Sieben Prozent auf den Teller.
Neunzehn auf das Glas.
Seit dem 1. Januar 2026 gilt für Speisen einheitlich der ermäßigte Satz – im Haus wie außer Haus. Getränke bleiben beim Regelsatz. Eine Kasse, die das nicht sauber trennt, produziert mit jedem Bon einen Fehler, der bei der nächsten Kassen-Nachschau sichtbar wird.
Ehrlich vorweg PilotOS bringt heute die Kasse mit, nicht den Service: Tischplan, Bonieren an die Küche, Splitten und Kellnerzuordnung sind nicht gebaut. Was das heißt, steht weiter unten – ohne Beschönigung.
Kurz gesagt: Seit 01.01.2026 unterliegen Speisen in der Gastronomie einheitlich 7 % Umsatzsteuer – die alte Trennung zwischen Verzehr an Ort und Stelle (19 %) und Mitnahme (7 %) ist für Speisen entfallen. Getränke bleiben bei 19 %, im Haus wie außer Haus; ermäßigt sind nur enge Ausnahmen wie Milchmischgetränke mit mindestens 75 % Milchanteil außer Haus. Kombiangebote müssen aufgeteilt werden – nach Wareneinsatz oder pauschal 30 % Getränke zu 70 % Speisen. Dazu kommen TSE-Pflicht und Belegausgabe nach § 146a AO, die Mitteilung des Kassensystems über ELSTER, der DSFinV-K-Export und die unangekündigte Kassen-Nachschau nach § 146b AO. Stand: 06.09.2026.
Umsatzsteuer in der Gastronomie seit 2026
| Umsatz | im Haus | außer Haus |
|---|---|---|
| Speisen (Restaurations- und Verpflegungsleistung) | 7 % | 7 % |
| Getränke (Regelfall) | 19 % | 19 % |
| Milchmischgetränk mit mind. 75 % Milchanteil | 19 % | 7 % |
| Leitungswasser | 19 % | 7 % |
| Pürierte Frucht- und Gemüsezubereitung (Smoothie) | 19 % | 7 % |
| Pflanzliche Milchalternative, fertiger Fruchtsaft | 19 % | 19 % |
| Menü/Kombiangebot | aufteilen – nach Wareneinsatz, hilfsweise 30 % Getränke zu 70 % Speisen | |
Rechtsgrundlage: § 12 UStG in der seit dem 01.01.2026 geltenden Fassung. Verbindlich ist der Gesetzestext; diese Übersicht ersetzt keine steuerliche Beratung. Alle Werte, mit denen PilotOS rechnet, stehen mit Prüfdatum im Register der Rechtswerte.
Zwei Sätze auf einem Bon sind kein Sonderfall – sie sind der Normalfall
Der Satz hängt am Artikel, nicht am Vorgang
Ein Tisch bestellt Schnitzel, Cola und Kaffee. Auf demselben Bon stehen 7 % und 19 %. Eine Kasse, die pauschal einen Satz auf den Vorgang legt, ist damit falsch – nicht erst bei der Prüfung, sondern in jeder Voranmeldung.
In PilotOS trägt jeder Artikel seinen eigenen Umsatzsteuersatz; der Warenkorb rechnet Netto, Umsatzsteuer und Brutto je Position mit. Das ist die Voraussetzung dafür, dass der Bon und der DSFinV-K-Export zusammenpassen.
Das Menü ist die Falle
Ein Mittagsmenü zu einem Preis, in dem ein Getränk steckt, ist eine gemischte Leistung. Wer es als einen Artikel mit einem Satz führt, kann die Aufteilung auf dem Bon nicht zeigen – und genau danach wird gefragt.
Sauber ist die Aufteilung nach dem tatsächlichen Wareneinsatz. Wer das nicht rechnen will, nutzt die pauschale Aufteilung 30 zu 70. Beides setzt voraus, dass das Kassensystem das Menü als zwei Positionen abbilden kann.
