Der Inhaber fällt aus.
Wer kommt an die Buchhaltung?
In kleinen Betrieben hängen alle Zugänge an einer Person: das Konto beim Softwareanbieter, das ELSTER-Zertifikat, das Onlinebanking, der Rechner selbst. Fällt diese Person aus, steht der Betrieb nicht wegen fehlender Fachkenntnis, sondern wegen fehlender Zugangsdaten. Umsatzsteuervoranmeldungen laufen weiter, Löhne auch – die Fristen kennen keinen Krankenstand.
Zur Verwendung freigegeben. Zitieren mit Quellenangabe ist ausdrücklich erwünscht. Kurzprofile, Fakten und Bildmaterial stehen im Presseportal.
Für Leserinnen und Leser: selbst nachprüfen statt glauben. Jede Aussage in diesem Beitrag lässt sich am Programm selbst prüfen – ohne Zahlungsdaten und ohne automatische Verlängerung.
- Online-Demo im Browser – sofort, ohne Installation, ohne Konto: pilotsuite.de/demo.html
- Kostenlose Testversion herunterladen – Konto anlegen, im Konto die 30-Tage-Testlizenz anfordern, Paket für Windows, macOS oder Linux laden: pilotsuite.de/download.html
- Die Übermittlung an ELSTER ist in der Testversion bewusst nicht freigeschaltet. Eine aus einem Testbestand abgesetzte Steueranmeldung wäre eine echte – und nicht rückholbar.
- Nach 30 Tagen wird nichts abgebucht und nichts gelöscht: das Programm fällt auf die dauerhaft kostenlose Free-Lizenz zurück. Der Datenbestand bleibt als Datei auf dem eigenen Rechner liegen.
Was in der ersten Woche gebraucht wird
Zugriff auf die Buchführung, um laufende Fristen zu halten: Umsatzsteuervoranmeldung zum 10. des Folgemonats, Lohnsteueranmeldung ebenfalls zum 10., Sozialversicherungsbeiträge zum drittletzten Bankarbeitstag des Monats.
Zugriff auf offene Posten, um zu wissen, wer bezahlt werden muss und wer schuldet. Zugriff auf Verträge und Fristen. Und Zugriff auf das Konto, um überhaupt zahlen zu können.
Nichts davon ist eine Frage des Wollens. Es ist eine Frage, ob jemand hineinkommt.
Warum Cloud-Konten das Problem verschärfen
Ein Cloud-Zugang ist an eine Person gebunden, oft mit Zwei-Faktor-Anmeldung auf deren Telefon. Das ist sicherheitstechnisch richtig und im Notfall ein Riegel.
Die Weitergabe von Zugangsdaten verstößt regelmäßig gegen die Nutzungsbedingungen. Der Anbieter darf einem Dritten den Zugang nicht ohne Nachweis öffnen – und der Nachweis ist im Todesfall der Erbschein, der Wochen bis Monate dauern kann. Bei Krankheit gibt es diesen Nachweis gar nicht; dort hilft nur eine Vollmacht, die vorher erteilt wurde.
Liegen die Daten dagegen als Datei auf einem Rechner im Betrieb, ist der Zugang eine Frage des Schlüssels zum Raum und des Kennworts – beides lässt sich vorher hinterlegen, ohne einen Vertrag zu verletzen.
Was vorher geregelt sein muss
Vorsorgevollmacht mit ausdrücklicher Erstreckung auf geschäftliche Angelegenheiten. Eine allgemeine Vollmacht für Gesundheitsfragen hilft dem Betrieb nicht. Bei Gesellschaften ist zusätzlich der Gesellschaftsvertrag zu prüfen: Was passiert mit der Geschäftsführung?
Ein Verzeichnis der Zugänge – nicht der Kennwörter, sondern der Systeme: welche Anbieter, welche Konten, wo liegt was. Dieses Verzeichnis gehört nicht in dieselbe Schublade wie die Kennwörter.
Ein hinterlegtes Kennwort für den Rechner und den Kennwortspeicher – beim Notar, in einem Bankschließfach oder bei einer Person des Vertrauens, versiegelt.
