Bei der Prüfung zählt nicht, was auf der Website stand.GoBD bei PilotOS: welche Anforderungen die Software erfüllt – und welche bei dir bleiben.
„GoBD-konform“ ist ein starkes Wort. Je stärker die Behauptung, desto konkreter sollte der Nachweis sein. Diese Seite listet die Anforderungen der GoBD auf, ordnet jeder die Umsetzung in PilotOS zu und benennt die Punkte, die keine Software für dich erledigen kann.
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Einordnung Diese Seite zeigt, wie PilotOS die GoBD technisch umsetzt. GoBD allgemein erklärt →
Was die GoBD verlangen.
Die GoBD sind ein BMF-Schreiben zu den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung bei elektronischen Aufzeichnungen. Sie fordern keine bestimmte Software, sondern nachprüfbare Eigenschaften.
Nachvollziehbarkeit
Ein sachverständiger Dritter muss den Geschäftsvorfall in angemessener Zeit prüfen können – vom Beleg zur Buchung und zurück.
Vollständigkeit und Richtigkeit
Alle Geschäftsvorfälle lückenlos, zeitgerecht und einzeln aufgezeichnet, mit korrekter Zuordnung.
Unveränderbarkeit
Eine einmal festgeschriebene Buchung darf nicht spurlos geändert werden. Korrekturen laufen über Storno und Neubuchung.
Maschinelle Auswertbarkeit
Die Finanzverwaltung muss die Daten in den Verfahren Z1, Z2 oder Z3 auswerten können.
Aufbewahrung
Aufbewahrungsfristen nach §147 AO, in der Regel acht Jahre für Buchungsbelege seit dem Steuerjahr 2025.
Verfahrensdokumentation
Beschreibung des gesamten Verfahrens: Organisation, Systeme, Abläufe, Zuständigkeiten und Kontrollen.
Welche dieser Anforderungen PilotOS technisch erfüllt.
Punkt für Punkt, ohne Marketing-Rundung.
| GoBD-Anforderung | Umsetzung in PilotOS |
|---|---|
| Journalfunktion | Fortlaufendes Journal über alle Buchungen mit Zeitstempel, Benutzer und Belegverweis. |
| Festschreibung | Buchungen werden mit der Festschreibung unveränderbar. Danach sind nur noch Storno und Neubuchung möglich. |
| Änderungsprotokoll | Jede Änderung vor der Festschreibung wird protokolliert: alter Wert, neuer Wert, Zeitpunkt, Benutzer. |
| Storno statt Löschen | Es gibt keine Funktion, die eine festgeschriebene Buchung entfernt. Stornos sind als solche gekennzeichnet und referenzieren das Original. |
| Belegkette | Jede Buchung verweist auf einen archivierten Beleg; jeder Beleg trägt eine eindeutige, fortlaufende Belegnummer. |
| Unveränderbare Archivierung | Belege werden mit Prüfsumme im Belegarchiv abgelegt. Eine nachträgliche Veränderung wird erkannt. |
| Transaktionssicherheit | ACID-konforme SQLite-Datenbank. Ein Absturz kostet keine Buchung und hinterlässt keinen halben Datensatz. |
| Kassenführung | TSE nach KassenSichV, Kassenbuch, Zählprotokoll, DSFinV-K-Export für die Kassennachschau. |
| Prüferexport | GoBD-/GDPdU-Export im beschreibungsstandardkonformen Format inklusive index.xml für die Prüfsoftware IDEA. |
| Betriebsprüfung Z1/Z2/Z3 | Unmittelbarer Lesezugriff, auswertbarer Zugriff und Datenträgerüberlassung werden unterstützt. |
| Verfahrensdokumentation | Vorbereitete Verfahrensdokumentation als ausfüllbares Dokument, abgestimmt auf die tatsächliche Arbeitsweise von PilotOS. |
| Aufbewahrung | Datenbank und Belegarchiv liegen lokal; die Aufbewahrung über die gesetzliche Frist organisierst du über die Backup-Rotation. |
Was Software allein nicht leisten kann.
Diese Passage steht bewusst hier und nicht im Kleingedruckten.
