Gezählt wird im Regal.
Nicht abends auf einer Liste.
Die Inventur friert den Buchbestand ein, du zählst dagegen, und jede Differenz wird als eigene Bewegung gebucht – nicht stillschweigend überschrieben. Barcode-Scan oder manuelle Erfassung, beides ohne Netz.
Einordnung Diese Seite behandelt die Bestandsaufnahme im Lager. Der Kassensturz mit Stückelung des Bargelds steht auf einer eigenen Seite. Zählprotokoll für die Kasse →
Kurz gesagt: Eine Inventur in PilotOS beginnt damit, dass der aktuelle Buchbestand aller Artikel festgeschrieben wird – er kann sich während der Zählung nicht mehr verschieben. Danach wird je Artikel ein Zählbestand erfasst; die Differenz steht sofort daneben. Beim Buchen entsteht für jede Abweichung eine Bewegung vom Typ INVENTUR mit Datum, Belegnummer und Text – der Bestand wird korrigiert, nicht überschrieben. Bewegungen, Bestände und der gleitende Durchschnitts-Einkaufspreis liegen in derselben lokalen Datenbank wie die Buchhaltung. Im Ausbau: der eigene Reiter Inventur in der Erfassungs-App; der Barcode-Scanner darin arbeitet heute im Reiter Kasse. Stand: 06.09.2026.
Der Zettel ist der Fehler, nicht das Zählen
Was auf dem Weg vom Regal zur Tabelle passiert
Zwei Leute laufen mit Klemmbrett durchs Lager, abends tippt jemand ab. In dieser Lücke passiert immer dasselbe: eine Zeile wird übersprungen, eine Zahl verlesen, ein Artikel doppelt gezählt, weil zwei Leute im selben Regal waren. Die Differenz fällt erst auf, wenn der Jahresabschluss steht – und dann wird sie nicht mehr aufgeklärt, sondern akzeptiert.
Eine Inventurdifferenz ist eine Aussage über Schwund, Bruch oder Diebstahl. Wenn sie in Wahrheit ein Tippfehler ist, trifft der Betrieb seine Entscheidungen auf einer erfundenen Zahl.
Was der Anschluss bringt
Der Bestand hängt an derselben Datenbank wie Einkauf, Verkauf und Buchhaltung. Jede Bewegung – Wareneingang, Warenausgang, Korrektur, Inventur – steht mit Datum, Menge, Einkaufspreis, Beleg und Quelle im Protokoll. Der Bestand ist damit keine Momentaufnahme, sondern das Ergebnis einer nachvollziehbaren Kette.
Der gleitende Durchschnitts-Einkaufspreis wird dabei je Artikel und Lager fortgeschrieben. Das ist die Zahl, aus der der Wareneinsatz kommt – und damit die Rohertragsmarge, an der ein Handelsbetrieb hängt.
Scannen, wo es geht. Tippen, wo es sein muss.
Barcode-Scan
EAN-13 und Code128 über die Handykamera. Der Decoder ist mitgeliefert und läuft vollständig auf dem Gerät – kein Bild geht an einen Dienst, keine Verbindung nötig. Artikel ohne Hersteller-EAN bekommen in PilotOS eine eigene EAN erzeugt und einen Barcode gedruckt; danach sind auch sie scanbar.
Manuelle Erfassung
Eigenfertigung, offene Ware, beschädigte Aufdrucke: Artikel über Nummer, Name oder EAN suchen und die Menge eingeben. Das ist kein Notbehelf, sondern in vielen Betrieben der größere Teil der Zählung. Wer eine Inventur-Lösung baut, die nur mit Barcode funktioniert, hat das Lager nie gesehen.
Ehrlich zum Stand: Der Barcode-Scanner arbeitet heute im Reiter Kasse der Erfassungs-App für den mobilen Verkauf. Ein eigener Reiter Inventur, der damit zählt und die Positionen in dieselbe Offline-Warteschlange legt wie Belege und Fahrten, ist im Ausbau und noch nicht ausgeliefert. Wer heute mobil zählen will, nutzt die Quickinventur am Rechner, die auch im Handy-Browser bedienbar ist.
Was du dafür nicht kaufen musst
Kein MDE-Gerät
Barcode-Scanner für die Inventur werden üblicherweise als eigene Hardware angeschafft – robuste Handhelds, Ladestationen, Ersatzgeräte. PilotOS liest EAN-13 und Code128 mit der Kamera eines gewöhnlichen Handys; der Decoder ist mitgeliefert und läuft auf dem Gerät, ohne Netz und ohne Dienst.
Keine Inventur-App mit Abo
Die Inventur ist Teil der Warenwirtschaft, nicht ein Zusatzprodukt mit eigener Lizenz. Es gibt keine Gebühr pro Zählgerät und keine Begrenzung auf eine Anzahl von Positionen.
Keine Schnittstelle
Bestand, Bewegungen, Einkaufspreise und Buchhaltung liegen in derselben Datenbank. Die Inventurdifferenz wird als Bewegung gebucht und wirkt sofort auf den Warenbestand – ohne Export, ohne nächtlichen Abgleich, ohne zweiten Artikelstamm.
Inventurpflicht, Erleichterungen und was dafür nötig ist
Die Pflicht
§ 240 HGB verlangt vom Kaufmann ein Inventar zu Beginn des Handelsgewerbes und zum Schluss jedes Geschäftsjahres – also die tatsächliche Aufnahme der Bestände, nicht die Übernahme einer Zahl aus dem System. Einzelkaufleute unterhalb der Schwellen des § 241a HGB (800.000 € Umsatz und 80.000 € Gewinn an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen) sind befreit.
