Gezählt wird am Stand.
Nicht abends aus dem Kopf.
Fünfzehn Stückelungen von 500 € bis 1 Cent, Wechselgeld abgezogen, Ort und Veranstaltung dabei, Verkäufer und Prüfer getrennt. Die App rechnet mit, legt das Protokoll ins Archiv – und zeigt es auch ohne Empfang vor.
Einordnung Diese Seite behandelt die offene Ladenkasse und das Zählprotokoll. Das elektronische Aufzeichnungssystem mit TSE, Belegausgabe und DSFinV-K steht auf der Kassenseite. Kasse mit TSE & Kassenbuch →
Kurz gesagt: Ein Zählprotokoll ist nach der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs nicht zwingend vorgeschrieben (Beschluss vom 16.12.2016, X B 41/16). Vorgeschrieben ist, dass der Kassenbericht bei einer offenen Ladenkasse rechnerisch aus dem tatsächlich ausgezählten Endbestand entwickelt wird und Kasseneinnahmen täglich festgehalten werden (§ 146 Abs. 1 AO). PilotOS erfasst das Protokoll im Reiter „Zählung“ der Erfassungs-App: Datum, Periode, Tageskassennummer, Wechselgeld, Ort, Veranstaltung, Verkäufer, Prüfer, Notiz und die Stückelung über alle fünfzehn Euro-Werte von 500 € bis 0,01 €. Die App rechnet die gezählte Summe, zieht das Wechselgeld ab und legt das Protokoll ins Archiv – vollständig offline, mit Anzeige, wie viele Protokolle noch nicht übergeben sind. Stand: 06.09.2026.
Endbestand minus Wechselgeld ist die Einnahme
Nicht umgekehrt. Wer die Einnahme schätzt und den Bestand daraus ableitet, hat keinen Kassenbericht, sondern eine Behauptung.
Auszählen
Je Wert die Stückzahl eintragen – 500er bis 1 Cent. Die App multipliziert und summiert mit, während gezählt wird. Kein Kopfrechnen im Wind, kein Zettel, der nass wird.
Wechselgeld abziehen
Der Wechselgeldbestand steht als eigenes Feld da, vorbelegt mit dem üblichen Betrag. Was übrig bleibt, ist die Bareinnahme des Tages.
Unterschreiben lassen
Verkäufer und Prüfer sind getrennte Felder. Zwei Namen auf demselben Protokoll sind der Unterschied zwischen einem Nachweis und einer Notiz.
Der teuerste Satz einer Betriebsprüfung lautet: „Das haben wir immer so gemacht.“
Kassensturzfähigkeit ist die eigentliche Prüfung
Der buchmäßige Bestand muss jederzeit mit dem tatsächlichen Bargeld übereinstimmen. Klingt selbstverständlich, ist es in der Praxis nicht: Der häufigste Befund ist ein rechnerisch negativer Kassenbestand. Bargeld kann nicht weniger als null sein – also stimmt die Aufzeichnung nicht, und damit fällt die gesamte Kassenführung. Was folgt, ist eine Hinzuschätzung, und die orientiert sich nicht am Wohlwollen des Prüfers.
Ein Zählprotokoll je Tag und Ort ist die billigste Versicherung dagegen, die es gibt. Es kostet zwei Minuten am Stand.
Warum wir nicht behaupten, es sei Pflicht
Weil es nicht stimmt. Der BFH hat 2016 ausdrücklich entschieden, dass ein Zählprotokoll nicht zwingend erforderlich ist. Anbieter, die das Gegenteil schreiben, verkaufen mit einer falschen Rechtsauskunft – und der Händler, der ihnen glaubt, lernt die Wahrheit im ungünstigsten Moment.
Die richtige Begründung ist eine andere und trägt weiter: Der Kassenbericht muss aus dem ausgezählten Bestand entwickelt werden. Wer zählt, ohne es festzuhalten, kann das später nicht zeigen. Das Protokoll ist kein Selbstzweck, sondern der Beweis für einen Vorgang, der ohnehin stattfinden muss.
Vorzeigbar, ohne Empfang
Alle Protokolle auf dem Gerät
Das Archiv zeigt jedes erfasste Protokoll mit Summe, Ort und Datum – auch dann, wenn das Handy gerade kein Netz hat.
Offene Zählungen sichtbar
Wie viele Protokolle noch nicht an den Rechner übergeben wurden, steht als Zahl da. Kein stiller Verlust beim Gerätewechsel.
Anschluss an die Tageskasse
Das Protokoll trägt die Tageskassennummer und die Periode. Es landet in derselben Datenbank wie das Kassenbuch. Zum Kassenbuch →
Kassensturz und Zählprotokoll – Fragen und Antworten
Ist ein Zählprotokoll gesetzlich vorgeschrieben?
