Von 2.080 Stunden im Jahr
bleiben 900 zum Abrechnen.

Die Stunden, die es wirklich gibt

Rechnerisch hat ein Jahr bei 40 Wochenstunden 2.080 Stunden. Davon gehen ab: rund 104 Wochenendtage sind darin schon nicht enthalten, aber 9 bis 13 gesetzliche Feiertage je nach Bundesland, etwa 25 bis 30 Urlaubstage und im Mittel 8 bis 12 Krankheitstage.

Damit bleiben etwa 210 bis 220 Arbeitstage, also rund 1.700 Stunden. Das ist die Zeit, in der gearbeitet wird – nicht die, die abgerechnet wird.

Von diesen Stunden entfällt ein erheblicher Teil auf Nichtfakturierbares: Angebote schreiben, die nicht angenommen werden. Buchhaltung, Rechnungen, Mahnungen. Fahrten zu Kunden. Weiterbildung. Werkzeugpflege, Materialbeschaffung, Telefonate. Je nach Gewerk liegt die produktive Quote zwischen 50 und 70 Prozent.

Bei 60 Prozent bleiben rund 1.020 abrechenbare Stunden. Bei 50 Prozent sind es 850. Wer mit 1.800 kalkuliert, hat sich um den Faktor zwei verrechnet.

Die Kosten, die vor dem Gewinn stehen

Zum Wunscheinkommen kommen Betriebsausgaben: Miete oder Arbeitszimmer, Fahrzeug, Versicherungen, Software, Telefon, Werbung, Steuerberatung, Fortbildung, Abschreibungen auf Werkzeug und Geräte.

Dann die eigene Absicherung: Kranken- und Pflegeversicherung, Altersvorsorge, Berufsunfähigkeit. Ein Angestellter sieht davon nur die Hälfte auf der Abrechnung; ein Selbstständiger trägt alles.

Und schließlich die Steuern – Einkommensteuer, gegebenenfalls Gewerbesteuer, gegebenenfalls Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag. Sie werden vom Gewinn berechnet, nicht vom Umsatz, aber sie müssen aus demselben Stundensatz kommen.

Die Reihenfolge lautet deshalb rückwärts: gewünschtes Nettoeinkommen → zuzüglich Steuern und Vorsorge → zuzüglich Betriebsausgaben → geteilt durch die abrechenbaren Stunden. Nicht: Wunschgehalt geteilt durch 1.800.

Die drei Denkfehler dahinter

Der Angestelltenvergleich. „Ich habe vorher 25 Euro die Stunde verdient, also nehme ich 35“ – das übersieht, dass der Arbeitgeber zusätzlich Sozialversicherung, Urlaub, Lohnfortzahlung, Arbeitsplatz und Leerlaufzeiten getragen hat.

Der Wettbewerbsvergleich. Der Preis eines etablierten Betriebs sagt nichts über dessen Kostenstruktur. Ein Betrieb mit abgeschriebenen Maschinen und eingespielten Abläufen kann günstiger anbieten, ohne zu verlieren.

Die Auslastungshoffnung. Ein niedriger Satz führt nicht zu mehr Aufträgen, sondern zu mehr Arbeit bei gleichem Ergebnis – und zu Kunden, die beim nächsten Anbieter noch günstiger einkaufen.

Die Gegenprobe, die niemand macht

Am Jahresende: Umsatz geteilt durch die tatsächlich gearbeiteten Stunden. Nicht durch die abgerechneten – durch alle. Diese Zahl ist der wahre Stundensatz, und sie liegt regelmäßig 30 bis 40 Prozent unter dem kalkulierten.

Wer sie kennt, kann entscheiden: Preis anheben, unproduktive Zeit senken oder Aufträge ablehnen, die sie erzeugen. Wer sie nicht kennt, arbeitet mehr.

Genau dafür braucht es die Verbindung von Zeiterfassung, Auftrag und Buchhaltung in einem System. Getrennte Programme liefern beide Hälften – die Division findet in keinem statt.

Unsere Rechner zu Stundensatz, Preiskalkulation und Deckungsbeitrag sind kostenlos und ohne Konto nutzbar.

„Von 2.080 rechnerischen Jahresstunden bleiben nach Feiertagen, Urlaub und Krankheit rund 1.700 – und davon sind je nach Gewerk nur 50 bis 70 Prozent abrechenbar. Wer mit 1.800 kalkuliert, hat sich um den Faktor zwei verrechnet und merkt es erst im dritten Jahr.“

PilotOS, Herstellerangabe · Stand 6. September 2026