Zwei große Rechnungen im Dezember — und im Mai die Nachzahlung.Buchhaltung für Freiberufler: EÜR, Ist-Versteuerung nach §20 UStG, Steuerrücklage automatisch mitgerechnet.
Freiberufler brauchen keine abgespeckte Unternehmenssoftware, sondern eine, die das Zufluss-Abfluss-Prinzip, die Ist-Versteuerung und die Trennung gemischter Aufwendungen richtig behandelt. Genau darauf ist die Freiberufler-Konfiguration von PilotOS ausgelegt.
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Was bei Freiberuflern anders läuft.
Freiberufler nach §18 EStG haben eine schlankere Buchführung – und andere Stolperstellen.
EÜR statt Bilanz
Freiberufler ermitteln den Gewinn regelmäßig nach §4 Abs. 3 EStG. Keine Bilanz, keine Inventur, aber striktes Zufluss-Abfluss-Prinzip.
Zufluss und Abfluss
Was zählt, ist der Zahlungszeitpunkt, nicht das Rechnungsdatum. Bei Jahreswechseln entscheidet das über das Steuerjahr.
Umsatzsteuer und §19
Kleinunternehmerregelung oder Regelbesteuerung, Ist- statt Sollversteuerung nach §20 UStG – für Freiberufler regelmäßig relevant.
Gemischte Aufwendungen
Arbeitszimmer, Telefon, Fahrzeug, Fachliteratur: Der private Anteil muss sauber getrennt und belegt werden.
Keine Gewerbesteuer
Freiberufliche Einkünfte unterliegen nicht der Gewerbesteuer – solange keine gewerbliche Infizierung eintritt.
Honorarrhythmus
Wenige große Rechnungen statt vieler kleiner. Liquiditätsplanung und Steuerrücklage sind wichtiger als Belegmasse.
Wie PilotOS das abbildet.
Nicht als vereinfachte Version, sondern mit den Werkzeugen, die genau hier gebraucht werden.
EÜR auf Knopfdruck
Die Anlage EÜR entsteht aus den laufenden Buchungen, mit Zuordnung zu den amtlichen Zeilen.
Ist-Versteuerung
Umsatzsteuer nach vereinnahmten Entgelten nach §20 UStG wird korrekt berechnet und in der Voranmeldung berücksichtigt.
Steuerrücklage
PilotOS rechnet aus dem laufenden Gewinn die voraussichtliche Einkommensteuer nach §32a EStG hoch und weist die Rücklage aus.
Arbeitszimmer und Homeoffice
Häusliches Arbeitszimmer, Homeoffice-Pauschale und die Abgrenzung dazwischen, mit den aktuellen Höchstbeträgen.
Fahrzeug
1-%-Regelung oder Fahrtenbuchmethode im Vergleich, Privatanteil nach §6 EStG automatisch gebucht.
Honorarrechnungen
Rechnungen als ZUGFeRD oder XRechnung, Abschläge, wiederkehrende Honorare, offene Posten mit Mahnstufen.
Häufige Fragen
Welche Buchhaltungssoftware ist für Freiberufler geeignet?
Eine, die die EÜR nach §4 Abs. 3 EStG sauber beherrscht, Ist-Versteuerung nach §20 UStG unterstützt und gemischte Aufwendungen wie Arbeitszimmer, Telefon und Fahrzeug korrekt abgrenzt. PilotOS deckt diese Punkte ab und läuft lokal.
Stand
Muss ich als Freiberufler doppelte Buchführung machen?
In der Regel nicht. Freiberufler dürfen den Gewinn nach §4 Abs. 3 EStG durch Einnahmenüberschussrechnung ermitteln, unabhängig von der Höhe des Umsatzes. Eine freiwillige Bilanzierung ist möglich. Mehr zur EÜR.
Stand
Was ist Ist-Versteuerung und wann lohnt sie sich?
Bei der Ist-Versteuerung nach §20 UStG führst du die Umsatzsteuer erst ab, wenn der Kunde bezahlt hat, statt bei Rechnungsstellung. Das schont die Liquidität, besonders bei langen Zahlungszielen. Sie ist antragspflichtig und an Voraussetzungen geknüpft.
Stand
Wie berechnet PilotOS die Steuerrücklage?
Aus dem laufenden EÜR-Ergebnis wird die voraussichtliche Einkommensteuer nach §32a EStG hochgerechnet, ergänzt um Soli und gegebenenfalls Kirchensteuer. Der Betrag wird als Rücklage ausgewiesen und in der Liquiditätsplanung berücksichtigt. Zum Steuerrücklage-Rechner.
Stand
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Freiberufler?
Die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen im inländischen B2B-Geschäft gilt seit 2025 grundsätzlich für alle Unternehmer, also auch für Freiberufler. Für den Versand gelten gestaffelte Übergangsfristen. PilotOS erstellt und liest ZUGFeRD und XRechnung. Mehr zur E-Rechnungspflicht.
Stand
Zahlen Freiberufler Gewerbesteuer?
Freiberufliche Einkünfte nach §18 EStG unterliegen nicht der Gewerbesteuer. Vorsicht bei gemischten Tätigkeiten: Gewerbliche Anteile können bei Personengesellschaften zur Abfärbung führen. Mehr zur Gewerbesteuererklärung.
Stand
Kann ich meine Steuerkanzlei einbinden?
Ja. Der GoBD-/GDPdU-Export und der Kanzleiexport lassen sich jederzeit erzeugen, ohne dass die Kanzlei Zugriff auf dein System braucht. Mehr zum Steuerberater-Export.
Stand
Buchhaltung, die zur freiberuflichen Praxis passt.
Free-Tarif ohne Kreditkarte. Klick-Tour ohne Anmeldung. Deine Mandantendaten bleiben lokal.
Wo es weitergeht
Freiberuflich heißt: kein Gewerbe, keine Gewerbesteuer, keine IHK – aber volle Buchführungspflicht und EÜR. Der Katalogberuf nach § 18 EStG entscheidet darüber, und die Abgrenzung zum Gewerbe ist die Frage, an der die meisten Gründungen hängen bleiben.
Nächster Schritt: Der 60-Sekunden-Check hakst du ab, was deine jetzige Software kann – und siehst sofort, welche Funktion dir fehlt. Kein Konto, keine E-Mail, Ergebnis als PDF. Wenn du ohnehin wechselst: Der Free-Tarif kostet dauerhaft nichts.