Deine Kanzlei muss
nichts kaufen und nichts lernen.
Sie bekommt eine Datei im DATEV-Buchungsstapelformat und einen GoBD-Datenträger nach § 147 AO – also genau das, was sie ohnehin einliest. Kein Zugang, kein Konto, keine Schulung. Auf dieser Seite steht, was du ihr schickst und was du dazuschreibst.
Einordnung Diese Seite ist für dich als Mandant. Die Seite für die Kanzlei – mit Formatangaben, Musterdateien zum Herunterladen und den Grenzen des Formats – ist eine andere. Die Seite für Steuerberater →
Kurz gesagt: PilotOS schreibt einen
DATEV-Buchungsstapel im offengelegten EXTF-Format (Version 700,
Formatkategorie 21, Windows-1252, CRLF, SKR03 oder SKR04) sowie die
Kontenbeschriftungen als Format 16, dazu einen GoBD-Datenträger nach
§ 147 Abs. 6 AO mit index.xml, DTD und Journaldatei. Deine
Kanzlei liest beides mit ihren vorhandenen Werkzeugen ein und braucht dafür weder
eine Lizenz noch einen Zugang zu deinem Rechner. Ehrliche Grenze: Der
Stapel nutzt die reduzierte Spaltenform (16 Spalten), KOST1 und KOST2 stehen am Ende
statt an der offiziellen Feldposition, und es gibt kein
DATEV-Schnittstellenzertifikat – wir behaupten es auch nirgends. Der
übliche Weg ist deshalb: erst eine Musterdatei prüfen lassen, dann umstellen.
Stand: 06.09.2026.
Drei Schritte, einer davon dauert zehn Minuten
Musterdatei schicken
Auf der Steuerberater-Seite liegen zwei fertige EXTF-Dateien zum Herunterladen: ein Buchungsstapel und die Kontenbeschriftungen. Die schickst du der Kanzlei, bevor irgendetwas umgestellt wird. Zu den Musterdateien →
Einlesen lassen
Die Kanzlei importiert die Datei in ihre Umgebung. Geht sie durch, ist die Frage beantwortet – und zwar bevor du eine Entscheidung triffst. Geht sie nicht durch, hast du zehn Minuten verloren statt eines Jahresabschlusses.
Erst dann umstellen
Danach bekommt die Kanzlei je Periode denselben Stapel aus deinen echten Buchungen, dazu bei Bedarf den GoBD-Datenträger für die Betriebsprüfung.
Was du deiner Kanzlei schreibst
Kurz, sachlich, ohne Werbung. Steuerberater bekommen genug Post von Softwareanbietern – das hier ist Post von ihrem Mandanten.
Betreff: Buchhaltung ab nächster Periode – kurze Formatprüfung
Der häufigste Einwand kommt aus der falschen Richtung
„Dann macht der Mandant meine Arbeit selbst"
Er macht die Arbeit, die eine Kanzlei ohnehin ungern macht: Belege sortieren, Kontoauszüge nachtippen, Rückfragen zu einer Tankquittung vom März. Was bleibt, ist die Arbeit, für die er die Kanzlei braucht – Abschluss, Gestaltung, Vertretung. Das ist die besser bezahlte Hälfte.
Praktisch heisst das: statt eines Schuhkartons kommt eine Datei, die durchläuft. Wer das als Bedrohung liest, rechnet mit dem Stundensatz für Datenerfassung.
„Wir arbeiten mit DATEV, das passt nicht"
Genau deshalb steht am Anfang die Musterdatei und nicht der Vertrag. Das Format ist offengelegt, die Datei ist in zehn Minuten geprüft, und die Antwort ist danach eindeutig. Wir behaupten kein Zertifikat und keine Partnerschaft – wir behaupten, dass die Datei einläuft, und liefern sie zum Selbstprüfen mit.
Und der Punkt, den viele Kanzleien inzwischen selbst ansprechen: Ab 2026 ziehen die DATEV-Lösungen schrittweise in die Cloud, die lokalen Varianten laufen aus. Wer Mandanten hat, die das nicht wollen, braucht eine zweite Schiene.
Kanzlei einbinden – Fragen und Antworten
Was genau bekommt meine Kanzlei?
Einen Buchungsstapel im DATEV-EXTF-Format (Version 700, Formatkategorie 21, Windows-1252, CRLF, SKR03 oder SKR04), die Kontenbeschriftungen als Format 16 und auf Wunsch den GoBD-Datenträger nach § 147 Abs. 6 AO mit index.xml, DTD und Journaldatei. Also die Dateien, die jede Kanzlei ohnehin einliest — kein Sonderformat, kein Konverter.
Stand
Kostet das die Kanzlei etwas?
Nein. Sie braucht keine PilotOS-Lizenz, kein Konto und keinen Zugang zu deinem Rechner. Sie bekommt Dateien. Damit entsteht auch keine Auftragsverarbeitung und kein zusätzlicher Vertrag.
Stand
Braucht die Kanzlei Zugriff auf meine Daten?
Nein, und das ist der Punkt. Deine Buchhaltung liegt auf deinem Rechner. Was die Kanzlei bekommt, entscheidest du je Periode — die Datei, die du exportierst. Kein Dauerzugriff, keine Freigabe, kein gemeinsamer Cloud-Ordner.
Stand
Was, wenn die Kanzlei ablehnt?
Dann bleibt alles wie bisher — der Vorschlag im Textbaustein sagt das ausdrücklich. Eine Kanzleibeziehung ist zu wertvoll, um sie an einer Softwarefrage aufzuhängen. Die Musterdatei kostet zehn Minuten und beantwortet die Frage sachlich statt im Streit.
Stand
Ist PilotOS DATEV-zertifiziert?
Nein. Es gibt kein DATEV-Schnittstellenzertifikat für PilotOS, und wir behaupten es nirgends. Zulässig und zutreffend ist: PilotOS schreibt und liest das offengelegte EXTF-Format. Wer etwas anderes behauptet, macht eine unwahre Angabe über die eigene Leistung im Sinne des § 5 UWG.
Stand
Warum sollte eine Kanzlei überhaupt mitmachen?
Weil sie die Arbeit loswird, die sie ohnehin ungern macht — Belege sortieren, Kontoauszüge nachtippen, Rückfragen zu Monate alten Quittungen — und die Arbeit behält, für die sie gebraucht wird: Abschluss, Gestaltung, Vertretung. Dazu kommt ein praktischer Grund, den viele Kanzleien inzwischen selbst nennen: Ab 2026 ziehen die DATEV-Lösungen schrittweise in die Cloud und die lokalen Varianten laufen aus. Wer Mandanten hat, die das nicht mitgehen wollen, braucht eine zweite Schiene.
Stand
Kann ich mehrere Mandanten oder Betriebe getrennt führen?
Ja. PilotOS ist mandantenfähig mit getrennten Datenbeständen, Rollen und Protokoll. Für Kanzleien und Buchhaltungsbüros, die selbst mit PilotOS arbeiten wollen, gibt es dafür eine eigene Übersicht.
Stand
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Mandantenfähigkeit & Rollen
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