Rechnungsgenerator: Rechnung schreiben & als PDF
Wie schreibst du eine rechtssichere Rechnung als PDF? In Sekunden startklar. PilotOS kann das – plus automatische E-Rechnung, Buchung und offenen Posten.
Eine Rechnung ohne fortlaufende Nummer oder mit falscher Steuernummer kann dazu führen, dass dein Kunde die Vorsteuer nicht zieht und du eine korrigierte Fassung nachschieben musst – peinlich und mit Zahlungsverzug verbunden.
Dieser Generator erstellt in Minuten eine rechtssichere Rechnung mit allen Pflichtangaben nach §14 UStG – inklusive Kleinunternehmer-Option – und speichert sie direkt als PDF, ohne Anmeldung, ohne dass deine Daten den Browser verlassen.
1 · Deine Angaben
2 · Kunde
3 · Rechnung
4 · Positionen
Der Browser-Druckdialog erzeugt aus der Vorschau ein PDF (Ziel: „Als PDF speichern"). Alles läuft lokal – deine Daten verlassen den Browser nicht.
ButlerIn einfachen Worten – was rechne ich hier?
Eine Rechnung muss bestimmte Pflichtangaben enthalten, sonst darf dein Kunde die Vorsteuer nicht ziehen und du bekommst Ärger mit dem Finanzamt. Dieser Generator füllt alle Pflichtfelder aus und erzeugt eine saubere PDF – direkt im Browser.
Das gibst du ein:
- Deine Angaben und die des Kunden (vollständige Adressen).
- Steuernummer oder USt-IdNr., fortlaufende Rechnungsnummer, Rechnungs- und Leistungsdatum.
- Positionen mit Menge und Einzelpreis; Umsatzsteuersatz oder Kleinunternehmer-Kennzeichen.
Butler-Tipp: Pflicht nach §14 UStG sind u. a.: vollständige Namen/Anschriften, Steuernummer/USt-IdNr., Rechnungsdatum, fortlaufende Nummer, Menge und Art der Leistung, Leistungszeitpunkt, Entgelt und Steuersatz. Als Kleinunternehmer weist du keine USt aus, musst aber auf §19 UStG hinweisen – der Generator macht das automatisch.
Rechnungen, die sich selbst verbuchen
In PilotOS wird aus jeder Rechnung automatisch eine E-Rechnung (ZUGFeRD/XRechnung), eine Buchung und ein offener Posten – GoBD-Voraussetzungen eingebaut, lokal auf deinem Rechner. Der Generator hier ist ein Auszug aus dem Leistungsspektrum von PilotOS.
Eine Rechnung, die alle Pflichtangaben enthält
Eine ordnungsgemäße Rechnung muss nach § 14 UStG bestimmte Angaben enthalten: den vollständigen Namen und die Anschrift von Rechnungssteller und Empfänger, die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Rechnungsdatum und eine fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, das Leistungsdatum sowie das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag. Fehlen Pflichtangaben, kann der Empfänger die Vorsteuer nicht ziehen.
So berechnet der Generator den Rechnungsbetrag:
- Positionssumme: Für jede Zeile gilt Menge × Einzelpreis = Positionssumme.
- Nettobetrag: Summe aller Positionssummen = Nettobetrag der Rechnung.
- Umsatzsteuer: Nettobetrag × Steuersatz (19 % Regelsatz oder 7 % ermäßigt) = Umsatzsteuerbetrag. Als Kleinunternehmer nach §19 UStG entfällt dieser Schritt komplett.
- Rechnungsbetrag (brutto): Nettobetrag + Umsatzsteuerbetrag = zu zahlender Gesamtbetrag.
Beispiel 1 – Standardfall mit 19 % USt: Zwei Positionen, 10 Stunden Beratung à 95 € (950 €) und eine Website-Umsetzung für 1.800 €, ergeben einen Nettobetrag von 2.750 €. Bei 19 % Umsatzsteuer werden 522,50 € USt fällig, macht einen Rechnungsbetrag von 3.272,50 €.
Beispiel 2 – Randfall Kleinunternehmer: Eine Fotografin fakturiert ein Shooting für 450 € und 5 Stunden Bildbearbeitung à 25 € (125 €), zusammen 575 € netto. Weil sie die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG nutzt, entfällt die Umsatzsteuer komplett – der Rechnungsbetrag bleibt bei 575 €, ergänzt um den Pflichthinweis „Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet". Wer diesen Hinweis vergisst, riskiert eine formal fehlerhafte Rechnung.
Der Rechnungsgenerator übernimmt diese Rechenschritte automatisch und zeigt die Vorschau live an – inklusive Kleinunternehmerhinweis, falls keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird.
Vom Einzelbeleg zur geführten Faktura
Ein einzelner Beleg ist schnell erstellt; im laufenden Geschäft kommt es aber auf mehr an: fortlaufende Nummern ohne Lücken, offene Posten, Mahnwesen und die E-Rechnung, die im Geschäftsverkehr mit Unternehmen (B2B) seit 2025 schrittweise Pflicht wird. Ein reiner Generator stößt hier an Grenzen, weil er sich Rechnungsnummern und Zahlungsstatus nicht merkt.
