Einen Monat. Danach ist es
eine Ordnungswidrigkeit.

Die Fristen, vollständig

Altbestand: Systeme, die vor dem 01.07.2025 angeschafft wurden, waren bis zum 31.07.2025 zu melden. Diese Frist ist abgelaufen. Wer sie versäumt hat, meldet nach – spät ist besser als gar nicht.

Neuanschaffung ab 01.07.2025: Meldung innerhalb eines Monats nach Anschaffung.

Außerbetriebnahme ab 01.07.2025: Abmeldung innerhalb eines Monats nach endgültiger Außerbetriebnahme – aber nur, wenn das System zuvor angemeldet war.

Gemeldet wird über das ELSTER-Formular „Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme (§ 146a Absatz 4 AO)“. Zu melden sind je System Art, Seriennummer, Anschaffungsdatum und die Angaben zur zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung.

Warum sie häufiger greift, als Betriebe denken

Die Ein-Monats-Frist knüpft an Ereignisse, nicht an ein Datum im Kalender. Ein Gastronomiebetrieb, der im Sommer ein zweites Tablet für die Terrasse anschafft, löst sie aus. Ein Handwerker, der eine defekte Kasse ersetzt, löst sie zweimal aus: Abmeldung der alten, Anmeldung der neuen.

Der zweite Grund ist der Begriff selbst. Ein „elektronisches Aufzeichnungssystem“ ist nicht nur das Gerät mit der Schublade. Die Mitteilungspflicht erstreckt sich ausdrücklich auf Tablet-Kassen – also auf Aufbauten, die viele Betriebe innerlich als „nur eine App“ verbuchen.

Der dritte Grund: Die Meldung ist kostenlos und dauert Minuten. Es gibt keinen Verhandlungsspielraum und keinen Grund, sie zu verschieben – nur die Tatsache, dass niemand daran erinnert.

Was der Betriebsprüfer daraus liest

Die Meldung ist ein Datenabgleich. Das Finanzamt weiß danach, welche Systeme wann in Betrieb waren. Eine Kassenführung, deren gemeldeter Bestand nicht zu den vorgelegten Aufzeichnungen passt, wirft Fragen auf, bevor eine einzige Buchung geprüft ist.

Umgekehrt gilt: Ein vollständig gemeldeter Bestand ist billig zu haben und nimmt einem Streit die Grundlage.

Was PilotOS dazu tut – und was nicht

PilotOS führt die Kasse nach § 146a AO als eigenen, bewusst einzuschaltenden Modus; ohne Aktivierung bleibt es eine offene Ladenkasse. Zur Mitteilungspflicht stellt das Programm die Meldedaten aus dem eigenen Bestand zusammen, erzeugt das ELSTER-XML und führt eine Fristprüfung für Altbestand und Neuanschaffung.

Wir sagen ebenso deutlich, was das nicht ist: Das amtliche Schema der Kassenmeldung ist vor einer Live-Übermittlung mit ERiC zu validieren; ohne installiertes ERiC und Signaturzertifikat meldet das Programm einen klaren Fehler statt einen vorgetäuschten Erfolg. Der eingebaute TSE-Simulator erzeugt keine rechtsgültigen Signaturen – produktiv ist eine BSI-zertifizierte TSE nötig, als Hardware oder als Cloud-TSE.

Diese Unterscheidung ist der Punkt. Eine Software, die bei fehlender TSE einen Erfolg anzeigt, produziert genau die Sicherheit, die in der Prüfung zusammenbricht.

„Die Ein-Monats-Frist hängt an einem Ereignis, nicht an einem Datum im Kalender. Wer im Sommer ein zweites Tablet für die Terrasse anschafft, hat sie ausgelöst – und niemand erinnert ihn daran. Deshalb gehört die Fristprüfung in die Kasse selbst und nicht in einen Ordner.“

PilotOS, Herstellerangabe · Stand 6. September 2026