Der Prüfer darf drei Wege gehen.
Zwei davon führen durch Ihr System.

Die drei Zugriffsarten

Z1 – unmittelbarer Zugriff. Der Prüfer arbeitet selbst am System, lesend, mit den Auswertungsmöglichkeiten des Programms. Er bekommt einen Nur-Lese-Zugang und sieht, was die Software zeigt.

Z2 – mittelbarer Zugriff. Der Prüfer sagt, was er sehen will; das Unternehmen oder ein Beauftragter bedient das Programm und wertet aus. Wer die Software nicht bedienen kann, kann Z2 nicht anbieten.

Z3 – Datenträgerüberlassung. Die steuerrelevanten Daten werden maschinell auswertbar übergeben, üblicherweise im Beschreibungsstandard der Finanzverwaltung. Der Prüfer wertet sie mit eigener Software aus.

Der Prüfer wählt die Art, nicht das Unternehmen. In der Praxis wird meist Z3 verlangt, oft zusätzlich Z1 für Stichproben.

Wo es klemmt, wenn die Daten woanders liegen

Z1 verlangt einen Nur-Lese-Zugang zum produktiven System. Bei einem Cloud-Dienst ist das ein zusätzlicher Benutzer beim Anbieter – mit dessen Preis, dessen Rollenmodell und dessen Datenschutzfolgen. Manche Verträge sehen das gar nicht vor.

Z3 verlangt einen vollständigen, maschinell auswertbaren Export mit Strukturbeschreibung. Was ein Anbieter exportiert, entscheidet der Anbieter. Fällt eine Tabelle heraus, fehlt eine Beziehung oder ist ein Feld anders benannt als in der Beschreibung, trägt das Unternehmen die Folgen – nicht der Anbieter.

Und der unangenehmste Fall: Die Prüfung betrifft ein Jahr, in dem eine andere Software im Einsatz war. Dann muss der Bestand von damals in auswertbarer Form vorliegen. Bei lokaler Speicherung ist das eine Datei im Archiv. Bei einem gekündigten Cloud-Vertrag ist es der Export, den jemand rechtzeitig gezogen hat – oder nichts.

Was die Aufbewahrungsfristen dazu sagen

Seit dem 1. Januar 2025 gilt für Buchungsbelege eine Frist von acht Jahren (§ 147 Abs. 3 AO in der Fassung des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes, ebenso § 257 Abs. 4 HGB und § 14b UStG). Für Bücher, Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, Inventare und die Verfahrensdokumentation bleibt es bei zehn Jahren.

Die Verkürzung erfasst auch Belege, deren zehnjährige Frist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war. Für Kreditinstitute, Versicherungen und Wertpapierinstitute bleibt es bei zehn Jahren.

Wichtig ist die Doppelung: Die kürzere Frist ist keine Erlaubnis, früher zu löschen, sondern eine Pflicht dazu – aus Sicht des Datenschutzes. Wer sein Löschkonzept nicht angepasst hat, bewahrt personenbezogene Daten länger auf als erforderlich.

Die Vorbereitung, die keine Software abnimmt

Zur Prüfung gehört die Verfahrensdokumentation: wie Belege entstehen, wie sie erfasst, verarbeitet und aufbewahrt werden, welche Programmstände im Einsatz waren. Sie ist selbst zehn Jahre aufzubewahren.

PilotOS erzeugt sie aus dem tatsächlichen Ablauf statt sie als Vorlage zum Ausfüllen zu liefern – das ist der Unterschied zwischen einem Dokument, das den Betrieb beschreibt, und einem, das eine Wunschvorstellung beschreibt.

Für Z3 liegt der Datenbestand als Datei vor und lässt sich vollständig übergeben, samt Beziehungen. Für Z1 genügt ein Nur-Lese-Zugang auf dem Rechner, an dem ohnehin gearbeitet wird. Beides ohne einen Dritten zu fragen.

„Bei Z3 entscheidet der Anbieter, was exportiert wird – die Folgen einer Lücke trägt das Unternehmen. Und wenn die Prüfung ein Jahr betrifft, in dem eine andere Software lief, ist der Bestand entweder eine Datei im eigenen Archiv oder ein Export, den jemand rechtzeitig gezogen hat. Ein drittes gibt es nicht.“

PilotOS, Herstellerangabe · Stand 6. September 2026