Prüfen statt nachtippen.DATEV-Format rein, DATEV-Format raus: EXTF-Buchungsstapel, Kontenbeschriftungen, GDPdU-Export.
PilotOS tritt nicht gegen Kanzleisoftware an. Es löst das Problem davor: Mandanten, die sauber vorkontieren sollen, ohne dass die Kanzlei dafür Lizenzen, Cloud-Zugänge und Schulungen bereitstellt. Was ankommt, ist ein Buchungsstapel im DATEV-EXTF-Format – mit Soll/Haben-Kennzeichen, BU-Schlüssel und Belegverweis.
EXTF 700 · Formatkategorie 21 · SKR03 / SKR04 · Windows-1252
Kurz gesagt: PilotOS liest und schreibt DATEV-EXTF-Buchungsstapel (Version 700, Formatkategorie 21, CSV in Windows-1252, SKR03 oder SKR04) mit Soll/Haben-Kennzeichen, BU-Schlüssel und Belegfeld 1. Dazu kommen Kontenbeschriftungen als eigene EXTF-Datei, ein GDPdU-Export nach § 147 AO mit index.xml und ein DSFinV-K-Export für die Kasse. Der Buchungsstapel führt 16 Spalten und ist damit ein reduziertes EXTF-Format; ein DATEV-Schnittstellenzertifikat besteht nicht. Belegt ist der Weg an 10.855 Buchungen mit 24.692 Buchungszeilen auf 92 Konten aus den Jahren 2018 bis 2026, die per DATEV-Import übernommen wurden. Stand: 05.09.2026.
Acht Jahre Buchhaltung, per DATEV-Import übernommen.
Nicht am Demodatensatz getestet, sondern an der kompletten Historie des Entwicklers.
Die Buchhaltung des eigenen Handelsbetriebs von 2018 bis heute wurde vollständig als DATEV-EXTF-Buchungsstapel eingelesen: Jahr für Jahr, mit Steuersplit, Belegnummern und Buchungstexten. Was dabei auffiel, wurde am Importer repariert, nicht am Datensatz vorbeigeschoben.
Diese Historie ist nicht nur der Nachweis, dass der Import trägt. Sie ist zugleich das Trainingsmaterial, aus dem die automatische Buchungserkennung ihre Kontierungsvorschläge zieht. Ein System, das nie einen echten Mehrjahresbestand gesehen hat, kann das nicht.
Der Rückweg ist derselbe Weg: Was hineingeht, kommt im gleichen Format wieder heraus – jahresweise als Buchungsstapel oder in einem Zug als Datensicherung über alle Wirtschaftsjahre.
Übernommener Bestand
Was hineingeht und was herauskommt.
Die Brücke zur Kanzlei ist eine Datei, kein Zugang.
Import: DATEV-EXTF-Buchungsstapel
CSV in Windows-1252, semikolongetrennt. PilotOS prüft den EXTF-Kopf, zieht das Wirtschaftsjahr daraus und ergänzt damit das vierstellige Belegdatum TTMM zum vollen Datum. Beträge im deutschen Format (1.234,56) werden korrekt gelesen.
Aus Soll/Haben-Kennzeichen und BU-Schlüssel entsteht die Splitbuchung: Brutto auf das Finanzkonto, Netto auf das Erfolgskonto, Umsatz- oder Vorsteuer auf das Automatikkonto. Konten, die im Stapel vorkommen und im Kontenplan fehlen, werden mit Verhalten und EÜR-Zeile angelegt.
Der Import landet im Trainingsmodus. Ein fremder Stapel wird nicht ungeprüft festgeschrieben – erst die Übernahme macht daraus Buchführung.
Export: Buchungsstapel für die Kanzlei
EXTF, Version 700, Formatkategorie 21, Sachkontenlänge 4, Währung EUR, SKR03 oder SKR04, Berater- und Mandantennummer aus den Stammdaten. Zeilenende CRLF, Kodierung Windows-1252 – so, wie Importprogramme es erwarten.
Das Soll/Haben-Kennzeichen kommt aus der Buchungsrichtung des Leitkontos, nicht pauschal aus einer Konstante. Der BU-Schlüssel steht in der Buchung oder wird aus dem Automatikkonto abgeleitet: 2 und 3 für Erlöse mit 7 und 19 %, 8 und 9 für Vorsteuer mit 7 und 19 %.
Automatikkonten werden aus dem Stapel herausgefiltert, damit die Zielsoftware die Steuer selbst rechnet. Sonst kommt sie doppelt an. Eröffnungsbuchungen bleiben draußen.
So sieht der Stapel aus
Selbst nachprüfen statt glauben
Der Musterexport unten ist keine Abbildung und kein Screenshot, sondern eine echte Datei, erzeugt vom selben Code, der beim Mandanten läuft – mit Demodaten statt echter Umsätze. Laden Sie sie in Ihre Importmaske und sehen Sie in fünf Minuten, ob die Brücke trägt.
