Gestempelt wird da,
wo gearbeitet wird.
Kommen, Gehen, Pause – vier Schaltflächen auf dem Handy, mit Zeitstempel vom Gerät. Ohne Empfang wartet die Buchung in der Warteschlange, statt abends aus dem Gedächtnis nachgetragen zu werden. Die Auswertung mit Mindestpausen-Abzug nach § 4 ArbZG läuft auf deinem eigenen Rechner.
Einordnung Diese Seite behandelt das Stempeln unterwegs. Die Personalstammdaten, Lohnarten und Abrechnung stehen auf der Seite zur Mitarbeiterverwaltung. Mitarbeiter & Personal →
Kurz gesagt: PilotOS erfasst Arbeitszeit elektronisch nach dem BAG-Beschluss vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) zu § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG. Gestempelt wird am Handy im Reiter „Zeit“ mit vier Schaltflächen (Kommen, Gehen, Pause, Weiter); ein Zustandsautomat lässt nur zulässige Folgebuchungen zu. Der Zeitstempel entsteht auf dem Gerät, die Buchung wartet ohne Netz in einer lokalen Warteschlange. Die Tagesauswertung stockt die Pause auf die gesetzliche Mindestdauer nach § 4 ArbZG auf: 30 Minuten bei mehr als sechs bis neun Stunden, 45 Minuten bei mehr als neun Stunden, Blöcke von mindestens 15 Minuten. Die Ruhezeit beträgt elf Stunden (§ 5 ArbZG). Export als CSV und PDF, Überstundensaldo gegen 40 Sollstunden pro Woche. Kein Konto bei einem Anbieter, kein Preis je Nutzer. Stand: 06.09.2026.
Wer unterwegs eine Maske ausfüllen muss, stempelt nicht
Der Reiter „Zeit“ zeigt drei Dinge: den Zustand, den laufenden Zähler und die Schaltflächen, die gerade erlaubt sind. Mehr steht da nicht.
Kommen
Zeitstempel vom Gerät, auf die Sekunde. Danach läuft der Zähler sichtbar mit – wer schon gestempelt hat, sieht es sofort und stempelt nicht doppelt.
Pause und Weiter
Pausenbeginn und -ende sind eigene Buchungen, keine Schätzung am Monatsende. Die App zählt die Pausenminuten des Tages getrennt mit.
Gehen
Schließt den Tag. Bleibt eine Pause offen, wird sie bis zum Gehen gerechnet – das fällt in der Auswertung auf, statt still unterzugehen.
Nur was möglich ist
Nach „Gehen“ ist nur „Kommen“ frei, nach „Pause“ nur „Weiter“. Unzulässige Schaltflächen sind ausgegraut – auch ohne Netz, weil die Logik auf dem Gerät gespiegelt ist.
Angemeldet als …
Oben steht, wer stempelt. Über „Wechseln“ geht es zur nächsten Person – aus einer zwischengespeicherten Liste, also auch offline. Ein gemeinsames Terminal an der Werkstatt-Tür funktioniert damit genauso.
Der Zähler läuft mit
Netto-Anwesenheit im Sekundentakt, darunter die Pausenzeit des Tages. Ausdrücklich als vorläufig gekennzeichnet: ohne den gesetzlichen Mindestpausen-Aufschlag, den erst die Auswertung auf dem Rechner zieht.
In der Halle gibt es kein Netz. Gestempelt wird trotzdem.
Der Zeitstempel entsteht auf dem Gerät
Nicht auf einem Server, den man gerade nicht erreicht. Die Buchung landet in derselben lokalen Warteschlange, die auch Belege, Fahrten, Kassenbewegungen und Zählprotokolle aufnimmt – eine Speicherlogik, nicht fünf. In der Statuszeile steht dann ausdrücklich „offline, wird beim nächsten Netzkontakt abgeglichen“, damit niemand glaubt, die Buchung sei bereits beim Chef.
