Bilanz und GuV selbst erstellen – ohne Steuerberater, ohne Cloud

Bilanz und Gewinn-und-Verlust-Rechnung bilden zusammen den Jahresabschluss (§ 242 HGB). Beide beantworten unterschiedliche Fragen. Die Bilanz ist eine Stichtagsbetrachtung: Sie stellt auf der Aktivseite das Vermögen dar – also, worin das Geld steckt (Anlage- und Umlaufvermögen) – und auf der Passivseite, woher es kommt (Eigenkapital, Rückstellungen, Verbindlichkeiten). Beide Seiten sind per Definition gleich hoch. Die GuV dagegen betrachtet einen Zeitraum: Sie stellt alle Erträge den Aufwendungen des Geschäftsjahres gegenüber und mündet im Jahresüberschuss oder -fehlbetrag, der wiederum in das Eigenkapital der Bilanz fließt.

Bilanzieren muss, wer als Kaufmann nach § 238 HGB buchführungspflichtig ist – Kapitalgesellschaften wie GmbH, UG und AG stets, Einzelkaufleute und Personengesellschaften ab bestimmten Größen. Einzelkaufleute sind nach § 241a HGB von Buchführung und Bilanz befreit, solange sie an zwei aufeinanderfolgenden Stichtagen unter 800.000 € Umsatz und 80.000 € Jahresüberschuss bleiben; steuerlich gelten die spiegelbildlichen Grenzen des § 141 AO. Wer darunter bleibt, kommt mit der einfacheren Einnahmenüberschussrechnung aus.

Zwischen der laufenden Buchhaltung und dem fertigen Abschluss stehen die Abschlussbuchungen – und genau hier entscheidet sich, ob das Ergebnis stimmt. Aufwendungen und Erträge müssen periodengerecht abgegrenzt werden: Rechnungsabgrenzungsposten nach § 250 HGB verschieben Zahlungen, die das falsche Jahr betreffen, in die richtige Periode. Rückstellungen für ungewisse Verbindlichkeiten (§ 249 HGB) und die planmäßigen Abschreibungen mindern den Gewinn dort, wo es wirtschaftlich hingehört. Die Bewertung folgt dem Vorsichtsprinzip und dem Niederstwertprinzip des § 253 HGB.

PilotOS führt diese Buchungen dokumentiert aus – jede Korrektur bleibt nachvollziehbar, wie es die GoBD verlangen. Der nach § 265 Abs. 2 HGB vorgeschriebene Vorjahresvergleich steht automatisch daneben, sodass Abweichungen sofort auffallen: Ein plötzlich gestiegener Materialaufwand oder ein eingebrochener Rohertrag wird sichtbar, bevor er zum Problem wird. Aus derselben Datenbasis entsteht die E-Bilanz, die nach § 5b EStG elektronisch an das Finanzamt zu übermitteln ist.

Für die Gewinnermittlung gibt es zwei Wege. Der einfachere ist die Einnahmenüberschussrechnung nach §4 Absatz 3 EStG: Einnahmen minus Ausgaben, nach dem Zufluss-Abfluss-Prinzip. Der aufwendigere ist der Betriebsvermögensvergleich – die doppelte Buchführung mit Bilanz und Gewinn-und-Verlust-Rechnung nach §4 Absatz 1 beziehungsweise §5 EStG. Welcher Weg gilt, hängt nicht vom Geschmack ab, sondern von der Rechtsform und den Zahlen.

Buchführungspflichtig ist zum einen, wer nach anderen Gesetzen – vor allem als Kaufmann nach dem Handelsgesetzbuch – Bücher führen muss; das regelt §140 AO. Zum anderen greift §141 AO für Gewerbetreibende ab bestimmten Größen. Freiberufler nach §18 EStG bleiben unabhängig von der Höhe bei der EÜR und werden nicht allein wegen hoher Einnahmen bilanzierungspflichtig.

Die Bilanz ist eine Momentaufnahme zum Stichtag: Auf der einen Seite steht das Vermögen (Aktiva), auf der anderen die Herkunft der Mittel aus Eigen- und Fremdkapital (Passiva). Ihr Aufbau richtet sich für Kapitalgesellschaften nach §266 HGB. Die Gewinn-und-Verlust-Rechnung zeigt dagegen den Erfolg über das Jahr – Erträge gegen Aufwendungen –, gegliedert nach §275 HGB, wahlweise im Gesamtkosten- oder im Umsatzkostenverfahren. Zusammen geben beide ein Bild von Substanz und Ertragskraft, das die reine EÜR nicht liefert.

PilotOS führt die laufende doppelte Buchhaltung so, dass Bilanz und GuV daraus entstehen, und kann für kleinere Betriebe ebenso die EÜR erzeugen. Wer wächst und irgendwann die Grenzen erreicht, wird durch die Umstellung begleitet, statt sie improvisieren zu müssen. Die Entscheidung, ob und wann bilanziert wird, bleibt eine, die man mit Blick auf Rechtsform, Zahlen und im Zweifel mit steuerlichem Rat trifft.