Buchhaltungssoftware für Handwerk – mit § 13b im Griff. Material, Subunternehmer, Werkzeug, Fahrtenbuch: die vier Stellen, an denen Handwerksbuchhaltung anders läuft als Bürobuchhaltung.
Eine Buchhaltung, die den Unterschied zwischen einer Beratungsrechnung und einer Bauleistung kennt – und beides richtig verbucht, ohne dass du die Paragraphen im Kopf haben musst.
Fünf Dinge, die nur Handwerk treffen
- § 13b UStG – Bauleistungen. Bei Bauleistungen an andere Unternehmer schuldet der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer. Das heißt: auf deiner Rechnung steht keine Umsatzsteuer, dafür aber ein Pflicht-Hinweis – und die Buchung läuft anders als bei einer normalen Rechnung.
- Die Leistungsbeschreibung. „Arbeiten nach Absprache« ist keine Rechnungsangabe. Gefragt ist die konkrete Leistung – bei Handwerkern der häufigste Grund für eine beanstandete Rechnung.
- Werkzeug und Maschinen. Ein Akkuschrauber ist ein sofort abziehbarer Posten, eine Tischkreissäge ein abzuschreibendes Wirtschaftsgut. Die Grenze entscheidet über AfA oder Aufwand.
- Das Fahrtenbuch. Der Transporter fährt zwischen Baustellen, Lager und Wohnung. Ohne Fahrtenbuch wird die private Nutzung pauschal versteuert – meist teurer.
- Die Kasse am Stand. Wer auf dem Markt oder an der Baustelle bar einnimmt, braucht einen Zählabschluss, der einer Nachschau standhält.
Drei Fälle aus dem Alltag
Fliesenleger mit Subunternehmer. Zwei Rechnungen pro Monat gehen an einen Generalunternehmer, beide sind Bauleistungen nach § 13b. Das Programm führt die Steuerschuldnerschaft, setzt den Hinweis auf die Rechnung und bucht den Vorgang so, dass ihn die Kanzlei ohne Rückfrage lesen kann.
Elektrobetrieb mit Materiallager. Kabel, Schalter und Verteiler werden eingekauft, eingelagert und auf Baustellen entnommen. Der Wareneingang landet im selben System wie die Rechnung an den Kunden – und der Verbrauch ist damit nachvollziehbar statt geschätzt.
Dachdecker mit zwei Fahrzeugen. Jede Fahrt wird erfasst; die private Nutzung ist am Jahresende eine Zeile statt einer Pauschale. Für die Steuer zählt das Fahrtenbuch, nicht die Erinnerung.
Was das Programm dafür kann
- Doppelte Buchführung nach SKR03 oder SKR04, EÜR für kleine Betriebe
- E-Rechnung nach ZUGFeRD und XRechnung – vom Angebot bis zur Schlussrechnung
- Anlagenverzeichnis mit AfA, geringwertige Wirtschaftsgüter, § 7g IAB
- Fahrtenbuch und Reisekosten, in derselben Datenbank wie die Buchhaltung
- Kasse mit Zählprotokoll, Kassenbuch und TSE-Schnittstelle
- Offene Posten und Mahnwesen – damit die Schlussrechnung nicht zur Erinnerung wird
- DATEV-Export für die Kanzlei, ohne dass dort jemand etwas nachtippt
Wo es nicht passt
PilotOS ist keine Bau-Software. Es gibt keine Bauzeitenplanung, keine AVA-Leistungsverzeichnisse, keine Nachunternehmerverwaltung mit VOB-Abrechnung und keine Bauleitung. Wer Angebote nach Leistungsverzeichnis kalkuliert und Baustellen im Takt plant, braucht ein Branchensystem – und sollte PilotOS nur als Buchhaltung dahinter betrachten, nicht als Ersatz.
Häufige Fragen von Handwerksbetrieben
Erkennt das Programm § 13b automatisch?
Es führt die Steuerschuldnerschaft und setzt den Hinweis auf die Rechnung, wenn du eine Bauleistung als solche erfasst. Die Einordnung selbst bleibt deine Entscheidung – dafür braucht es die Kenntnis des Auftrags, und die hat das Programm nicht.
SKR03 oder SKR04 – was ist richtig?
Beides führt zum selben Ergebnis; der Unterschied ist der Aufbau des Kontenrahmens. Wenn deine Kanzlei einen davon vorgibt, nimm diesen. Wechseln kannst du später, ohne die Historie zu verlieren.
Kann mein Steuerberater die Daten lesen?
Ja. Der Stapel geht als DATEV-Datei (EXTF) an die Kanzlei, dort wird in der gewohnten Umgebung geprüft. Kein Zugang zu deinem Rechner, keine Lizenz für die Kanzlei, keine zweite Erfassung.
Was der Handwerksbetrieb vor dem ersten Klick wissen sollte
Die Umstellung ist kein Softwarethema, sondern ein Aufräumthema. Drei Dinge entscheiden darüber, ob der Wechsel ein Nachmittag wird oder zwei Wochen: ob die Konten des alten Programms übernommen werden können, ob die laufende Periode sauber getrennt ist und ob die Kanzlei dieselben Konten erwartet wie bisher.
Deshalb steht in jedem Handwerksbetrieb am Anfang dieselbe Frage: Welchen Kontenrahmen führt die Kanzlei? Wer sie beantwortet, hat den halben Umzug hinter sich – der Rest ist Import und Fleißarbeit an den offenen Posten.