Mehrere Firmen, sauber getrennt – ein Programm, kein Datensalat.
Jede Firma in einer eigenen, physisch isolierten Datenbank – plus eigene Rechte je Mandant, plus Wechsel zwischen Firmen ohne Neustart. Ideal für mehrere Betriebe, Holdingstrukturen oder die Beratung vieler Mandate.
Mandantenverwaltung – konkret
Isolierte DB
Jede Firma in einer eigenen, getrennten Datenbank.
Rechte je Mandant
Wer sieht und bearbeitet was – granular geregelt.
Schneller Wechsel
Zwischen Mandanten umschalten ohne Neustart.
Warum echte Trennung mehr ist als ein Filter
Wer mehrere Firmen führt, darf ihre Daten nicht vermischen – rechtlich nicht und praktisch nicht. Manche Programme trennen nur per Filter innerhalb einer Datenbank; ein Fehler, und Zahlen der einen Firma tauchen bei der anderen auf.
PilotOS legt für jeden Mandanten eine eigene, physisch getrennte Datenbank an. Ein Datenaustausch zwischen den Firmen ist damit ausgeschlossen, solange du ihn nicht ausdrücklich anstößt. Das ist die saubere Grundlage für getrennte Abschlüsse und Steuererklärungen.
Für Steuerberater und Buchhaltungsbüros ist die saubere Mandantentrennung nicht nur praktisch, sondern berufsrechtlich geboten. Das Mandatsgeheimnis verlangt, dass die Daten eines Mandanten nicht für andere zugänglich sind. Die physisch getrennten Datenbanken von PilotOS erfüllen diese Anforderung technisch, statt sich auf eine bloße Filterlogik zu verlassen, die im Fehlerfall versagt.
Rechte, die zur Struktur passen
In einer Beratung oder Holding braucht nicht jeder Zugriff auf jede Firma. PilotOS steuert je Mandant, wer lesen, buchen oder auswerten darf. Ein Mitarbeiter sieht nur die Betriebe, für die er zuständig ist.
Diese granulare Rechtevergabe schützt sensible Zahlen und erfüllt zugleich die Anforderung, dass Zugriffe nachvollziehbar sein müssen. Jede Änderung bleibt dem handelnden Nutzer zugeordnet.
Für Berater und Mehrfachunternehmer
Ein Steuerberater oder Buchhaltungsbüro verwaltet dutzende Mandate; ein Unternehmer mit mehreren Standbeinen führt mehrere Firmen parallel. Für beide zählt der schnelle Wechsel: Mandant auswählen, arbeiten, zum nächsten – ohne Programmneustart.
Weil jeder Mandant seinen eigenen Kontenrahmen und seine eigenen Stammdaten mitbringt, bleibt jede Firma für sich stimmig. Auswertungen lassen sich pro Mandant erzeugen, ohne dass Zahlen durcheinandergeraten.
Sicherung und Übergabe je Mandant
Getrennte Datenbanken haben einen praktischen Nebeneffekt: Jeder Mandant lässt sich einzeln sichern, exportieren und übergeben. Wechselt ein Betrieb den Berater oder wird verkauft, wandert nur seine Datenbank – die anderen Mandate bleiben unberührt.
PilotOS erlaubt die mandantenweise Sicherung, sodass Datenschutz und Mandatsgeheimnis gewahrt bleiben. Ein Datenleck bei einem Mandanten kann die anderen nicht betreffen, weil sie physisch getrennt liegen.
Der Jahreswechsel – je Mandant getrennt
Neben der Firma selbst führt jeder Mandant sein eigenes Buchungsjahr. Der Jahreswechsel ist damit kein Vorgang, der alle Firmen gleichzeitig betrifft: Ein Mandant kann bereits im neuen Geschäftsjahr buchen, während ein anderer sein Vorjahr noch abschließt oder eine Nachbuchung durch den Steuerberater erhält – ohne dass sich die beiden Zeitachsen gegenseitig beeinflussen.
Beim Wechsel überträgt PilotOS die Bestandskonten (Bilanzkonten) automatisch als Eröffnungsbilanz ins neue Buchungsjahr, während Erfolgskonten (GuV-Konten) mit dem alten Jahr abgeschlossen werden. Das alte Buchungsjahr bleibt dabei vollständig einsehbar und unverändert – offene Vorgänge im Vorjahr lassen sich weiter bearbeiten, ohne das neue Jahr zu berühren. So bleibt jeder Mandant für sich sauber, selbst wenn Berater unterschiedliche Firmen zu unterschiedlichen Zeitpunkten abschließen.
Über mehrere Firmen hinweg auswerten
Getrennte Datenbanken sichern die Trennung – aber manchmal will man das Ganze sehen. Wer mehrere eigene Betriebe oder eine Holdingstruktur führt, braucht neben der Einzelsicht auch die konsolidierte Auswertung über alle Firmen hinweg.
PilotOS erlaubt die mandantenübergreifende Auswertung dort, wo sie erlaubt und gewollt ist, ohne die Datentrennung im Alltag aufzuweichen. So bleibt jede Firma für sich sauber, und trotzdem lässt sich das Gesamtbild – etwa die Liquidität aller Betriebe zusammen – auf Wunsch abrufen.
Echte Trennung ist mehr als eine Bequemlichkeit – sie ist eine Frage der Sorgfalt. Vermischen sich die Zahlen zweier Firmen, drohen falsche Abschlüsse, falsche Steuererklärungen und im schlimmsten Fall der Verdacht der Verschleierung. Weil PilotOS jeden Mandanten in einer eigenen Datenbank führt, ist eine solche Vermischung technisch ausgeschlossen.
Für Berater und Mehrfachunternehmer zählt zusätzlich der reibungslose Wechsel. Mandant auswählen, arbeiten, zum nächsten – ohne Programmneustart, mit je eigenem Kontenrahmen und eigenen Stammdaten. Jede Firma lässt sich einzeln sichern und übergeben, sodass ein Beraterwechsel oder Verkauf nur die betroffene Datenbank berührt und die übrigen Mandate unberührt bleiben.
Gut zu wissen
Sind die Firmen wirklich getrennt?
Ja, jede in einer eigenen, physisch isolierten Datenbank.
Stand
Kann ich Rechte je Firma vergeben?
Ja, granular pro Mandant und Nutzer.
Stand
Wie wechsle ich?
Über die Mandantenauswahl, ohne Neustart.
Stand
Eigener Kontenrahmen je Firma?
Ja, jeder Mandant bringt eigene Stammdaten mit.
Stand
Für Steuerberater geeignet?
Ja, für die Verwaltung vieler Mandate ausgelegt.
Stand
Getrennte Abschlüsse?
Ja, jede Firma erstellt ihren eigenen Abschluss.
Stand
Firmen übergreifend auswerten?
Ja, konsolidiert – dort wo erlaubt und gewollt.
Stand
Bleibt die Trennung erhalten?
Ja, die Datenbanken bleiben getrennt.
Stand
Läuft der Jahreswechsel je Mandant getrennt?
Ja, jeder Mandant hat sein eigenes Buchungsjahr; der Saldenübertrag erfolgt pro Firma unabhängig von den anderen Mandanten.
Stand
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