Die drei Erleichterungen des § 241 HGB
Stichprobeninventur (Absatz 1): Aufnahme mit anerkannten mathematisch-statistischen Verfahren, wenn der Aussagewert dem einer vollständigen Aufnahme gleichkommt. Permanente Inventur (Absatz 2): laufende Fortschreibung in einer Lagerkartei, körperliche Aufnahme einmal im Geschäftsjahr – nicht zwingend am Stichtag. Verlegte Inventur (Absatz 3): Aufnahme innerhalb von drei Monaten vor oder zwei Monaten nach dem Abschlussstichtag, wertmäßig auf den Stichtag fortgeschrieben.
Was alle drei voraussetzen
Eine ordnungsmäßige Fortschreibung. Wer die permanente oder verlegte Inventur nutzen will, braucht eine lückenlose Bewegungshistorie mit Datum, Menge und Beleg – genau das, was die Warenwirtschaft führt. Ohne sie bleibt nur die Stichtagsinventur, und die kostet einen Tag Betriebsstillstand.
Inventur und Scanner – Fragen und Antworten
Muss ich überhaupt eine Inventur machen?
Wer nach § 238 HGB Bücher führt, muss nach § 240 HGB zum Schluss jedes Geschäftsjahres ein Inventar aufstellen — also die Bestände tatsächlich aufnehmen. Befreit sind Einzelkaufleute unter den Schwellen des § 241a HGB (800.000 € Umsatz und 80.000 € Gewinn, an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen). Wer eine Einnahmenüberschussrechnung macht, braucht kein Inventar — aber sobald Waren im Spiel sind, braucht er trotzdem einen belastbaren Bestand, sonst stimmt der Wareneinsatz nicht.
Stand
Wie funktioniert die Inventur in PilotOS?
Die Inventur schreibt beim Start den Buchbestand aller Artikel fest — er wird eingefroren, damit spätere Bewegungen die Zählung nicht verfälschen. Danach wird gezählt: je Artikel ein Zählbestand. Die Differenz zwischen Buch- und Zählbestand steht sofort daneben. Beim Buchen entsteht für jede Differenz eine Bewegung vom Typ INVENTUR — der Bestand wird also nicht überschrieben, sondern korrigiert, und die Korrektur bleibt nachvollziehbar. Das ist der Unterschied zwischen einer Inventur und einem Bestand, der plötzlich anders ist.
Stand
Kann ich mit dem Barcode-Scanner zählen?
Der Scanner steckt bereits in der Erfassungs-App: EAN-13 und Code128 über die Handykamera, mit ZXing, vollständig auf dem Gerät und ohne Netz — heute für den mobilen Verkauf im Reiter Kasse. Ein eigener Reiter Inventur, der damit zählt und die Positionen in dieselbe Offline-Warteschlange legt, ist im Ausbau und noch nicht ausgeliefert. Am Rechner steht die Quickinventur bereit, die auf dem Handy-Browser bedienbar ist.
Stand
Was, wenn ein Artikel keinen Barcode hat?
Dann wird manuell erfasst — das ist kein Notbehelf, sondern der Normalfall bei Eigenfertigung, offener Ware und allem, was ohne Auszeichnung ins Lager kommt. Zwei Wege: die EAN eintippen, wenn der Aufdruck beschädigt ist, oder den Artikel über Nummer, Name oder EAN suchen und die Menge eingeben. Artikel ohne Hersteller-EAN bekommen in PilotOS auf Wunsch eine eigene EAN erzeugt und einen Barcode gedruckt — dann sind sie beim nächsten Mal scanbar.
Stand
Gibt es Erleichterungen bei der Inventur?
Ja, § 241 HGB kennt drei: die Stichprobeninventur mit anerkannten mathematisch-statistischen Verfahren (Absatz 1), die permanente Inventur, bei der laufend fortgeschrieben und einmal im Jahr körperlich geprüft wird (Absatz 2), und die verlegte Inventur, die innerhalb von drei Monaten vor und zwei Monaten nach dem Abschlussstichtag stattfindet und wertmäßig fortgeschrieben wird (Absatz 3). Alle drei setzen eine ordnungsmäßige Fortschreibung voraus — also genau die lückenlose Bewegungshistorie, die die Warenwirtschaft führt.
Stand
Was passiert mit den Differenzen?
Sie werden gebucht, nicht weggeräumt. Jede Abweichung wird eine eigene Bewegung mit Typ INVENTUR, Datum, Belegnummer und dem Text „Inventurdifferenz“. Damit ist im Nachhinein sichtbar, welcher Artikel wann um wie viel korrigiert wurde. Eine Inventur, die den Bestand still auf den gezählten Wert setzt, ist genau das, was eine Betriebsprüfung nicht sehen will.
Stand
Zählen mehrere Personen gleichzeitig?
Die Zählung läuft je Artikel, mehrere Personen können sich also Bereiche aufteilen. Die Erfassungs-App hängt an jede Erfassung die Mitarbeiter-ID an, sobald ein Mitarbeiter aktiv ist — damit ist auch bei geteilter Zählung nachvollziehbar, wer welche Position aufgenommen hat.
Stand
Sieht ein Anbieter meine Bestände?
Nein. Bestand, Bewegungen, Einkaufspreise und Inventuren liegen in derselben lokalen Datenbank wie die Buchhaltung. Der Durchschnitts-Einkaufspreis je Artikel ist eine der wenigen Zahlen, aus denen sich die Marge eines Betriebs direkt ablesen lässt. Sie hat auf einem fremden Server nichts verloren.
Stand
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