Das ELSTER-Zertifikat und seine PIN. Ohne beides ist keine Übermittlung möglich. Das Zertifikat ist eine Datei; es gehört gesichert und die PIN getrennt davon hinterlegt.
Eine Sicherung, die jemand anders einspielen kann. Eine Sicherung, deren Wiederherstellung nur der Inhaber beherrscht, ist im Notfall keine.
Was Software beitragen kann
PilotOS speichert lokal; der Datenbestand ist eine Datei, die mit dem Programm gelesen wird. Es gibt keinen Anbieter, der einen Zugang freischalten müsste, und keine Zwei-Faktor-Anmeldung auf einem fremden Telefon. Mehrere Benutzer mit eigenen Rollen sind möglich, ohne dass ein zusätzlicher Nutzer Geld kostet – ein zweiter Zugang ist deshalb keine Kostenfrage.
Was Software nicht kann: die Vollmacht schreiben, das Kennwort hinterlegen und die Vertretung regeln. Das sind organisatorische Entscheidungen, und sie sind der eigentliche Inhalt der Vorsorge.
Der nüchterne Rat: Die Frage einmal im Jahr stellen, bei der Inventur oder beim Jahresabschluss. Sie kostet zehn Minuten und ist der einzige Zeitpunkt, an dem sie sich beantworten lässt.
Zahlen und Belege
| Umsatzsteuervoranmeldung | 10. des Folgemonats, § 18 Abs. 1 UStG |
|---|---|
| Lohnsteueranmeldung | 10. des Folgemonats, § 41a Abs. 1 EStG |
| Sozialversicherungsbeiträge | drittletzter Bankarbeitstag des Monats |
| Cloud-Zugang im Todesfall | Nachweis nötig; Erbschein dauert Wochen bis Monate |
| Cloud-Zugang bei Krankheit | kein Nachweis vorgesehen – nur eine vorher erteilte Vollmacht hilft |
| Bei lokaler Speicherung | Zugang über Raum und Kennwort, vorher hinterlegbar |
| Zusätzliche Benutzer in PilotOS | ohne Aufpreis |
Ein Absatz zum Übernehmen
„Im Notfall steht ein Betrieb selten wegen fehlender Fachkenntnis still, sondern wegen fehlender Zugangsdaten. Die Umsatzsteuervoranmeldung ist trotzdem am Zehnten fällig. Ein Cloud-Konto mit Zwei-Faktor-Anmeldung auf dem Telefon des Inhabers ist genau dann ein Riegel.“
PilotOS, Herstellerangabe · Stand 6. September 2026
Quellenangabe zum Mitkopieren:
Quelle: PilotOS, https://pilotsuite.de/presse-notfallzugang-zur-buchfuehrung.html (Stand 06.09.2026)
Dieser Absatz ist eine Aussage des Herstellers und zur wörtlichen Übernahme mit Quellenangabe freigegeben. Bei Veröffentlichung in anderen Medien gehört die vollständige Adresse dazu – auf unserer eigenen Seite ist sie überflüssig, außerhalb ist sie die einzige Verbindung zur Quelle.
Quellen und Stand
- § 18 Abs. 1 UStG, § 41a Abs. 1 EStG – Gesetzestext
- PilotOS: Notfall-Pilot
- PilotOS: Vorsorge und Nachlass
- PilotOS: Datensicherung ohne Cloud
Stand dieses Beitrags: . Alle Rechtswerte stammen aus dem offenen Register von PilotOS und sind mit Gültigkeit, Norm und Prüfdatum unter Stand der Rechtswerte einsehbar.
Pressekontakt: PilotOS, Hinte (Niedersachsen) · pilotsuite.de/kontakt.html · Impressum · Testzugang und Bildmaterial auf Anfrage.
Dieser Beitrag im Netz: https://pilotsuite.de/presse-notfallzugang-zur-buchfuehrung.html · Presseportal: pilotsuite.de/presse.html · Online-Demo: pilotsuite.de/demo.html · kostenlose Testversion: pilotsuite.de/download.html