Eingekauft wird die Flasche.
Verkauft wird das Glas.

Das Problem in einer Zeile

Eine Flasche Wein zu 0,75 Litern ergibt bei 0,2 Litern Ausschank 3,75 Gläser. Praktisch werden es drei bis vier, je nach Eingießen, plus Rest, plus Bruch, plus Verkostung. Wer im Warenwirtschaftssystem „1 Flasche“ einkauft und „1 Glas“ verkauft, bucht zwei unverbundene Größen.

Dasselbe gilt für den Kaffee (Kilo im Einkauf, Tasse im Verkauf), für das Fleisch (Kilo im Einkauf, Portion auf dem Teller), für den Teig, für die Soße, für jedes Produkt mit einer Rezeptur.

Solange niemand die Brücke baut, ist der Wareneinsatz keine gemessene, sondern eine geschätzte Größe – und der Rohertrag damit auch.

Warum die Inventurdifferenz das Problem verdeckt

Am Jahresende wird gezählt. Was fehlt, wird als Inventurdifferenz gebucht. In diese eine Zahl fließen zusammen: tatsächlicher Schwund, Bruch, Verderb, Eigenverbrauch, Diebstahl – und eben die Umrechnungsfehler.

Weil alles in derselben Zahl landet, lässt sich nichts davon steuern. Ein Wirt, der eine hohe Differenz sieht, vermutet Diebstahl und überwacht sein Personal, während die Ursache in einer Portionsgröße liegt, die nie hinterlegt wurde.

Für den Betriebsprüfer ist eine große, unerklärte Inventurdifferenz übrigens kein neutraler Posten, sondern ein Ansatzpunkt für eine Hinzuschätzung. Eine schlecht geführte Warenwirtschaft wird damit zu einem Steuerrisiko.

Die technische Lösung ist alt und selten umgesetzt

Der Lösungsweg heißt Stückliste: Das Verkaufsprodukt „Glas Wein 0,2 l“ besteht aus 0,2 Litern des Einkaufsprodukts „Wein, Flasche“. Beim Verkauf bucht das System den Bestandsabgang in der Einkaufseinheit. Damit ist der Wareneinsatz gemessen, nicht geschätzt.

Bei zusammengesetzten Produkten – einem Gericht, einem Kuchen, einem Menü – ist es dieselbe Mechanik mit mehreren Zeilen. Rezeptur ist nichts anderes als eine Stückliste mit Lebensmitteln darin.

In PilotOS ist der Verkauf mit der Bestandsführung verbunden: Der Kassenvorgang bucht den Abgang serverseitig, auch beim mobilen Verkauf. Erst dadurch ist die Frage „wie hoch war der Wareneinsatz im Juli“ beantwortbar, ohne die Inventur abzuwarten.

Was das mit dem Eigenverbrauch zu tun hat

Ein Teil dessen, was in der Differenz landet, ist gar kein Schwund, sondern Entnahme – das Essen des Wirts und seiner Familie. Dafür gibt es amtliche Pauschbeträge nach Gewerbezweig, die das Bundesfinanzministerium jährlich veröffentlicht. Wer sie ansetzt, hat einen Teil der Differenz erklärt und gleichzeitig eine steuerliche Pflicht erfüllt.

Wer sie nicht ansetzt, hat beides nicht: eine unerklärte Differenz und eine fehlende Entnahme. Das ist die Kombination, die in einer Prüfung teuer wird.

„Die Inventurdifferenz ist in vielen Betrieben keine Kennzahl, sondern eine Sammelstelle: Schwund, Bruch, Eigenverbrauch und Umrechnungsfehler landen in derselben Zahl. Deshalb lässt sich nichts davon steuern – und deshalb vermutet mancher Wirt Diebstahl, wo eine Portionsgröße fehlt.“

PilotOS, Herstellerangabe · Stand 6. September 2026