Kein Tropfen Wein und kein Brotkrümel geht verloren
In der Gastronomie wird nicht verkauft, was eingekauft wurde. Eingekauft wird die Flasche, verkauft das Glas. Eingekauft wird das Kilo, verkauft die Portion. Genau in dieser Umrechnung verschwindet in den meisten Betrieben der Wareneinsatz.
Die Stückliste ist die Rezeptur
Ein verkaufter Artikel, hinter dem eine Stückliste liegt, bucht beim Verkauf jede Komponente mit ab – anteilig, in Bruchteilen. Ein Glas Wein nimmt 0,2 Flaschen vom Bestand, das Gedeck seine Grammzahl Brot, der Burger Patty, Brötchen, Salatblatt und Sauce einzeln. Der Bestand sinkt beim Kassieren, nicht beim Nachbestellen.
Das ist keine Statistik nebenher. Es ist dieselbe Bewegung, die auch der Wareneingang schreibt – mit Datum, Menge, Beleg und Quelle. Ein Storno bucht sie vollständig zurück.
Was das am Monatsende ändert
Der Wareneinsatz ist dann keine Differenz zwischen zwei Inventuren mehr, sondern eine Summe aus tatsächlichen Bewegungen. Die Inventurdifferenz, die übrig bleibt, ist damit das, was sie sein soll: Schwund, Bruch, Verderb oder Diebstahl – und nicht die Sammelstelle für alles, was nie erfasst wurde.
Wer Chargen mit Mindesthaltbarkeit führt, entnimmt automatisch nach frühestem Verfallsdatum. Bei Frischware ist das der Unterschied zwischen einer Zahl und einer Aussage.
Voraussetzung, damit das gilt: Die Artikel müssen angelegt und die Rezepturen als Stücklisten hinterlegt sein. Ein Bon mit der Position „Getränk 4,50 €“ ohne Artikelbezug bucht keinen Bestand ab – er kann es nicht. Die Arbeit steckt in der Rezeptur, einmal. Danach rechnet sie bei jedem Bon mit. Wie die Inventur darauf aufsetzt →
Was du dafür nicht kaufen musst
Ein Gastronomiebetrieb kauft üblicherweise drei Dinge getrennt: Kassenhardware, eine Gastro-Software mit Abo, und eine Buchhaltung, in die das alles irgendwie hinübermuss. PilotOS setzt an einer anderen Stelle an.
Kein Kassenterminal
Der Verkauf läuft auf einem gewöhnlichen Android-Handy im Browser – Warenkorb, Barcode-Scan über die eingebaute Kamera, Bar oder EC, TSE-Signatur, Beleg mit QR. Kein Terminal, kein Kassentresen mit eigenem Rechner, keine Gerätelizenz. Was ein Betrieb sowieso in der Tasche hat, reicht.
Kein Handscanner
EAN-13 und Code128 werden mit der Handykamera gelesen, der Decoder ist mitgeliefert und läuft auf dem Gerät. Kein MDE-Gerät, kein Bluetooth-Scanner, keine Ladestation, kein Ersatzgerät für den Fall, dass eines ausfällt.
Keine zweite Buchhaltung
Kasse, Kassenbuch, Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung sind dieselbe Datenbank. Es gibt keinen nächtlichen Export, keine Schnittstelle, die kaputtgehen kann, und keinen zweiten Artikelstamm, der auseinanderläuft. Der Tagesabschluss ist eine Buchung, keine Dateiübergabe.
Wo die Aussage heute endet: Kein Terminal, kein Handscanner, keine zweite Buchhaltung – das gilt jetzt. Keine spezielle Gastro-Software gilt erst, wenn die Kellnerfunktion gebaut ist. Wer heute Tischplan, Bonieren an die Küche und Splitten braucht, braucht dafür noch ein zweites System. Wer eine Kasse mit TSE, ein prüfungsfestes Kassenbuch und die 7/19-Trennung braucht, braucht kein zweites System.