Deine Organisation
GoBD-Konformität ist ein Zusammenspiel aus Software, Abläufen und Kontrollen. Wer Belege drei Monate liegen lässt, erfüllt die Zeitgerechtigkeit nicht – unabhängig vom Programm.
Deine Verfahrensdokumentation
Sie muss deinen Betrieb beschreiben, nicht nur das Programm. PilotOS liefert die Vorlage und die technischen Angaben; ausfüllen und aktuell halten musst du sie.
Deine Zuständigkeiten
Wer darf buchen, wer festschreiben, wer stornieren? Das Berechtigungskonzept ist Teil der Ordnungsmäßigkeit und wird in PilotOS gesetzt, aber von dir entschieden.
Häufige Fragen
Ist PilotOS GoBD-konform?
PilotOS erfüllt die technischen Anforderungen der GoBD: Journal, Festschreibung, Änderungsprotokoll, Storno statt Löschen, unveränderbare Belegkette, revisionssichere Archivierung und Prüferexport. GoBD-Konformität ist jedoch immer eine Kombination aus Software und Organisation. Ohne Verfahrensdokumentation und geordnete Abläufe im Betrieb ist keine Buchführung GoBD-konform, gleich mit welchem Programm.
Stand
Was ist eine Verfahrensdokumentation?
Eine schriftliche Beschreibung des gesamten Buchführungsverfahrens: welche Systeme eingesetzt werden, wie Belege entstehen, erfasst, verarbeitet, archiviert und ausgewertet werden, wer wofür zuständig ist und welche Kontrollen es gibt. PilotOS liefert eine vorbereitete Vorlage, die den technischen Teil bereits enthält.
Stand
Was bedeutet Festschreibung?
Mit der Festschreibung wird eine Buchung unveränderbar. Danach sind Korrekturen nur noch über Storno und Neubuchung möglich, beides bleibt im Journal sichtbar. Vor der Festschreibung protokolliert PilotOS jede Änderung.
Stand
Kann ich in PilotOS eine Buchung löschen?
Nein, nicht nach der Festschreibung. Es gibt keine Funktion, die eine festgeschriebene Buchung entfernt. Im Trainingsmodus dagegen kannst du frei buchen, ändern und verwerfen – dieser Bereich ist strikt von der Live-Buchführung getrennt.
Stand
Was ist der Unterschied zwischen Z1, Z2 und Z3?
Z1 ist der unmittelbare Lesezugriff des Prüfers auf das System, Z2 der mittelbare Zugriff über Auswertungen, die du erstellst, und Z3 die Überlassung der Daten auf einem Datenträger. PilotOS unterstützt alle drei Verfahren.
Stand
Wie lange muss ich Buchungsbelege aufbewahren?
Nach §147 AO gelten für Buchungsbelege seit dem Steuerjahr 2025 in der Regel acht Jahre; für andere Unterlagen wie Handelsbücher und Jahresabschlüsse bleiben es zehn Jahre. Maßgeblich ist der Einzelfall; im Zweifel bespricht man das mit der Steuerkanzlei.
Stand
Deckt PilotOS die Kassenführung nach KassenSichV ab?
Ja. Die TSE-Anbindung, das Kassenbuch mit Zählprotokoll und der DSFinV-K-Export für die Kassennachschau sind eingebaut.
Stand
Prüfungsfest von der ersten Buchung an.
Free-Tarif ohne Kreditkarte, Trainingsmodus zum risikofreien Üben, Prüferexport jederzeit.
Kassensturzfähigkeit in der Praxis Bei der offenen Ladenkasse muss der Kassenbericht aus dem ausgezählten Endbestand entwickelt werden. Das Zählprotokoll ist der Nachweis dafür – erfassbar am Handy, offline vorzeigbar. Kassensturz & Zählprotokoll →
Und was sagt die Kanzlei dazu? Der Weg zur Kanzlei ist eine Datei, kein Zugang: DATEV-Buchungsstapel und GoBD-Datenträger nach § 147 AO. Mit fertiger Textvorlage für die Anfrage. Steuerberater einbinden →