„GoBD-konform“ ist ein Versprechen,
das keine Software halten kann.

Was die GoBD tatsächlich verlangen

Die GoBD sind ein Verwaltungsschreiben des Bundesfinanzministeriums zu den §§ 145 bis 147 AO. Adressat ist der Buchführungspflichtige. Verlangt werden unter anderem: Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitgerechte Buchungen, Ordnung, Unveränderbarkeit – und eine Verfahrensdokumentation, aus der hervorgeht, wie Belege entstehen, erfasst, verarbeitet und aufbewahrt werden.

Kein einziger dieser Punkte ist allein durch die Wahl einer Software erfüllt. Die Verfahrensdokumentation beschreibt den Betrieb, nicht das Programm. Zeitgerechte Buchungen hängen davon ab, ob jemand bucht. Vollständigkeit hängt davon ab, ob alle Belege ankommen.

Was eine Software beitragen kann – und woran man es prüft

Unveränderbarkeit. Eine gebuchte Buchung darf nicht überschrieben werden. Korrekturen erfolgen als Storno mit eigenem Beleg. Prüffrage: Kann ich einen Buchungssatz nachträglich ändern, ohne dass eine Spur bleibt?

Protokollierung. Änderungen an Stammdaten und Einstellungen sind aufzuzeichnen. Prüffrage: Kann ich sehen, wer wann welchen Steuersatz geändert hat?

Maschinelle Auswertbarkeit. Der Prüfer muss den Datenbestand auswerten können, nicht nur PDFs blättern. Prüffrage: Bekomme ich den Bestand samt Beziehungen heraus – oder nur Tabellen?

Aufbewahrung. Buchungsbelege acht Jahre, Bücher, Abschlüsse, Inventare und die Verfahrensdokumentation zehn (§ 147 Abs. 3 AO). Prüffrage: Wo liegt der Bestand in zehn Jahren, und wer kontrolliert diesen Ort?

Diese vier Fragen sind an jeden Anbieter zu stellen und in Minuten zu beantworten. Ein Siegel ersetzt sie nicht.

Warum wir das Siegel nicht setzen

PilotOS bringt die genannten Voraussetzungen mit: unveränderbare Buchungen mit Storno-Verfahren, Protokollierung, auswertbarer Datenbestand in einem offenen Format, lokale Aufbewahrung ohne Anbieterabhängigkeit.

Auf unserer öffentlichen Liste der Einschränkungen steht trotzdem der Satz, dass GoBD-Konformität nicht allein eine Softwareeigenschaft ist: Verfahrensdokumentation und die Art der Buchführung gehören dazu. Das ist keine Bescheidenheit, sondern eine Warnung. Wer sich auf ein Siegel verlässt und keine Verfahrensdokumentation führt, hat in der Prüfung ein Problem – und der Softwareanbieter nicht.

Die praktische Konsequenz: Zu einer ehrlichen Produktseite gehört ein Hinweis darauf, was der Betrieb selbst tun muss. PilotOS erzeugt die Verfahrensdokumentation aus dem tatsächlichen Ablauf, statt den Punkt zu verschweigen.

Was das für die Berichterstattung bedeutet

„GoBD-konform“ ist als Produktmerkmal nicht prüfbar und sollte in Vergleichstests nicht als Haken geführt werden. Prüfbar sind die vier Fragen oben. Sie unterscheiden Anbieter tatsächlich – das Siegel unterscheidet nur Marketingabteilungen.

„Die GoBD richten sich an den Steuerpflichtigen, nicht an den Softwarehersteller. Ein Programm kann die Voraussetzungen mitbringen – ob das Verfahren konform ist, entscheidet sich außerhalb des Programms. Wer ,GoBD-konform' auf die Startseite schreibt, verkauft eine Sicherheit, die er nicht liefern kann.“

PilotOS, Herstellerangabe · Stand 6. September 2026