Warum das zählt: Eine Zeiterfassung, die nur mit Empfang funktioniert, wird genau dort nicht benutzt, wo die Arbeit stattfindet – im Lager, im Rohbau, im Tiefgeschoss. Was dann passiert, kennt jeder: Der Zettel wird abends geschrieben. Rückwirkend notierte Zeiten sind aber kein Erfassungssystem im Sinne des BAG-Beschlusses, sondern eine Rekonstruktion.
Maßgeblich rechnet der eigene Rechner
Die rechtlich relevante Buchung und die Tagesauswertung liegen in einem einzigen Modul auf deiner Seite – demselben, das auch die Stechuhr am Desktop bedient. Zwei Oberflächen, eine Wahrheit. Die App auf dem Handy spiegelt nur so viel Logik, wie sie für die Anzeige und die Schaltflächen-Freigabe braucht.
Konkret: Wer sechs Stunden und eine Minute arbeitet und keine Pause gebucht hat, bekommt in der Auswertung 30 Minuten abgezogen – nicht, weil die Software großzügig schätzt, sondern weil § 4 ArbZG das so vorsieht. Tarif- und Betriebsvereinbarungen können mehr verlangen; die Regel im Programm ist die gesetzliche Untergrenze.
Was aus den Stempeln wird
Tag, Woche, Monat
Brutto, Pause, Netto je Tag; Wochen- und Monatsübersicht; freier Zeitraum. Alles aus denselben Buchungen, ohne Zwischentabelle, die auseinanderlaufen kann.
Überstundensaldo
Gegen die hinterlegte Sollzeit. Vorbelegt sind 40 Stunden pro Woche auf fünf Arbeitstage; je Mitarbeiter änderbar.
CSV und PDF
Der PDF-Auszug trägt die Rechtsgrundlage in der Fußzeile und weist den automatischen Pausenaufschlag aus. Das ist das Blatt, das man einem Prüfer hinlegt.
Korrektur mit Grund
Eine falsche Stempelung wird am Rechner korrigiert oder gelöscht – mit Begründung und nachvollziehbar. Kein spurloses Überschreiben wie in einer Tabelle.
Ruhezeit § 5 ArbZG
Elf Stunden zwischen Arbeitsende und dem nächsten Beginn. Der Pausenpilot rechnet sie mit und weist auf Unterschreitungen hin.
Verbindung zum Lohn
Die erfassten Stunden stehen im selben System wie Lohnabrechnung und Auswertung – kein Export in ein zweites Programm, das die Zahlen erneut interpretiert. Zur Lohnabrechnung →
Was diese Lösung nicht ist
Kein GPS-Nachweis, kein Geofencing
Die App erfasst Zeitpunkte, nicht Aufenthaltsorte. Wer einen ortsgebundenen Nachweis braucht – etwa bei Nachunternehmer-Kontrollen –, bekommt ihn hier nicht. Das ist eine bewusste Entscheidung: Standortdaten von Beschäftigten sind mitbestimmungspflichtig und datenschutzrechtlich heikel, und ein Werkzeug, das sie beiläufig erhebt, schafft mehr Probleme als es löst.
Keine Zutrittskontrolle, kein Terminal mit Chip
Es gibt keine Anbindung an Ausweisleser oder Drehkreuze. Das Handy oder ein gemeinsames Gerät an der Tür ist das Terminal. Für Betriebe mit mehreren hundert Beschäftigten und Schichtwechsel im Minutentakt ist das die falsche Bauform – für Handwerk, Handel, Büro und Dienstleistung ist es die richtige.
Zeiterfassung am Handy – Fragen und Antworten
Muss ich die Arbeitszeit meiner Mitarbeiter elektronisch erfassen?
Das Bundesarbeitsgericht hat am 13.09.2022 (1 ABR 22/21) entschieden, dass Arbeitgeber nach §3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG in Verbindung mit dem Arbeitszeitgesetz verpflichtet sind, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einzuführen. Beginn, Ende und Dauer müssen festgehalten werden. Eine ausdrückliche Kodifizierung im ArbZG liegt bislang nur als Referentenentwurf vor und ist Stand September 2026 nicht in Kraft. Die Pflicht aus dem BAG-Beschluss gilt trotzdem — sie hängt nicht an dem Entwurf.