Gastronomie ist der Klassiker der Kassenprüfung
Kassen-Nachschau ohne Ankündigung
§ 146b AO erlaubt dem Prüfer, während der Geschäftszeiten unangekündigt zu erscheinen. Er kommt als Gast, kauft, sieht sich den Bon an und weist sich erst danach aus. Geprüft werden TSE-Signatur, Belegausgabe, Einzelaufzeichnung und der Export.
Belegausgabepflicht
§ 146a Abs. 2 AO: Für jeden erfassten Geschäftsvorfall muss ein Beleg erstellt und dem Kunden zur Verfügung gestellt werden – auch wenn er ihn liegen lässt. Eine Befreiung ist auf Antrag möglich, wird aber nur im Härtefall erteilt.
Meldepflicht über ELSTER
§ 146a Abs. 4 AO verlangt die Mitteilung elektronischer Aufzeichnungssysteme; sie läuft seit 2025 elektronisch. Zu melden sind Anschaffung und Außerbetriebnahme mit den Angaben zur TSE – auch bei einem gebraucht übernommenen Gerät.
Richtsatzsammlung und Zeitreihenvergleich
Liegt der Rohgewinnaufschlag außerhalb der Bandbreite des Gewerbezweigs, wird geschätzt. Der Betrieb muss dann erklären, warum seine Zahlen abweichen – mit Aufzeichnungen, die er entweder hat oder nicht.
Sachentnahmen
Was Inhaber und Personal selbst essen, ist eine unentgeltliche Wertabgabe. Das Bundesfinanzministerium veröffentlicht dafür jährlich Pauschbeträge je Person und Gewerbezweig – für 2026 mit Schreiben vom 25.06.2026, monatlich mit einem Zwölftel zu buchen. Kinder unter zwölf zur Hälfte, unter zwei gar nicht. Betrag ausrechnen →
Trinkgeld
Freiwilliges Trinkgeld an Arbeitnehmer ist nach § 3 Nr. 51 EStG steuerfrei, ohne Betragsgrenze, solange kein Rechtsanspruch besteht. Trinkgeld an den Unternehmer selbst ist Betriebseinnahme. Ein Bedienungszuschlag auf der Rechnung ist kein Trinkgeld, sondern Entgelt.
Was PilotOS heute kann – und was nicht
Wir schreiben hier nichts hin, was die Software nicht tut. Eine Kasse, die man nach dem Kauf erst noch bauen muss, ist keine Kasse.
Vorhanden Live
TSE-Anbindung nach KassenSichV (fiskaly Cloud oder Swissbit-Hardware) · Belege mit TSE-QR · DSFinV-K-Export · Kassenbuch mit Kassensturz und vollständiger Stückelung über alle fünfzehn Euro-Werte · Artikelstamm mit eigenem Umsatzsteuersatz je Artikel · mobiler Verkauf mit Barcode-Scan über die Handykamera, Warenkorb und TSE · alles in derselben lokalen Datenbank wie Buchhaltung und Warenwirtschaft.
Nicht gebaut Roadmap
Tischplan und Sitzplatz · offene Rechnung über mehrere Bestellrunden · Bonieren an Küche und Theke · Splitten und Umbuchen auf einen anderen Tisch · Trinkgeldbehandlung in der Kasse · Zuordnung zum Bediener · die Felder Tisch, Bediener und Bereich im DSFinV-K-Export. Das ist ein eigenes Modul, kein zusätzlicher Reiter.
Der Punkt, der vorher geklärt sein muss: Der mobile Verkauf braucht heute zwingend eine Verbindung zum Rechner, weil die TSE-Signatur dort erzeugt wird. Im Restaurant ist das belanglos, im Biergarten, im Keller und im Festzelt nicht. § 146a AO verlangt die Signatur für jeden aufzeichnungspflichtigen Vorgang; ob und wie ein Vorgang ohne Netz behandelt werden darf, entscheidet die eingesetzte zertifizierte TSE – nicht der Hersteller der Kassensoftware. Diese Frage gehört vor die Kellnerfunktion, nicht dahinter.