Zwölf Buchungen, SKR03, Windows-1252, CRLF. Berater- und Mandantennummer sind Beispielwerte.
Wo das Format aufhört.
Was eine Kanzlei beim ersten Import ohnehin sieht, steht besser vorher hier.
Reduziertes EXTF, kein vollständiges
Der Buchungsstapel führt 16 Spalten. Der volle DATEV-Standard kennt weit mehr. Die Pflichtfelder für den Import sind vollständig, alles Übrige fehlt – bewusst, damit der Stapel schlank und lesbar bleibt.
KOST1 und KOST2 am Ende
Kostenstelle und Kostenträger stehen als letzte beiden Spalten, nicht an ihrer offiziellen Feldposition im vollen Standard. Wer Kostenrechnung importiert, muss die Zuordnung einmal einstellen.
Kein DATEV-Zertifikat
PilotOS ist kein DATEV-Partnerprodukt und trägt kein Schnittstellenzertifikat. Es schreibt und liest das offengelegte Format. Getestet wurde gegen Taxpool und gegen die eigene Achtjahreshistorie.
Kein DATEV-Ersatz
Keine Fristenkontrolle, keine Kanzleiorganisation, keine Berufsrechtsanbindung. PilotOS ersetzt die Vorerfassung beim Mandanten, nicht die Kanzleisoftware.
Keine Kanzleicloud
Es gibt keinen zentralen Mandantenspeicher beim Anbieter. Die Zusammenarbeit läuft über Datei-Übergabe, nicht über einen gemeinsamen Server.
Eröffnungsbuchungen separat
EB-Buchungen werden nicht in den laufenden Stapel gemischt. Das verhindert Doppelerfassung beim Import, verlangt aber, den Jahresanfang gesondert zu behandeln.
Warum das hier steht: Eine Kanzlei erkennt ein reduziertes Format beim ersten Importversuch. Wer es vorher verschweigt, verliert das Mandat im Moment der Prüfung. Wer es vorher nennt, bekommt eine Frage statt einer Absage.
Wie Mandant und Kanzlei zusammenkommen.
Ohne dass die Kanzlei ein System des Mandanten administrieren muss.
Der Mandant erfasst lokal vor
Buchen im geführten Modus mit dreistufiger Feldhilfe, Belege im Archiv, Kontenrahmen SKR03 oder SKR04. Keine Kanzleilizenz, kein Cloud-Zugang, keine Schulung.
Ein Export, drei mögliche Dateien
Buchungsstapel im EXTF-Format, Kontenbeschriftungen für Namen statt Nummern, und – wenn die Prüfung ansteht – der GDPdU-Export als ZIP mit index.xml, DTD, Journal, Buchungszeilen, Konten und Stammdaten.
Die Kanzlei importiert und prüft
Der Stapel geht in die vorhandene Kanzleisoftware. Jeder Buchungssatz trägt Belegfeld 1 und Buchungstext, der archivierte Beleg bleibt beim Mandanten auffindbar. Rückfragen lassen sich ohne Telefonat klären.
Beim Wechsel oder Lizenzende bleibt alles lesbar
Die vollständige Datensicherung – alle Jahre als EXTF-CSV plus eine Feldbeschreibung im Klartext – ist bewusst lizenzunabhängig. Sie funktioniert auch dann noch, wenn die Lizenz abgelaufen ist. Daten als Geisel gibt es hier nicht.
Warum Kanzleien über eine zweite Schiene nachdenken.
Nicht als DATEV-Ersatz, sondern für die Fälle, in denen DATEV der falsche Hebel ist.
Mandanten ohne DATEV-Zugang
Kleine Mandate, Gründer, Vereine: Die Vorerfassung soll günstig, lokal und ohne Kanzleilizenz laufen.
Beratung statt Erfassung
Wenn der Mandant sauber vorkontiert abliefert, verschiebt sich die Kanzleiarbeit von der Erfassung zur Beratung – dem besser bezahlten Teil.
Datenschutz beim Mandanten
Gerade bei sensiblen Mandaten ist lokale Datenhaltung beim Mandanten ein Argument, das Cloud-Vorerfassung nicht liefert.
Mandantenverwaltung
Mehrere Mandanten und Wirtschaftsjahre in einer Installation, getrennte Datenbestände, Rollen und Rechte je Mandat.
Trainingsmodus
Neue Mitarbeiter und Mandanten üben an echten Fällen, ohne dass eine Buchung festgeschrieben wird.
Zeiterfassung und Honorar
Beratungsstunden erfassen, Leistungen zuordnen, Honorar abrechnen – im selben System wie die Mandatsakte.
