Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, Unveränderbarkeit – was hinter dem Kürzel steckt, das jede Software für sich beansprucht.
GoBD steht für die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" – die Vorgaben der Finanzverwaltung dafür, wie elektronische Buchführung auszusehen hat.
Jede Buchung muss sich lückenlos bis zum ursprünglichen Beleg zurückverfolgen lassen – kein "Wo kommt diese Zahl her?" ohne Antwort.
Alle Geschäftsvorfälle müssen erfasst werden – auch die unbequemen, kleinen Barbelege, die gern vergessen werden.
Buchungen müssen sachlich richtig zugeordnet sein – eine Kfz-Kostenbuchung gehört nicht heimlich unter Bürobedarf.
Einmal gebuchte Vorgänge dürfen nicht nachträglich unbemerkt geändert oder gelöscht werden – Korrekturen laufen über nachvollziehbare Storno- oder Korrekturbuchungen.
Ein guter Test: Lässt sich eine bereits gebuchte Zahl im laufenden Betrieb einfach überschreiben, ohne dass das System das protokolliert? Wenn ja, ist das ein Warnsignal – unabhängig davon, was auf der Verpackung steht.
Handels- und steuerrechtlich relevante Unterlagen – Buchungsbelege, Journale, Jahresabschlüsse – sind grundsätzlich zehn Jahre aufzubewahren (§147 AO, §257 HGB), Geschäftsbriefe und sonstige aufbewahrungspflichtige Unterlagen in der Regel sechs Jahre. Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem der letzte Eintrag erfolgt ist – nicht am Belegdatum selbst.
Neben den vier Grundprinzipien verlangt die GoBD eine Verfahrensdokumentation: eine nachvollziehbare Beschreibung, wie Belege erfasst, verarbeitet, aufbewahrt und vor Verlust geschützt werden. Bei einer Betriebsprüfung wird sie regelmäßig angefragt – fehlt sie komplett, kann das allein schon als formeller Mangel gewertet werden, selbst wenn die Buchführung inhaltlich korrekt ist.
Dieser Artikel ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung im Einzelfall.
Nein, die Grundsätze gelten grundsätzlich für alle, die zur Buchführung oder Aufzeichnung verpflichtet sind – auch für EÜR-Rechner.
Ein reiner Passwort-Schutz verhindert nicht, dass eine berechtigte Person Daten nachträglich unbemerkt ändert. Entscheidend ist ein technisches Protokoll, das Änderungen sichtbar macht bzw. verhindert.
Grundsätzlich zehn Jahre nach §147 AO bzw. §257 HGB, gerechnet ab Ende des Kalenderjahres des letzten Eintrags. Für bestimmte Geschäftsbriefe gilt eine kürzere Frist von sechs Jahren.
Ja. Die GoBD verlangt eine nachvollziehbare Beschreibung deiner Prozesse rund um Belegerfassung und Aufbewahrung – ihr Fehlen wird bei einer Betriebsprüfung regelmäßig als formeller Mangel angemerkt.
Kostenlos starten und selbst prüfen, wie Nachvollziehbarkeit in der Praxis aussieht.
