerfassung nimmt gesprochene Buchungen auf Deutsch entgegen. Wichtig zu wissen — diese Funktion nutzt die Spracherkennung des Browsers, und die schickt die Aufnahme bei Chrome an einen Google-Dienst. Sie ist deshalb ausdrücklich optional und ausschaltbar. Alles andere in PilotOS läuft ohne fremden Server; bei der Spracherkennung wäre die Behauptung falsch, und wir stellen sie nicht auf. Mehr zum Sprachpilot.
Stand
Sieht ein App-Anbieter meine Erfassungen?
Nein. Es gibt keinen Anbieter dazwischen. Das Handy spricht direkt mit deinem Rechner im eigenen WLAN — kein Konto bei uns, kein Zwischenspeicher in einer Cloud, keine Weitergabe. Deshalb funktioniert die Kopplung auch nur zu Hause oder im Betrieb und nicht von unterwegs.
Stand
Was passiert, wenn ich das Handy verliere?
Am Rechner meldest du das Gerät ab; es bekommt danach keinen Zugriff mehr. Was bereits übertragen wurde, bleibt in deiner Buchhaltung. Was noch in der Warteschlange des verlorenen Geräts lag, ist verloren — deshalb lohnt es sich, im WLAN kurz auf die Zahl der offenen Einträge zu schauen, bevor man das Haus verlässt.
Stand
Kostet die mobile Erfassung extra?
Nein, sie ist Teil des Moduls „Mobil“ und ab der Pro-Edition enthalten. Es gibt keine getrennte App-Lizenz und keinen Aufpreis pro Gerät. Zur Preisübersicht.
Stand
Was als Nächstes auf das Handy kommt
Zwei Erweiterungen sind in Arbeit. Sie stehen hier, weil sie geplant sind – nicht, weil sie schon gehen. Die acht Reiter oben sind die App von heute.
Inventur mit Scanner Ausbau
Ein neunter Reiter, der Bestände zählt: Barcode-Scan über die Kamera oder manuelle Erfassung für Ware ohne Auszeichnung, Positionen in dieselbe Offline-Warteschlange wie Belege und Fahrten. Das Fundament steht bereits – Bestandsführung mit Buch- und Zählbestand, Inventur mit Differenzbuchung und der Barcode-Decoder in der App. Es fehlt der Reiter. Wie die Inventur heute funktioniert →
Kellnerfunktion für die Gastronomie Roadmap
Bestellung am Tisch aufnehmen, an Küche und Theke bonieren, kassieren. Das ist ein eigenes Modul, kein Reiter: Es braucht Tischplan, offene Rechnung über mehrere Runden, Splitten, Bedienerzuordnung und die Felder Tisch und Bediener im DSFinV-K-Export. Vorher ist zu klären, wie ein Verkauf ohne Netz signiert wird – die TSE-Signatur läuft heute über den Rechner. Was die Kasse für Gastronomie heute kann →
Erst ansehen, dann aufs Handy legen
Die Live-Demo zeigt die Oberfläche im Browser – ohne Installation und ohne Anmeldung. Danach weißt du, ob dir die Bedienung liegt.