Ein Fahrtenbuch wird nicht wegen der Optik anerkannt, sondern wegen seiner Nachvollziehbarkeit. Diese drei Kriterien entscheiden.
Fahrten müssen zeitnah dokumentiert werden – eine nachträgliche Rekonstruktion am Monatsende aus dem Gedächtnis gilt in der Regel nicht als ordnungsgemäß.
Jede betrieblich veranlasste Fahrt muss vollständig erfasst sein: Datum, Kilometerstand, Ziel, Zweck und aufgesuchte Geschäftspartner.
Ein elektronisches Fahrtenbuch muss so protokollieren, dass nachträgliche Änderungen erkennbar sind – reine Excel-Tabellen erfüllen dieses Kriterium in der Regel nicht.
Erkennt das Finanzamt ein Fahrtenbuch nicht an, wird die private Nutzung eines Firmenwagens pauschal nach der 1-%-Regelung angesetzt – das ist bei hoher betrieblicher Nutzung meist teurer als die tatsächliche Fahrtenbuch-Methode.
Die 1-%-Regelung ist einfach, aber pauschal: Monatlich wird 1 % des Bruttolistenpreises als geldwerter Vorteil versteuert – unabhängig davon, wie viel das Fahrzeug tatsächlich privat genutzt wird. Bei niedrigem Privatanteil und einem teuren Fahrzeug führt das oft zu einer höheren Steuerlast als die Fahrtenbuch-Methode, bei der nur die tatsächlichen Kosten anteilig nach dem realen Privatnutzungsanteil angesetzt werden. Wer überwiegend geschäftlich unterwegs ist, fährt mit einem sauber geführten Fahrtenbuch in der Regel günstiger.
Für jede betrieblich veranlasste Fahrt sind mindestens Datum, Kilometerstand zu Beginn und Ende, Reiseziel, Reisezweck sowie aufgesuchte Geschäftspartner oder Kunden zu dokumentieren. Bei Umwegen sollte der Grund vermerkt werden. Private Fahrten müssen nicht im Detail begründet werden, aber als solche erkennbar erfasst sein – sonst fehlt die Grundlage, um den betrieblichen Nutzungsanteil überhaupt zu berechnen.
Dieser Artikel ersetzt keine Steuerberatung im Einzelfall.
Eine reine Excel-Tabelle lässt sich nachträglich unbemerkt verändern und erfüllt damit in der Regel nicht die Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch.
Ohne anerkanntes Fahrtenbuch wird der private Nutzungsanteil eines Firmenwagens pauschal über die 1-%-Regelung versteuert.
Nein, ein Wechsel ist grundsätzlich nur zum Beginn eines neuen Wirtschaftsjahres bzw. bei Fahrzeugwechsel möglich – nicht unterjährig, je nachdem, welche Methode gerade günstiger erscheint.
Ja, lückenlos heißt lückenlos: Auch kurze Privatfahrten und Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte gehören ins Fahrtenbuch, sonst gilt es insgesamt als nicht ordnungsgemäß.
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