Seit 2025 gelten acht Jahre.
Wir haben es selbst falsch geschrieben.

Der Anlass: unser eigener Fehler

Am 6. September 2026 haben wir 25 Fachbeiträge veröffentlicht. In vier davon stand „zehn Jahre Aufbewahrung für Buchungsbelege“. Das ist seit dem 1. Januar 2025 falsch.

Bemerkenswert daran: Unser eigenes Rechtswerte-Register führte den richtigen Wert – acht Jahre, geprüft am 5. September 2026 – und unsere Frage-und-Antwort-Seiten sagten ebenfalls das Richtige. Falsch war allein der neue Text, weil der Verfasser aus dem Gedächtnis geschrieben und nicht nachgesehen hat.

Das ist der Normalfall dieser Fehlerklasse. Nicht fehlendes Wissen ist die Ursache, sondern eine Zahl, die man zu kennen glaubt. Deshalb dieser Beitrag: nicht als Selbstkritik, sondern weil das Muster übertragbar ist.

Was jetzt gilt

Acht Jahre für Buchungsbelege: Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Quittungen, Liefer- und Zahlungsbelege, Auftragsbestätigungen, Kontoauszüge. Grundlage sind § 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB und § 14b UStG in der Fassung des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes (verkündet am 29. Oktober 2024).

Zehn Jahre unverändert für: Bücher und Aufzeichnungen, Jahres- und Konzernabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, Inventare sowie die Verfahrensdokumentation und Arbeitsanweisungen.

Die neue Frist erfasst auch bereits vorhandene Belege, deren zehnjährige Frist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war. Man muss also nicht auf neue Jahrgänge warten.

Ausnahme: Für Kreditinstitute, Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstitute bleibt es bei zehn Jahren auch für Belege.

Der Fristbeginn ist unverändert: nach § 147 Abs. 4 AO mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht oder der Beleg entstanden ist. Acht Jahre heißt deshalb praktisch acht Jahre plus Rest des laufenden Jahres.

Warum die Verkürzung Arbeit macht statt sie zu sparen

Die DSGVO verlangt Speicherbegrenzung: personenbezogene Daten dürfen nur so lange aufbewahrt werden, wie es erforderlich ist. Eine steuerliche Aufbewahrungspflicht ist ein solcher Erforderlichkeitsgrund – solange sie läuft.

Fällt sie von zehn auf acht Jahre, fällt damit auch die Rechtfertigung für die beiden letzten Jahre weg. Wer ein Löschkonzept führt, muss es anpassen. Wer keines führt, hat das Problem schon vorher gehabt.

Praktisch bedeutet das: Belege und Bücher müssen im System unterscheidbar sein. Ein Archiv, in dem alles in einem Topf liegt, kann die kurze Frist gar nicht umsetzen – es kann nur alles behalten. Genau das ist datenschutzrechtlich der Zustand, den die Verkürzung beenden sollte.

Was daraus folgt – für Betriebe und für uns

Für Betriebe: Prüfen, ob das Archiv zwischen Belegen und Büchern unterscheidet. Das Löschkonzept auf die zwei Fristen umstellen. Und für die Übergangszeit protokollieren, was nach welcher Frist entfernt wurde – eine Löschung ohne Nachweis ist in einer Prüfung schwer zu erklären.

Für uns: Der Wert steht seit dem 5. September 2026 im Register, mit Fundstelle und Prüfdatum. Der wöchentliche Prüflauf durchsucht alle Seiten nach überholten Zahlen. Er hat unseren Fehler nicht gemeldet, weil Fristen in Fliesstexten bisher nicht Teil des überwachten Musters waren – das ist jetzt anders.

Der allgemeine Schluss: Ein Register nützt nur, wenn es auch beim Schreiben gelesen wird. Ein Werkzeug, das erst hinterher prüft, findet den Fehler später – aber es findet ihn.

„Wir haben die Frist in vier eigenen Beiträgen falsch angegeben, obwohl der richtige Wert seit dem 5. September in unserem eigenen Register stand. Nicht fehlendes Wissen war die Ursache, sondern eine Zahl, die man zu kennen glaubt. Genau deshalb prüfen wir maschinell und schreiben an jede Antwort ein Datum.“

PilotOS, Herstellerangabe · Stand 6. September 2026