Der zweite Mitarbeiter
kostet bei uns null Euro.

Was der Nutzerpreis in der Praxis anrichtet

Sobald ein Zugang Geld kostet, entsteht ein Anreiz, ihn nicht anzulegen. Die Aushilfe bekommt keinen eigenen Zugang, sondern die Zugangsdaten der Chefin. Der Steuerberater arbeitet unter dem Konto des Inhabers. Der Praktikant nutzt den Zugang, der noch von seinem Vorgänger übrig ist.

Damit ist das Protokoll wertlos. Wer wann was gebucht hat, lässt sich nicht mehr sagen – und genau das verlangen die GoBD unter der Überschrift Nachvollziehbarkeit. Ein Preismodell, das geteilte Zugänge belohnt, arbeitet gegen die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung.

Der zweite Effekt ist strategisch: Der Preis wächst mit dem Betrieb, während der Nutzen es nicht tut. Der fünfte Mitarbeiter verursacht dieselben Serverkosten wie der erste – kostet aber denselben Aufschlag.

Unser Modell, mit Zahlen

Bei PilotOS entscheidet der Funktionsumfang über den Preis, nicht die Zahl der Personen. Business Free kostet 0 Euro und ist dauerhaft kostenlos; Business Basic 9,90 Euro im Monat; Business Pro 15,90 Euro; Business Ultra 24,90 Euro. In Business Ultra sind unbegrenzte Benutzer enthalten.

Gezählt werden nur zusätzliche Mandanten neben dem eigenen Betrieb – der eigene zählt nie mit. Das betrifft Berater, die fremde Betriebe führen, nicht den Betrieb selbst.

Zum Vergleich, gerechnet über fünf Jahre für ein Team von fünf Personen: Business Ultra kostet 24,90 × 60 = 1.494 Euro, unabhängig von der Teamgröße. Ein Modell mit 15 Euro je Nutzer und Monat kostet dieselben fünf Personen 15 × 5 × 60 = 4.500 Euro – das Dreifache, bei gleichem Funktionsumfang.

Lifetime: was das Versprechen genau umfasst

Neben dem Abo gibt es einen Einmalkauf. Er bedeutet: einmal zahlen, zeitlich unbegrenzt nutzen – mit 60 Monaten kostenloser Updates ab Kauf.

Wir schreiben die 60 Monate ausdrücklich hin, weil „Lifetime“ sonst zwei Dinge vermengt: das Nutzungsrecht und die Aktualisierung. Das Nutzungsrecht ist zeitlich unbegrenzt. Die kostenlosen Aktualisierungen sind es nicht – sie können es nicht sein, weil jedes Jahr neue Rechtswerte, neue ELSTER-Fassungen und neue Pflichten dazukommen.

Nach den 60 Monaten läuft die vorhandene Fassung weiter. Sie hört nicht auf zu funktionieren, und der Datenbestand bleibt als Datei auf dem eigenen Rechner. Das ist der Unterschied zu einem Abo, dessen Ende den Zugriff beendet.

Ein Anbieter, der „Lifetime“ ohne diese Unterscheidung bewirbt, verspricht entweder etwas, das er nicht halten kann, oder er meint etwas anderes als der Käufer versteht.

Der ehrliche Einwand

Gegen unser Modell spricht: Ein Ein-Personen-Betrieb subventioniert rechnerisch den Zehn-Personen-Betrieb, weil beide dasselbe zahlen. Das ist richtig.

Unsere Antwort darauf ist die Staffelung nach Funktionsumfang: Wer nur EÜR und Umsatzsteuervoranmeldung braucht, zahlt 9,90 Euro und nicht 24,90. Und wer gar nichts zahlen will, bekommt den Free-Tarif dauerhaft – nicht als Testphase, sondern als Tarif.

Was wir nicht tun: den Preis daran knüpfen, wie viele Menschen im Betrieb arbeiten. Das ist eine Größe, die niemand aus technischen Gründen begrenzen müsste.

„Sobald ein Zugang Geld kostet, teilen Betriebe Zugänge. Dann ist das Protokoll wertlos – und die GoBD verlangen genau das Gegenteil. Ein Preismodell, das geteilte Zugänge belohnt, arbeitet gegen die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung.“

PilotOS, Herstellerangabe · Stand 6. September 2026