Nein, und wer etwas anderes behauptet, verkauft Angst. Der Bundesfinanzhof hat entschieden, dass ein Zählprotokoll nicht zwingend erforderlich ist (Beschluss vom 16.12.2016, X B 41/16). Vorgeschrieben ist etwas anderes: Bei einer offenen Ladenkasse muss der Kassenbericht rechnerisch aus dem tatsächlich ausgezählten Kassenendbestand entwickelt werden — Endbestand minus Anfangsbestand minus Einlagen plus Entnahmen ergibt die Tageseinnahme. Das Zählprotokoll ist der Nachweis, dass wirklich gezählt wurde. Ohne ihn steht Aussage gegen Schätzung, und die Schätzung macht der Prüfer.
Stand
Was steht in einem Zählprotokoll von PilotOS?
Datum, Periode, Tageskassennummer, Wechselgeldbestand, Ort, Veranstaltung, Verkäufer, Prüfer, eine freie Notiz — und die vollständige Stückelung über alle fünfzehn Euro-Werte von 500 Euro bis 1 Cent. Die App rechnet die gezählte Summe mit und zieht das Wechselgeld ab; übrig bleibt die Bareinnahme. Genau diese Zahl geht in den Kassenbericht.
Stand
Warum getrennte Felder für Verkäufer und Prüfer?
Weil das Vier-Augen-Prinzip der eigentliche Beweiswert ist. Wer allein zählt und allein aufschreibt, hat ein Protokoll, das genau so viel wert ist wie seine eigene Aussage. Zwei Namen auf demselben Protokoll sind bei einer Kassendifferenz das, was den Unterschied macht — im Betrieb wie in der Prüfung.
Stand
Funktioniert das Zählprotokoll ohne Internet?
Ja, vollständig. Erfassen, Rechnen und Speichern laufen auf dem Gerät; das Protokoll wandert in dieselbe Warteschlange wie Belege und Fahrten und wird beim nächsten Netzkontakt übertragen. Das Archiv auf dem Handy zeigt an, wie viele Protokolle noch nicht übergeben sind — und es bleibt offline vorzeigbar. Wer auf dem Wochenmarkt kontrolliert wird, hält den Nachweis in der Hand, ohne Empfang zu brauchen.
Stand
Wozu Ort und Veranstaltung?
Weil Marktbetriebe an mehreren Plätzen verkaufen und die Einnahmen sich sonst nicht zuordnen lassen. Wer an einem Samstag zwei Stände betreibt, braucht zwei Protokolle mit unterschiedlichem Ort — sonst ist die Kassensturzfähigkeit dahin, obwohl richtig gezählt wurde.
Stand
Was ist Kassensturzfähigkeit?
Der Grundsatz, dass der buchmäßige Kassenbestand jederzeit mit dem tatsächlich vorhandenen Bargeld übereinstimmen muss. Er folgt aus §146 Abs. 1 AO, wonach Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich festzuhalten sind. Ein Kassenbestand, der rechnerisch negativ wird, ist der klassische Befund, mit dem eine Kassenführung als nicht ordnungsgemäß verworfen wird — Bargeld kann nicht weniger als null sein.
Stand
Brauche ich das noch, wenn ich eine TSE-Kasse habe?
Für das elektronische Aufzeichnungssystem selbst nicht — dort erledigt die technische Sicherheitseinrichtung den Nachweis. Aber viele Betriebe führen beides: die TSE-Kasse im Laden und die offene Kasse auf dem Markt oder beim Fest. Genau für den zweiten Fall ist der Reiter „Zählung“ da. Und wenn beim mobilen Verkauf einmal das Netz fehlt und der TSE-Abschluss nicht möglich ist, ist die offene Kasse mit Zählprotokoll der saubere Rückweg.
Stand
Wo landet das Protokoll am Ende?
In derselben Datenbank wie die Buchhaltung, mit Bezug zur Tageskasse. Es gibt keinen Export in ein zweites Programm und keinen Ordner mit abfotografierten Zetteln. Das Archiv ist über die App und über das Cockpit einsehbar.
Stand
Weiterlesen
Mobile Kasse mit Barcode-Scanner
Der elektronische Weg mit TSE – und wann er nicht funktioniert. Zum mobilen Verkauf →
GoBD einfach erklärt
Was Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und Verfahrensdokumentation praktisch bedeuten. Zur GoBD-Seite →
Alle acht Reiter der Erfassungs-App
Zeit, Beleg, Fahrt, Kasse, Auftrag, Zählung, Zugänge, Kommunikation. Zur mobilen Erfassung →