Häufige Fragen
Ersetzt PilotOS DATEV?
Nein. PilotOS ersetzt keine Kanzleisoftware mit Fristenkontrolle, Kanzleiorganisation und Berufsrechtsanbindung. Es ersetzt die Vorerfassung beim Mandanten und liefert der Kanzlei einen Buchungsstapel im DATEV-EXTF-Format.
Stand
In welchem Format exportiert PilotOS für die Kanzlei?
Als DATEV-EXTF-Buchungsstapel (Version 700, Formatkategorie 21, CSV in Windows-1252, Semikolon getrennt, SKR03 oder SKR04) mit Soll/Haben-Kennzeichen, BU-Schlüssel, Belegfeld 1 und Buchungstext. Dazu eine zweite EXTF-Datei mit den Kontenbeschriftungen. Für die Betriebsprüfung gibt es zusätzlich einen GDPdU-Export als ZIP mit index.xml, DTD und Datendateien, für die Kasse einen DSFinV-K-Export.
Stand
Ist das ein vollständiges DATEV-Format?
Nein, und das steht hier bewusst. Der Buchungsstapel hat 16 Spalten statt der über 100 des vollen EXTF-Standards; KOST1 und KOST2 stehen am Ende statt an der offiziellen Feldposition. Die Pflichtfelder für den Import sind vollständig, alles Übrige fehlt. PilotOS trägt kein DATEV-Schnittstellenzertifikat und ist kein DATEV-Partnerprodukt.
Stand
Kann PilotOS auch DATEV-Daten einlesen?
Ja. Der Import liest EXTF-Buchungsstapel in Windows-1252, ergänzt das Belegdatum TTMM um das Wirtschaftsjahr aus dem Dateikopf und baut aus Soll/Haben-Kennzeichen und BU-Schlüssel die Splitbuchung aus Brutto, Netto und Umsatz- beziehungsweise Vorsteuer. Fehlende Konten legt er an. Der Import läuft im Trainingsmodus, damit ein fremder Stapel nicht ungeprüft festgeschrieben wird.
Stand
Gibt es dafür einen Beleg oder nur eine Behauptung?
Die Entwicklerhistorie selbst ist der Testfall: acht Jahre Buchhaltung, 10.855 Buchungen mit 24.692 Buchungszeilen auf 92 Konten von 2018 bis 2026, per DATEV-Import übernommen. Diese Historie ist zugleich das Trainingsmaterial der automatischen Buchungserkennung. Ein Musterexport im EXTF-Format steht auf dieser Seite zum Download und lässt sich in der Kanzlei gegen die eigene Software testen.
Stand
Kann ich mehrere Mandanten verwalten?
Ja. Mehrere Mandanten und Wirtschaftsjahre laufen in einer Installation mit getrennten Datenbeständen, eigenen Kontenrahmen und Rechten je Mandat.
Stand
Was passiert mit den Daten, wenn die Lizenz ausläuft?
Der Export der kompletten Datensicherung – alle Jahre als EXTF-CSV plus Feldbeschreibung in einem ZIP – ist bewusst lizenzunabhängig und funktioniert auch nach Lizenzende. Der Zugriff auf die eigenen Daten hängt nicht am Bezahlstatus.
Stand
Wie sicher sind Mandantendaten?
Sie liegen lokal als SQLite-Datei auf deinem Rechner – geschützt durch Rechteverwaltung, einen verschlüsselten Tresor für Zugangsdaten und, auf Systemebene, durch BitLocker, FileVault oder LUKS. Es gibt keinen Anbieter-Server, auf dem Mandantendaten gespeichert werden.
Stand
Können Mandanten selbst buchen, ohne Schaden anzurichten?
Ja. Der Trainingsmodus ist strikt von der Live-Buchführung getrennt: buchen, korrigieren, verwerfen, zurücksetzen. Erst mit dem bewussten Übernehmen wird festgeschrieben.
Stand
Gibt es eine Zeiterfassung und Honorarabrechnung?
Ja, für Beratungs- und Coaching-Mandate: Zeiterfassung, Leistungszuordnung und Honorarabrechnung im selben System wie die Mandatsakte.
Stand
Erst die Datei prüfen, dann über das Mandat reden.
Musterexport herunterladen, in die eigene Software importieren, Ergebnis vergleichen. Danach entscheidet sich, ob PilotOS beim Mandanten etwas zu suchen hat.
Sie möchten, dass Ihr Mandant den ersten Schritt macht? Es gibt eine eigene Seite für ihn: Sie erklärt, welche Dateien er Ihnen schickt, dass Sie dafür weder Lizenz noch Zugang brauchen – und enthält eine fertige Textvorlage, mit der er auf Sie zukommt. Steuerberater einbinden →