Gastronomie, Kasse und Umsatzsteuer
Welcher Steuersatz gilt seit 2026 auf Speisen?
Sieben Prozent — und zwar einheitlich, im Haus wie außer Haus. Die Unterscheidung zwischen Verzehr vor Ort (bisher 19 %) und Mitnahme (7 %), an der sich Gastronomen zwanzig Jahre lang abgearbeitet haben, ist damit für Speisen weggefallen. Getränke bleiben bei 19 %, ebenfalls in beiden Fällen. Wer seine Artikelstämme zum Jahreswechsel nicht umgestellt hat, hat seither jeden Tag falsch ausgewiesen.
Stand
Und die Getränke?
19 % im Regelfall, im Haus wie außer Haus. Die Ausnahmen sind eng: Milchmischgetränke mit einem Milchanteil von mindestens 75 % sind bei Abgabe außer Haus ermäßigt, ebenso Leitungswasser und pürierte Frucht- oder Gemüsezubereitungen wie Smoothies zum Mitnehmen. Pflanzliche Milchalternativen und fertige Fruchtsäfte sind es nicht. Genau diese Feinheiten muss der Artikelstamm abbilden — der Latte macchiato zum Mitnehmen und der Hafer-Latte zum Mitnehmen haben unterschiedliche Sätze.
Stand
Wie rechnet man ein Menü ab, in dem Speise und Getränk zusammen einen Preis haben?
Der Gesamtpreis muss aufgeteilt werden, weil zwei Steuersätze darin stecken. Sauber geht das über den tatsächlichen Wareneinsatz. Alternativ wird eine pauschale Aufteilung von 30 % auf Getränke und 70 % auf Speisen akzeptiert. Was nicht geht: das Menü als einen Artikel mit einem Satz führen. Das fällt bei der ersten Kassen-Nachschau auf, weil der Bon die Aufteilung nicht hergibt.
Stand
Was prüft das Finanzamt in der Gastronomie besonders?
Die Kassenführung, und zwar unangekündigt. § 146b AO erlaubt die Kassen-Nachschau ohne Voranmeldung während der Geschäftszeiten — der Prüfer kommt als Gast herein, kauft, prüft den Bon und weist sich danach aus. Geprüft werden die TSE-Signatur, die Belegausgabe, die Vollständigkeit der Einzelaufzeichnung und der DSFinV-K-Export. Danach kommt der Abgleich mit der Richtsatzsammlung: liegt der Rohgewinnaufschlag außerhalb der Bandbreite für den Gewerbezweig, ist die Beweislast faktisch beim Betrieb.
Stand
Was ist die Belegausgabepflicht und gilt sie auch beim Imbiss?
§ 146a Abs. 2 AO verlangt, dass bei jedem mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem erfassten Geschäftsvorfall ein Beleg erstellt und dem Kunden zur Verfügung gestellt wird — auch wenn er ihn nicht mitnimmt. Eine Befreiung bei Verkauf an eine Vielzahl unbekannter Personen ist auf Antrag möglich, wird aber nur in Härtefällen erteilt; darauf sollte niemand seinen Betriebsablauf bauen.
Stand
Muss ich meine Kasse beim Finanzamt melden?
Ja. § 146a Abs. 4 AO verpflichtet zur Mitteilung elektronischer Aufzeichnungssysteme; die Meldung läuft seit 2025 elektronisch über ELSTER. Zu melden sind Anschaffung und Außerbetriebnahme, jeweils mit den Angaben zur eingesetzten TSE. Wer eine gebrauchte Kasse übernimmt oder ein Gerät ausmustert, hat also auch dann eine Frist, wenn sich am Betrieb nichts ändert.
Stand
Was ist mit dem Essen, das Personal und Inhaber selbst verzehren?
