Kleinunternehmer-Rechner: bleibe ich unter der Grenze?

Kleinunternehmerregelung 2026 kurz erklärt

Als Kleinunternehmer weist du keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen aus und musst keine Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben – dafür kannst du auch keine Vorsteuer ziehen. Seit 2025 gelten die neuen Grenzen 25.000 € (Vorjahr) und 100.000 € (laufendes Jahr).

Ob sich der Verzicht auf die Regelung (Option zur Regelbesteuerung) lohnt, hängt vor allem davon ab, ob deine Kunden vorsteuerabzugsberechtigt sind und wie hoch deine Vorsteuer aus Anschaffungen ist. Mehr dazu auf unserer Seite Buchhaltung für Kleinunternehmer.

Seit 2025 gilt die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG, wenn der Umsatz im Vorjahr 25.000 € nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 € nicht übersteigt. Anders als früher ist die 100.000-€-Grenze keine Prognose mehr, sondern eine feste Grenze: Wird sie im Jahr überschritten, endet die Kleinunternehmereigenschaft ab diesem Zeitpunkt. Bis Ende 2024 galten noch 22.000 € und 50.000 €.

Kurz zusammengefasst: Kleinunternehmer bist du, solange dein Bruttoumsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € betrug und dein Bruttoumsatz im laufenden Jahr 100.000 € nicht übersteigt. Ist nur die erste Bedingung erfüllt, startest du zwar als Kleinunternehmer, wechselst aber unterjährig automatisch in die Regelbesteuerung, sobald dein laufender Umsatz die 100.000-€-Schwelle überschreitet. Der Rechner prüft anhand deiner Umsätze, ob du beide Grenzen einhältst, und zeigt, wie viel Spielraum bis zur nächsten Schwelle bleibt.

Rechenbeispiel 1: Eine Grafikdesignerin hatte im Vorjahr 18.000 € Umsatz und rechnet für das laufende Jahr mit 45.000 €. Da 18.000 € unter der 25.000-€-Grenze liegen und 45.000 € unter der 100.000-€-Grenze bleiben, kann sie Kleinunternehmerin bleiben und muss auf ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Läge ihr Vorjahresumsatz dagegen bei 27.000 €, wäre sie bereits ab dem 1. Januar des laufenden Jahres regelbesteuert – unabhängig davon, wie hoch der laufende Umsatz tatsächlich ausfällt.

Rechenbeispiel 2 (Grenzfall unterjährig): Ein Imker startet mit 8.000 € Vorjahresumsatz klar unter der Grenze. Im Oktober des laufenden Jahres landet er einen Großauftrag, der seinen kumulierten Jahresumsatz von 92.000 € auf 118.000 € springen lässt. Ab genau der Rechnung, mit der die 100.000-€-Marke überschritten wird, muss er ohne Übergangsfrist Umsatzsteuer ausweisen – alle Rechnungen davor bleiben unverändert ohne USt. Praktisch heißt das: Von einem Tag auf den anderen braucht er eine laufende USt-Voranmeldung, obwohl er das ganze Jahr über als Kleinunternehmer kalkuliert hatte.

Die Prüfung erfolgt also in zwei Schritten: Erstens der Blick zurück auf den Vorjahresumsatz (feste Grenze 25.000 €, Bruttoumsatz), zweitens die laufende Beobachtung des aktuellen Jahresumsatzes (feste Grenze 100.000 €). Wird die zweite Grenze unterjährig überschritten, gilt ab genau dem Umsatz, der zur Überschreitung führt, die Regelbesteuerung – rückwirkend werden frühere Rechnungen des Jahres aber nicht neu bewertet.

1. Netto statt Brutto angesetzt: Für beide Grenzen zählt der Bruttoumsatz inklusive der Umsatzsteuer, die bei Regelbesteuerten anfallen würde. Wer versehentlich Nettobeträge einträgt, unterschätzt seinen Umsatz um bis zu 19 % – und verpasst damit womöglich das Überschreiten der 25.000- oder 100.000-€-Grenze.

2. Steuerfreie Umsätze vergessen: Auch steuerfreie Umsätze (z. B. bestimmte Vermietungen) zählen grundsätzlich zum Gesamtumsatz nach § 19 UStG mit, mit wenigen Ausnahmen wie bestimmten Grundstücksgeschäften. Wer nur die USt-pflichtigen Erlöse addiert, rechnet sich künstlich unter die Grenze.

3. Gründungsjahr falsch behandelt: Im Jahr der Gründung gibt es noch keinen Vorjahresumsatz. Maßgeblich ist allein die Prognose für das laufende (Rumpf-)Jahr, die bei unterjähriger Gründung zusätzlich auf zwölf Monate hochgerechnet werden muss – ein oft übersehener Schritt, der die Einschätzung deutlich verändert.

4. Rückwirkende Korrektur angenommen: Viele glauben, beim Überschreiten der 100.000-€-Grenze müssten alle Rechnungen des Jahres nachträglich mit Umsatzsteuer neu gestellt werden. Das ist falsch: Nur ab dem Umsatz, der zur Überschreitung führt, gilt die Regelbesteuerung – frühere Rechnungen bleiben unverändert.

5. Meldung zu spät oder gar nicht: Es gibt keine gesonderte Anzeigepflicht beim Überschreiten, wohl aber die Pflicht, ab dem betreffenden Umsatz korrekt mit Umsatzsteuer zu fakturieren. Wer das erst Wochen später bemerkt, muss bereits gestellte Rechnungen berichtigen und die Umsatzsteuer nachträglich einfordern – ein Aufwand, den eine laufende Grenzüberwachung vermeidet.