Die wichtigste Frage an jede Software
stellt niemand vor dem Kauf.

Die Antwort, die der Markt selbst gibt

Der Marktführer für Cloud-Buchhaltung in Deutschland beschreibt seine Testphase vorbildlich transparent: 30 Tage, voller Funktionsumfang, kein Zahlungsmittel nötig, kein automatisches Abonnement. Und dann der Satz, den man zweimal lesen sollte: „Falls du nach dem Testzeitraum keinen Kauf tätigst, werden deine Daten automatisch gelöscht.“

Das ist kein Vorwurf. Es ist konsequent. Wenn die Daten auf den Servern des Anbieters liegen, muss er entscheiden, wie lange er sie für einen Nichtkunden aufbewahrt. Jede andere Antwort wäre unehrlich oder teuer.

Der Punkt ist ein anderer: Dieselbe Logik gilt nach drei Jahren Abonnement genauso wie nach 30 Tagen Test. Nur fällt sie dann auf zehn Jahre aufbewahrungspflichtige Buchführung.

Was die Aufbewahrungspflicht daraus macht

§ 147 Abs. 3 AO verlangt zehn Jahre Aufbewahrung für Bücher, Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse und Inventare. Für Buchungsbelege – Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Quittungen, Kontoauszüge – sind es seit dem 1. Januar 2025 acht Jahre; das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat sie verkürzt. Die Frist beginnt nach § 147 Abs. 4 AO mit Ablauf des Jahres der letzten Eintragung. Wer 2027 kündigt, muss Bücher und Abschlüsse bis zurück ins Jahr 2017 und Belege bis 2019 noch vorlegen können – und zwar in einer Form, die eine Betriebsprüfung akzeptiert.

Ein PDF-Stapel genügt dafür nicht zuverlässig: Die GoBD verlangen maschinelle Auswertbarkeit. Ein CSV-Export ist ein Abzug ohne Beziehungen – Belege, Buchungen, Konten und Anlagen hängen darin nicht mehr zusammen.

Damit wird aus einer Vertragsfrage eine steuerliche: Die Aufbewahrungspflicht trifft den Unternehmer, nicht den Softwareanbieter. Sie endet nicht, wenn das Abonnement endet.

Die zweite Bauform

Liegt der Datenbestand als Datei auf dem eigenen Rechner, verändert die Kündigung nichts an ihm. Bei PilotOS ist das eine SQLite-Datenbank – ein Format, das die Library of Congress in ihrem Recommended Formats Statement als empfohlenes Format für Datensätze führt und das sich mit freien Werkzeugen öffnen lässt.

Konkret: Läuft eine Lizenz ab, sperrt das Programm nicht. Es fällt in einen eingeschränkten Modus zurück. Die Datei bleibt, das Programm öffnet sie weiter, gelesen werden kann alles. Das ist bewusst so gebaut: Der Nutzer soll seine Daten nicht verlieren, weil er den Rechner gewechselt oder eine Rechnung nicht bezahlt hat.

Diese Entscheidung kostet uns Druckmittel. Ein Anbieter, der den Zugriff abschaltet, hat eine stärkere Verhandlungsposition. Wir halten das für den falschen Weg, Geld zu verdienen.

Sechs Fragen, die vor jeder Kaufentscheidung gehören

1. Wo liegt der Datenbestand physisch, und wer kontrolliert diesen Ort? 2. In welchem Format – und ist es dokumentiert oder proprieär? 3. Was genau passiert am Tag nach der Kündigung, wörtlich aus den AGB zitiert? 4. Wie lange werden Daten für ehemalige Kunden vorgehalten? 5. Lässt sich der Bestand samt Beziehungen exportieren oder nur tabellenweise? 6. Funktioniert die Software ohne Internetverbindung?

Kein Anbieter muss auf diese Fragen eine bequeme Antwort geben. Aber jeder muss eine geben. Wer bei Frage 3 ausweicht, hat sie beantwortet.

„Wer den Zugriff auf die Buchführung abschalten kann, hat ein Druckmittel. Wir haben uns dagegen entschieden: Läuft die Lizenz ab, sperrt bei uns nichts – das Programm fällt in einen eingeschränkten Modus, und die Datei bleibt lesbar. Die zehnjährige Aufbewahrungspflicht trifft den Unternehmer, nicht uns.“

PilotOS, Herstellerangabe · Stand 6. September 2026