Das ist eine unentgeltliche Wertabgabe und muss versteuert werden. Für Nahrungsmittel und Getränke veröffentlicht das Bundesfinanzministerium jährlich Pauschbeträge je Person und Gewerbezweig — für 2026 mit BMF-Schreiben vom 25.06.2026. Sie sind monatlich mit einem Zwölftel zu buchen; für Kinder unter zwölf Jahren gilt die Hälfte, für Kinder unter zwei Jahren nichts. Wer die Pauschbeträge nutzt, spart die Einzelaufzeichnung — Tabakwaren, Zeitschriften und Non-Food bleiben davon ausgenommen.
Stand
Wie wird Trinkgeld behandelt?
Freiwillig von Gästen an Arbeitnehmer gezahltes Trinkgeld ist nach § 3 Nr. 51 EStG steuerfrei, und zwar ohne betragsmäßige Grenze, solange kein Rechtsanspruch darauf besteht. Trinkgeld, das dem Unternehmer selbst zufließt, ist dagegen Betriebseinnahme und voll steuerpflichtig. Ein bedienungsgeldähnlicher Zuschlag, der auf der Rechnung steht, ist kein Trinkgeld, sondern Entgelt.
Stand
Kann PilotOS heute eine Gastronomie führen?
Die Kasse ja, den Service nicht. Vorhanden sind: TSE-Anbindung nach KassenSichV, Belege mit TSE-QR, DSFinV-K-Export, Kassenbuch mit Kassensturz und vollständiger Stückelung, mobiler Verkauf mit Barcode-Scan über die Handykamera und Artikel mit eigenem Umsatzsteuersatz — also die Grundlage für die 7/19-Trennung. Nicht vorhanden sind Tischplan, offene Rechnung über mehrere Runden, Bonieren an Küche und Theke, Splitten und die Zuordnung zum Bediener. Das ist ein eigenes Modul, kein Reiter, und es ist nicht gebaut.
Stand
Warum ist der mobile Verkauf für die Gastronomie noch nicht ausreichend?
Weil er eine Verbindung zum Rechner braucht: Die TSE-Signatur wird serverseitig erzeugt. Im Restaurant ist das kein Problem, im Biergarten, im Keller und im Festzelt schon. § 146a AO verlangt die Signatur für jeden aufzeichnungspflichtigen Vorgang — „später nachsignieren“ ist nichts, was man sich nebenbei ausdenkt, sondern eine Eigenschaft der eingesetzten TSE. Diese Frage ist zu klären, bevor eine Kellnerfunktion gebaut wird, nicht danach.
Stand
Bucht ein verkauftes Glas Wein die Flasche ab?
Ja, wenn hinter dem Artikel eine Stückliste liegt. Beim Warenausgang wird jede Komponente anteilig mitgebucht — 0,2 Flaschen je Glas, die Grammzahl Brot je Gedeck, jede Zutat des Burgers einzeln. Die Mengen werden auf vier Nachkommastellen gerechnet, Bruchteile sind also der Normalfall und kein Sonderfall. Ein Storno bucht dieselben Mengen vollständig zurück.
Stand
Was ist mit Frischware und Mindesthaltbarkeit?
Werden für einen Artikel Chargen mit Verfallsdatum geführt, entnimmt der Warenausgang automatisch nach dem frühesten Verfallsdatum zuerst (FEFO), sonst nach Eingangsdatum (FIFO). Reicht die Chargenmenge nicht, wird die Bestandsbuchung trotzdem ausgeführt und die Fehlmenge zurückgemeldet — eine fehlende Charge darf keinen signierten Kassenbon blockieren.
Stand
Brauche ich ein spezielles Kassenterminal?
Für die Kasse nicht. Der Verkauf läuft auf einem gewöhnlichen Android-Handy im Browser: Warenkorb, Barcode-Scan über die eingebaute Kamera, Bar oder EC, TSE-Signatur, Beleg mit QR. Kein Terminal, kein Handscanner, keine Gerätelizenz. Für den Service — Tischplan, Bonieren, Splitten — braucht es heute noch ein zweites System; das ist nicht gebaut.
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