Sechs Entscheidungen am ersten Tag.
Alle sechs später teuer.

1. Der Kontenrahmen

SKR03 oder SKR04 – die Wahl bestimmt, wie jede Buchung der nächsten Jahre aussieht. SKR03 ist nach dem Geldfluss gegliedert und in kleinen Betrieben verbreitet; SKR04 folgt der Bilanzgliederung und passt besser, wenn eine Bilanz absehbar ist. Für Vereine gibt es den SKR42.

Ein Wechsel ist technisch möglich und praktisch unangenehm: Vorjahresvergleiche brechen, Auswertungen müssen neu zugeordnet werden, und der Steuerberater rechnet die Umstellung ab. Wer eine Bilanz erwartet, wählt gleich SKR04.

2. Der Nummernkreis für Rechnungen

Rechnungsnummern müssen nach § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG einmalig sein. Lückenlosigkeit ist umsatzsteuerlich nicht ausdrücklich vorgeschrieben, wird in der Praxis aber erwartet – eine Lücke ist eine Frage, die man beantworten muss.

Der häufigste Fehler ist das Jahr im Nummernkreis, das nie umgestellt wird, oder ein zweiter Kreis für Gutschriften, der mit dem ersten kollidiert. Beides fällt erst auf, wenn ein Prüfer die Reihe prüft.

Empfehlung: ein durchlaufender Kreis mit Jahresbezug, ohne Sprung bei Jahreswechsel, und getrennte Kreise nur dort, wo sie unvermeidbar sind.

3. Die Entscheidung Ist- oder Sollversteuerung

Bei der Sollversteuerung entsteht die Umsatzsteuer mit der Leistung – man führt sie ab, bevor der Kunde bezahlt hat. Bei der Istversteuerung erst mit dem Zahlungseingang. Für einen Gründer mit langen Zahlungszielen ist das ein Liquiditätsunterschied von Wochen.

Die Istversteuerung ist antragsgebunden und an eine Umsatzgrenze geknüpft. Der Antrag wird üblicherweise schon im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung gestellt – genau dort, wo niemand weiß, was er ankreuzt.

4. Die Belegablage

Digital oder Papier ist nicht die entscheidende Frage. Entscheidend ist, ob jeder Beleg eindeutig einer Buchung zugeordnet ist und umgekehrt. Das ist die Nachvollziehbarkeit, die die GoBD verlangen – und der Grund, aus dem der Schuhkarton nicht genügt.

Wer digitalisiert, muss zusätzlich festhalten, wie: Wer scannt, wann, was passiert mit dem Papier, wie wird die Unveränderbarkeit sichergestellt. Genau das ist der Inhalt der Verfahrensdokumentation – die man am besten zu Beginn anlegt, wenn der Ablauf noch frisch ist.

Aufbewahrung: Buchungsbelege acht Jahre (seit dem 1. Januar 2025), Bücher, Abschlüsse und die Verfahrensdokumentation zehn.

5. Die Kassenfrage

Wer Bargeld einnimmt, entscheidet zwischen offener Ladenkasse und elektronischem Aufzeichnungssystem. Beides ist zulässig, beides hat Pflichten.

Bei der offenen Ladenkasse: tägliches Kassenbuch, Zählprotokoll, Kassensturzfähigkeit. Bei der elektronischen Kasse: zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung, Belegausgabe nach § 146a Abs. 2 AO und die Meldung nach § 146a Abs. 4 AO binnen eines Monats nach Anschaffung – Tablet-Kassen eingeschlossen.

Die Entscheidung im Nachhinein zu ändern ist möglich, erzeugt aber zwei Verfahren im selben Jahr und damit zwei Beschreibungen in der Verfahrensdokumentation.

6. Die Trennung von Betrieb und Privat

Getrennte Konten ab dem ersten Tag. Nicht, weil es vorgeschrieben wäre – für Einzelunternehmer ist es das nicht –, sondern weil die nachträgliche Trennung Arbeit ist und in einer Prüfung eine Angriffsfläche.

Entnahmen und Einlagen werden als solche gebucht, nicht versteckt. Das ist der einzige saubere Übergang zwischen den beiden Seiten – und gleichzeitig die Voraussetzung dafür, dass am Jahresende beantwortbar ist, was tatsächlich übrig geblieben ist.

Und die E-Rechnung: Empfangen können muss jedes inländische Unternehmen seit dem 1. Januar 2025 – ohne Umsatzgrenze und ohne Übergangsfrist. Das ist keine Einstellung, sondern eine Voraussetzung.

„Kontenrahmen, Nummernkreis und die Entscheidung zwischen Ist- und Sollversteuerung werden in den ersten Minuten getroffen – meist von jemandem, der noch nicht weiß, was er ankreuzt. Alle drei wirken Jahre, und zwei davon ändert man nicht mehr, ohne die Vergleichbarkeit der eigenen Zahlen zu verlieren.“

PilotOS, Herstellerangabe · Stand 6. September 2026