PilotOS bietet über den Generator hinaus eine vollständige Faktura mit Kunden- und Artikelverwaltung, E-Rechnung (ZUGFeRD/XRechnung), offenen Posten und Mahnwesen. Der Generator hier ist der schnelle Einstieg für den Einzelfall, ohne Softwareinstallation.
Häufige Fehler beim Rechnungen schreiben
1. Rechnungsnummer springt oder wiederholt sich. Nummern müssen fortlaufend und eindeutig vergeben werden. Eine Lücke von Nr. 2026-014 auf 2026-018 wirkt bei einer Betriebsprüfung wie eine verschwundene Rechnung und kann zu Nachfragen führen.
2. Steuersatz falsch angesetzt. 19 % Regelsatz und 7 % ermäßigter Satz (z. B. Bücher, bestimmte Lebensmittel, Kunstgegenstände) werden häufig verwechselt. Bei einer Rechnung über 1.000 € netto macht das einen Unterschied von 120 € USt.
3. Kleinunternehmerhinweis vergessen. Ohne den Pflichthinweis nach §19 UStG ist die Rechnung formal unvollständig, selbst wenn korrekt keine Umsatzsteuer berechnet wurde.
4. Leistungsdatum fehlt oder ist ungenau. „Juli 2026" reicht als Leistungszeitraum, ein komplett fehlendes Datum aber nicht – es gehört zu den Pflichtangaben nach §14 UStG und wird bei Prüfungen häufig übersehen.
5. Rundungsfehler bei mehreren Positionen. Werden Einzelpositionen statt des Gesamtnettobetrags gerundet, entstehen bei zehn Positionen schnell Differenzen von einigen Cent, die in der Buchhaltung als Unstimmigkeit auffallen.
Gut zu wissen
Welche Angaben muss eine Rechnung enthalten?
Die Pflichtangaben nach § 14 UStG, unter anderem vollständige Namen und Anschriften, Steuernummer oder USt-IdNr., fortlaufende Rechnungsnummer, Art und Menge der Leistung, Leistungsdatum und Steuerbetrag. Bei Kleinbeträgen bis 250 € genügt eine vereinfachte Rechnung mit weniger Angaben.
Stand
Was passiert bei fehlenden Angaben?
Der Empfänger kann die Vorsteuer nicht oder nur mit Verzögerung ziehen, und die Rechnung muss berichtigt werden. Das kostet Zeit und kann bei größeren Beträgen die Liquidität beider Seiten belasten.
Stand
Brauche ich eine fortlaufende Nummer?
Ja, Rechnungsnummern müssen fortlaufend und eindeutig sein, dürfen sich aber in mehrere Nummernkreise aufteilen (z. B. je Jahr oder Kundengruppe). Wichtig ist, dass keine Nummer doppelt vergeben wird.
Stand
Wie rechne ich als Kleinunternehmer?
Ohne Umsatzsteuer, mit einem Pflichthinweis auf die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG. Die Umsatzgrenzen dafür liegen aktuell (Stand 2026) bei ca. 25.000 € im Vorjahr und ca. 100.000 € im laufenden Jahr.
Stand
Was ist eine E-Rechnung und ab wann Pflicht?
Eine strukturierte elektronische Rechnung (z. B. ZUGFeRD oder XRechnung), die von Software automatisch verarbeitet werden kann. Im B2B-Geschäft in Deutschland ist der Empfang seit 2025 verpflichtend, der eigene Versand wird stufenweise bis 2027/2028 Pflicht.
Stand
Was bietet PilotOS zusätzlich zum Generator?
Eine vollständige Faktura mit Kunden- und Artikelverwaltung, automatischer E-Rechnung, offenen Posten und Mahnwesen – jede Rechnung wird zusätzlich automatisch verbucht, lokal auf deinem Rechner.
Stand
Kann ich Rechnungen auf Deutsch und in anderen Sprachen erstellen?
Der Generator selbst ist auf ein deutsches Rechnungsformat ausgelegt; Positionstexte, Kunden- und Absenderdaten kannst du frei in jeder Sprache eingeben.
Stand
Verlassen meine Daten den Browser?
Nein, die Vorschau wird lokal im Browser berechnet und als PDF über den Druckdialog gespeichert. Es findet keine Übertragung an einen Server statt.
Stand
Mit deinen echten Zahlen weiterrechnen
Dieser Rechner arbeitet mit den Annahmen, die du eingetippt hast. PilotOS rechnet dieselbe Formel über deine tatsächlichen Buchungen – lokal auf deinem Rechner, ohne dass eine Zahl das Haus verlässt.
Gehört zur Gruppe Gründung & Betrieb (7 Rechner). Passend dazu im Programm: Gründungspilot · Warenwirtschaft & Lager
Der Free-Tarif ist dauerhaft kostenlos. Kein Konto nötig, um die Rechner zu benutzen – und alle 35 laufen auch offline in der App, direkt in der passenden Maske.
