Deine erste Rechnung. Und warum die dritte schon E-Rechnung sein muss.
Eine fehlerhafte Rechnung kostet deinen Kunden den Vorsteuerabzug. Beim zweiten Mal wechselt er den Lieferanten.
Die Pflichtangaben, an denen es hakt
| Angabe | Häufiger Fehler |
|---|---|
| Fortlaufende Rechnungsnummer | Lücken oder Doppelungen. Die Nummer muss einmalig sein — ein Nummernkreis je Jahr ist zulässig, willkürliche Sprünge sind es nicht. |
| Leistungszeitpunkt | Fehlt am häufigsten. Er ist auch dann anzugeben, wenn er mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt. |
| Steuernummer | Wird vergessen, bevor sie vom Finanzamt da ist — ohne sie ist die Rechnung nicht vollständig. |
| Hinweis nach § 19 UStG | Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus und müssen darauf hinweisen. Ein trotzdem ausgewiesener Steuerbetrag wird geschuldet. |
Warum die E-Rechnung dich als Gründer früher betrifft, als du denkst
Die E-Rechnung ist kein PDF per Mail, sondern ein strukturierter Datensatz — etwa im Format XRechnung oder ZUGFeRD —, den die Software des Empfängers maschinell einlesen kann.
Wer heute an Unternehmen oder öffentliche Auftraggeber liefert, bekommt die Anforderung früher gestellt als erwartet. Und ein Rechnungsprogramm, das ausschließlich PDFs erzeugt, ist an dieser Stelle eine Sackgasse.
Was bei PilotOS dazu eingebaut ist, steht auf der Seite E-Rechnung & Faktura.
Was Gründer an dieser Stelle fragen
Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung enthalten?
Nach § 14 UStG unter anderem Name und Anschrift beider Seiten, deine Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, eine fortlaufende einmalige Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Zeitpunkt der Leistung, Entgelt sowie Steuerbetrag und Steuersatz.
Stand
Wie muss die Rechnungsnummer aufgebaut sein?
Sie muss einmalig und fortlaufend sein. Getrennte Nummernkreise, etwa je Jahr oder je Geschäftsbereich, sind zulässig, solange innerhalb jedes Kreises keine Nummer doppelt vergeben wird und die Systematik nachvollziehbar bleibt.
Stand
Was schreibe ich als Kleinunternehmer auf die Rechnung?
Keine Umsatzsteuer und einen Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG. Wer versehentlich Umsatzsteuer ausweist, schuldet den ausgewiesenen Betrag dem Finanzamt.
Stand
Darf ich eine Rechnung als PDF per E-Mail senden?
Ja, sofern der Empfänger einverstanden ist. Für die E-Rechnung im rechtlichen Sinn genügt ein PDF allerdings nicht — dort ist ein strukturiertes Format wie XRechnung oder ZUGFeRD gefordert.
Stand
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Ausgangsrechnungen unterliegen den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen. Entscheidend ist dabei sowohl die Dauer als auch die unveränderbare und jederzeit lesbare Ablage.
Stand
Was passiert bei einer fehlerhaften Rechnung?
Der Empfänger kann den Vorsteuerabzug verlieren, solange die Rechnung nicht berichtigt ist. Berichtigungen sind möglich, verursachen aber Aufwand auf beiden Seiten — und beschädigen das Vertrauen beim neuen Kunden.
Stand
Der ganze Weg, Schritt für Schritt
Rechnung, Buchung und Voranmeldung in einem Zug.
PilotOS erzeugt Rechnungen mit allen Pflichtangaben, bucht sie und bereitet die Umsatzsteuer-Voranmeldung für ELSTER vor.
Stand: 3. September 2026 · Angaben ohne Gewähr, keine Rechts- oder Steuerberatung.
Die Pflichtangaben nach § 14 UStG
Eine Rechnung ist kein Schreiben, sondern ein Datensatz mit vorgeschriebenen Feldern. Fehlt eines, ist der Vorsteuerabzug beim Kunden gefährdet – und du darfst sie neu ausstellen. Verlangt sind: vollständiger Name und Anschrift von Leistendem und Empfänger, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, eine einmalig vergebene Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, das Entgelt (bei Teilzahlungen der Hinweis darauf), der anzuwendende Steuersatz und der Steuerbetrag – oder bei Kleinunternehmern nach § 19 UStG der ausdrückliche Hinweis darauf, dass keine Umsatzsteuer berechnet wird.
Die häufigste Panne ist nicht die fehlende Angabe, sondern die doppelt vergebene Nummer: Wer Rechnungen aus zwei Programmen zieht, hat zwei Nummernkreise – und damit eine Lücke, die bei der Prüfung auffällt.
Nächster Schritt: Der 60-Sekunden-Check hakst du ab, was deine jetzige Software kann – und siehst sofort, welche Funktion dir fehlt. Kein Konto, keine E-Mail, Ergebnis als PDF. Wenn du ohnehin wechselst: Der Free-Tarif kostet dauerhaft nichts.