Stand
Funktioniert das Stempeln ohne Internet?
Ja. Kommen, Gehen, Pausenbeginn und Pausenende werden mit dem Zeitstempel des Handys in einer lokalen Datenbank auf dem Gerät (IndexedDB) abgelegt und beim nächsten Netzkontakt an den eigenen Rechner übertragen. Das ist derselbe Warteschlangen-Mechanismus wie bei Beleg, Fahrt und Kasse — keine zweite Speicherlogik. In der Werkhalle, im Keller oder auf der Baustelle ohne Empfang wird also weiter gestempelt.
Stand
Wie wird die gesetzliche Pause berücksichtigt?
Nach §4 ArbZG sind bei mehr als sechs bis neun Stunden Arbeitszeit mindestens 30 Minuten Pause vorgeschrieben, bei mehr als neun Stunden 45 Minuten; Pausen zählen nur in Blöcken von mindestens 15 Minuten. Wurde weniger Pause gebucht als vorgeschrieben, zieht die Tagesauswertung die gesetzliche Mindestpause zusätzlich ab. Der Timer auf dem Handy zeigt bewusst den vorläufigen Stand ohne diesen Aufschlag — die maßgebliche Rechnung läuft auf dem eigenen Rechner.
Stand
Kann jemand ‚Gehen’ buchen, ohne vorher ‚Kommen’ gebucht zu haben?
Nein. Die App kennt fünf Zustände und gibt nur die jeweils zulässige Folgebuchung frei: nach ‚Gehen’ nur ‚Kommen’, nach ‚Kommen’ nur ‚Pause’ oder ‚Gehen’, nach ‚Pause’ nur ‚Weiter’. Die unzulässigen Schaltflächen sind ausgegraut und nicht bedienbar — auch offline, weil die Zustandslogik auf dem Gerät gespiegelt ist. Der Server prüft dieselbe Regel noch einmal.
Stand
Wie wechselt man zwischen mehreren Mitarbeitern?
Oben in der Kopfzeile steht, wer gerade angemeldet ist; über ‚Wechseln’ wählt man eine andere Person. Die Mitarbeiterliste liegt zwischengespeichert auf dem Gerät, der Wechsel funktioniert deshalb auch ohne Netz. Ein gemeinsames Terminal an der Werkstatt-Tür lässt sich damit genauso betreiben wie ein persönliches Handy.
Stand
Kann eine falsche Stempelung korrigiert werden?
Ja, am Rechner — mit Angabe eines Grundes. Korrektur und Löschung bleiben nachvollziehbar; die ursprüngliche Buchung verschwindet nicht spurlos. Das ist der Punkt, an dem sich eine ordnungsgemäße Zeiterfassung von einer Excel-Tabelle unterscheidet, in der man ohne Spur überschreiben kann.
Stand
Welche Auswertungen gibt es?
Tag, Woche, Monat und freier Zeitraum, dazu der Überstundensaldo gegen die hinterlegte Sollzeit (Vorgabe 40 Stunden pro Woche auf fünf Arbeitstage, je Mitarbeiter änderbar). Export als CSV und als PDF mit Fußzeile zur Rechtsgrundlage. Die Ruhezeit von elf Stunden zwischen zwei Arbeitstagen nach §5 ArbZG wird mitgeführt.
Stand
Sieht ein Anbieter, wann meine Leute kommen und gehen?
Nein. Es gibt keinen Anbieter dazwischen. Das Handy spricht mit dem eigenen Rechner oder dem eigenen Server — kein Konto bei uns, kein Zwischenspeicher bei einem Dritten. Anwesenheitsdaten sind personenbezogene Daten nach Art. 4 DSGVO; wer sie in einer fremden Cloud führt, braucht dafür einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Diese Konstellation entsteht hier gar nicht erst.
Stand
Kostet die Zeiterfassung pro Mitarbeiter extra?
Nein. Es gibt keinen Preis je Nutzer und keine getrennte App-Lizenz. Die Stechuhr gehört zum Lizenzumfang; die Mengengrenzen richten sich nach der Edition, nicht nach der Zahl der Geräte.
Stand
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