2027 teilt eine Umsatzgrenze
die Unternehmen in zwei Hälften.
Die E-Rechnungspflicht wird als Termin diskutiert. Sie ist eine Staffel. Zum 1. Januar 2027 fällt die Übergangsregel für alle Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz weg; zum 1. Januar 2028 für alle übrigen. Der wichtigere Punkt wird dabei fast nie genannt: Die Empfangspflicht gilt schon seit dem 1. Januar 2025 – ausnahmslos, auch für Kleinunternehmer.
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Für Leserinnen und Leser: selbst nachprüfen statt glauben. Jede Aussage in diesem Beitrag lässt sich am Programm selbst prüfen – ohne Zahlungsdaten und ohne automatische Verlängerung.
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Die Staffel im Wortlaut
Rechtsgrundlage ist § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG für die Pflicht und § 27 Abs. 38 UStG für die Übergangsregeln.
Seit 01.01.2025: Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen und aufbewahren können. Diese Stufe hat keine Umsatzgrenze und keine Übergangsfrist. Wer heute keine strukturierte Rechnung annehmen kann, ist bereits im Rückstand.
Bis 31.12.2026: Beim Versenden dürfen noch alle Papier oder andere elektronische Formate nutzen, letztere mit Zustimmung des Empfängers.
2027: Diese Erleichterung gilt nur noch bei einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro. Maßgeblich ist der Umsatz des Jahres 2026. EDI-Verfahren bleiben zulässig.
Ab 01.01.2028: strukturierte Rechnung nach EN 16931 für alle inländischen B2B-Umsätze. Danach folgt auf europäischer Ebene das Meldesystem aus dem ViDA-Paket.
Was an der Grenze übersehen wird
Die 800.000 Euro beziehen sich auf den Vorjahresumsatz. Für das Jahr 2027 entscheidet also das Geschäftsjahr 2026 – das gerade läuft. Ein Betrieb, der 2026 über die Grenze wächst, hat ab Januar 2027 die volle Pflicht und keine Schonfrist. Wer im Herbst 2026 nicht nachrechnet, erfährt es im Januar.
Zweiter übersehener Punkt: Die Grenze verschiebt nur den Versand. Am Empfang ändert sie nichts. Ein Kleinstbetrieb, der 2027 noch Papierrechnungen schreiben darf, muss trotzdem XRechnungen seiner Lieferanten annehmen, lesen und acht Jahre so aufbewahren, dass die strukturierten Daten erhalten bleiben. Ein Ausdruck erfüllt das nicht.
Dritter Punkt: Aufbewahrung heißt bei einer E-Rechnung, das XML aufzubewahren, nicht die Bildschirmansicht. Bei ZUGFeRD steckt es in der PDF-Datei; wer die PDF neu erzeugt oder durch einen Konverter schickt, kann es verlieren, ohne dass man es der Datei ansieht.
Warum das für kleine Betriebe teurer wird als nötig
Die verbreitete Lösung ist ein Portal: Man lädt hoch, der Dienstleister erzeugt die XRechnung, versendet sie und archiviert sie. Das funktioniert – und verlagert genau den Teil der Buchführung nach außen, der acht Jahre aufbewahrungspflichtig ist (§ 147 Abs. 3 AO).
Technisch ist das nicht nötig. Eine XRechnung ist eine XML-Datei nach EN 16931. Ihre Erzeugung braucht kein Rechenzentrum, sondern eine korrekte Feldbelegung. PilotOS erzeugt XRechnung und ZUGFeRD lokal auf dem Rechner des Nutzers, legt sie im Belegarchiv ab und verbucht sie in derselben Datenbank. Kein Portal, kein Konto bei einem Dritten, keine Übertragung der Rechnungsdaten an einen Dienstleister.
Der praktische Unterschied zeigt sich in der Betriebsprüfung: Der Prüfer will den Datenbestand, nicht einen Zugang zu einem fremden Portal.
Was Betriebe bis Jahresende tun sollten
Erstens den Umsatz 2026 hochrechnen und prüfen, auf welcher Seite der 800.000-Euro-Linie man 2027 steht. Zweitens den Empfang testen: eine XRechnung von einem Lieferanten anfordern und prüfen, ob sie strukturiert ankommt und strukturiert liegen bleibt. Drittens klären, wo das XML zehn Jahre liegt und wer es kontrolliert.
Diese drei Punkte kosten einen Nachmittag. Sie sind der Unterschied zwischen einer Umstellung mit Vorlauf und einer im Januar.
Zahlen und Belege
| Empfangspflicht für alle | seit 01.01.2025, ohne Umsatzgrenze |
|---|---|
| Übergangsfrist für den Versand | bis 31.12.2026 für alle |
| 2027 | Erleichterung nur bis 800.000 Euro Vorjahresumsatz |
| Maßgebliches Jahr für die Grenze 2027 | Geschäftsjahr 2026 |
| Ab 01.01.2028 | EN 16931 für alle inländischen B2B-Umsätze |
| Norm | § 14 Abs. 2 S. 2 Nr. 1 UStG, § 27 Abs. 38 UStG |
| Aufbewahrung der E-Rechnung | 8 Jahre seit 01.01.2025 – das XML, nicht der Ausdruck |
Ein Absatz zum Übernehmen
„Die Debatte dreht sich um den Versand, aber die Empfangspflicht gilt seit 2025 ausnahmslos. Wer 2027 noch Papier schreiben darf, muss trotzdem XRechnungen annehmen und acht Jahre so aufbewahren, dass die strukturierten Daten erhalten bleiben. Ein Ausdruck erfüllt das nicht.“
PilotOS, Herstellerangabe · Stand 6. September 2026
Quellenangabe zum Mitkopieren:
Quelle: PilotOS, https://pilotsuite.de/presse-e-rechnung-2027-die-800000-euro-linie.html (Stand 06.09.2026)
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Quellen und Stand
- Haufe: Elektronische Rechnung wird Pflicht – Überblick
- § 14 Abs. 2 und § 27 Abs. 38 UStG – Gesetzestext
- § 147 Abs. 3 AO – Gesetzestext
- PilotOS: E-Rechnung ohne Portal erstellen
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